Czym jest Compliance Management?

Compliance Management Systems czyli systemy do zarządzania zgodnością obejmują wszystkie działania i procesy stosowane przez firmy w celu zapewnienia zgodności z obowiązującym prawem, regulacjami i procedurami.

Compliance Management powstało w amerykańskim sektorze finansowym w latach 80-tych. Seria skandali korporacyjnych (insider trading, itp.) skłoniła instytucje finansowe do rozpoczęcia wdrażania systemów kontroli wewnętrznej. Chodziło o to, aby dokumentować ewentualne naruszenia prawa przez pracowników, dać im łatwy dostęp do kluczowych regulacji i zapewnić, aby pracownicy nie tylko znali prawo, ale także go przestrzegali.

Publikacja podręcznika "Federal Sentencing Guidelines Manual" była główną przyczyną wdrożenia tych systemów. Podręcznik stanowił część prawa antykorupcyjnego i  zmniejszał kary nakładane na firmy pod warunkiem udokumentowania naruszeń prawa przez pracowników i poinformowania ich o obowiązujących wymogach prawnych. W ten sposób stworzono podstawy nowoczesnego zarządzania zgodnością.

Kluczowe wymogi zarządzania zgodnością

Systemy zarządzania zgodnością muszą spełniać szereg wymagań zawartych w regulacjach i wytycznych branżowych. Co najważniejsze, procedury Compliance Management muszą być w stanie:

Określać potencjalne ryzyko naruszenia obowiązujących przepisów oraz przedstawiać obowiązujące przepisy

Ustanawiać mechanizmy dokumentacji i kontroli

Regularnie raportować do zarządu i rady nadzorczej

Określać i wdrażać normy

Określać sposoby postępowania w przypadku naruszenia zgodności z przepisami

Określać obszary, których dotyczą wymagania zgodności

Na przykład, firmy z sektora farmaceutycznego i nauk przyrodniczych podlegają ścisłym regulacjom prawnym. Muszą one przechowywać dokumenty podlegające regulacjom (takie jak zapisy procesów produkcyjnych stosowanych w każdym przypadku) i zarządzać nimi w ramach określonego i kontrolowanego systemu dokumentacji. 

Inny przykład specyficzny dla danego sektora dotyczy wymogów w zakresie ujawniania informacji nakładanych na spółki giełdowe. Zasada ogólna: Według bezstronnego forum informacyjnego Instytutu Komitetu Audytu, podane powyżej kluczowe elementy mogą być wykorzystane przy projektowaniu i wdrożeniu odpowiedniego systemu zarządzania zgodnością.

W skrócie, rozwiązanie do zarządzania zgodnością musi oferować następujące elementy:

  • Określanie i wdrażanie norm i metod działania
  • Strukturalna, odporna na audyt archiwizacja wszystkich dokumentów
  • Kompleksowe zarządzanie okresami przechowywania i usuwania danych

Te trzy wymagania są znacznie łatwiejsze do spełnienia, gdy używa się oprogramowania do zarządzania zgodnością.

Czym jest Compliance Software?

Nowoczesne systemy ECM skupiają się przede wszystkim na zapewnianiu zgodności z przepisami. Umożliwiają one pracownikom ze wszystkich lokalizacji w całej firmie przechwytywanie, zarządzanie, przetwarzanie i kontrolowanie informacjami, bez względu na ich źródło lub format. System zgodności przechowuje i rejestruje dane zgodnie z wymogami audytu i sprawia, że są one natychmiast dostępne w bazie danych w każdej chwili. Compliance software, czyli oprogramowanie do zapewniania zgodności w firmie od SER Group umożliwia bezproblemowe tworzenie odpornej na audyt dokumentacji jako część systemu kontroli wewnętrznej. Zapewnia to pełną przejrzystość w firmie, dostarczając informacje na temat tego kto przeglądał, przetwarzał i edytował jakie informacje w jakich plikach.

Niebezpieczeństwa związane z poleganiem na systemach kontroli wewnętrznej

Systemy kontroli wewnętrznej (lub ICS) są często obciążone poważnymi wadami, szczególnie widocznymi podczas praktycznego zastosowania. Kontrola, którą zapewniają może stać się nieskuteczna, jeśli firmy zapominają o ich aktualizacji po zmianach w procesach lub jeśli pracownicy celowo obchodzą ich zabezpieczenia.

Kolejnym słabym punktem ICS jest dokumentacja proceduralna dla systemów przetwarzania danych. Dokumentacja jest często wykonywana ręcznie - pod ogromną presją czasu jak i kosztów na to zarezerwowanych - jako niekiedy nie uporządkowane zbiory tekstów. Nieaktualne wersje, brak klarowności podczas procesu i niekompletność dokumentów to tylko niektóre z reperkusji ręcznego sporządzania dokumentacji, co skutkuje tym, że dokumentacja proceduralna nie spełnia standardów zarządzania zapisami procesów. Prowadzi to do naruszenia zgodności pomimo obecności systemu kontroli wewnętrznej. System kontroli wewnętrznej nie spełnia swojego celu, a zamiast tego prowadzi do wyższych kosztów, większej biurokracji oraz zbędnych procesów i natłoku informacji.

Korzyści wynikające z zastosowania oprogramowania Doxis4

Przedsiębiorstwa przetwarzają wiele dokumentów, które podlegają prawnym okresom przechowywania. Są do na przykład dokumenty istotne z punktu widzenia prawa handlowego lub podatkowego. Muszą być one zarówno prawidłowo przechowywane, jak i dostępne na żądanie. Natomiast administracja publiczna, przemysł spożywczy i farmaceutyczny oraz szpitale muszą przestrzegać okresów retencji specyficznych dla danego sektora i zastosowania danych dokumentów. W Doxis4 dokumenty są przypisywane do minimalnych i maksymalnych okresów przechowywania i archiwizowane zgodnie z wymogami audytu.

Oprogramowanie Doxis4 umożliwia łatwe i systematyczne dokumentowanie wszystkich procesów IT. Wynikiem tego, przedsiębiorstwa bezproblemowo dokumentują wszystkie procesy biznesowe, aby zapewnić możliwość śledzenia zmian, na przykład w przypadku wprowadzania poprawek w dokumentach. Ewentualne naruszenia zgodności przez pracowników są w ten sposób szczegółowo dokumentowane i można im w przyszłości zapobiegać, aby zapewnić skuteczne zarządzanie zgodnością.

Funkcja autoryzacji Doxis4 zapobiega dostępowi osób nieupoważnionych do krytycznych i tajnych informacji biznesowych. Przedsiębiorstwa mają możliwość zintegrowania Doxis4 z istniejącym systemem zarządzania zgodnością jako kompleksowego systemu ECM. Umożliwia to nie tylko nieprzerwane udostępnianie niezbędnych informacji oraz umożliwia odpowiedzialne podejście do przestrzegania litery prawa, ale także minimalizuje ryzyko naruszenia przepisów w przyszłości – jedno rozwiązanie, które zapewni spokój ducha wszystkim pracownikom. Krótko mówiąc, dzięki Doxis4 zyskujesz:

  • Kompleksowe przechwytywanie wszystkich formatów dokumentów ze wszystkich źródeł
  • Ustrukturyzowane, odporne na audyt archiwizowanie wszystkich dokumentów zgodnie z zasadami zarządzania dokumentacją
  • Kompleksowe zarządzanie okresami przechowywania i usuwania danych
  • Przydzielanie odpowiednich praw dostępu użytkownikom w celu kontroli poziomu dostępu do poszczególnych dokumentów, wraz z ich przeglądaniem, edycją i usuwaniem
  • Dokumentacja zmian i dostępu do dokumentów

Odkryj Doxis4

Skontaktuj się z nami już dziś! Chętnie odpowiemy na wszystkie Twoje pytania dotyczące Compliance Management - zarządzania zgodnością - i udzielimy informacji na temat oprogramowania Doxis4. Czy chciałbyś poznać wszystkie funkcje Doxis4 z pierwszej ręki? Z przyjemnością przeprowadzimy demonstrację na żywo. Czekamy na Twoją wiadomość!