Czym jest Document Management?

Czym jest Document Management, czy też system do zarządzania dokumentami i dlaczego Twoja organizacja powinna poświęcić więcej uwagi temu zagadnieniu? 

W poniższej sekcji postaramy się wyjaśnić nie tylko znaczenie zarządzania dokumentami, ale także jego znaczenie dla Twojej firmy. Ponieważ wraz z rozwojem organizacji, diametralnie rośnie również liczba dokumentów na których wykonujesz operacje - przechowywania, edycji, czy też archiwizacji. Być może to właśnie czas, aby skupić się na optymalizacji tych procesów związanych z zarządzaniem dokumentacją i pożegnać się z chaotycznymi metodami katalogowania plików. 

Skuteczne zarządzanie dokumentami jest niezbędne do optymalizacji przepływu pracy: do tego zalicza się wszystko, bo ma związek z obsługą, organizacją, przechowywaniem i zabezpieczaniem dokumentów. System DMS pozwala na na bardziej efektywną współpracę zarówno z podmiotami wewnętrznymi, jak i zewnętrznymi, wymianę dokumentów i ich wspólną edycję bez konieczności wykonywania nieskończonej ilości dodatkowych kopii. Oprogramowanie pomaga w dotrzymywaniu terminów i zarządzaniu nimi. Świadomośc tego, jakie zmiany zostały wprowadzone do dokumentów, przez kogo, z kim oraz na kogo ma to wpływ to fundament każdej organizacji, niezależnie od jej wielkości.

A więc podsumowując: skuteczne zarządzanie dokumentami gwarantuje, że nie powielasz tych samych procesów, zwiększa świadomość zmian zachodzących w plikach i zwiększa przejrzystość w zarządzaniu dokumentami, dając Twojej firmie większą świadomość przechowywanych dokumentów oraz możliwość weryfikacji do jakich procesów biznesowych należą. Brzmi jak dużo pracy? Jeśli jest to zrobione nieefektywnie, to być może. Na szczęście jest na to rozwiązanie. 

Efektywne zarządzanie dokumentami jest o wiele łatwiejsze w dzisiejszych czasach dzięki przyszłościowym systemom ECM. Większość firm pozyskuje, zarządza, przechowuje i archiwizuje swoje dokumenty za pomocą systemów DMS - znanych również jako nowoczesne systemy zarządzania treścią przedsiębiorstwa, czy też Enterprise Content Management Systems (ECM).

Co to jest system zarządzania dokumentami (DMS)?

Tak wygląda zarządzanie dokumentami, ale czym jest system zarządzania dokumentami, czyli DMS - Document Management System? Sens tego pojęcia jest zawarty w jego nazwie: jest to system, który pozwala na zarządzanie całą dokumentacją w firmie, w najszerszym tego słowa znaczeniu. 

Systemy te umożliwiają wyszukiwanie dokumentów pod kątem określonych treści, ich automatyczne archiwizowanie oraz ich przetwarzanie w innych programach (takich jak Microsoft Office i Outlook) oraz dodawanie komentarzy do dokumentów bez ingerowania w treść oryginału. Document Management Systems (DMS) śledzą nawet zmiany, które zostały wprowadzone w dokumentach, dzięki czemu zawsze można sprawdzić najbardziej aktualną wersję dokumentu - i w razie potrzeby wrócić do starszych wersji. 

Co więcej, zarządzanie dokumentami tworzy swego rodzaju strukturę ekosystemu dokumentów, który jest częścią Twojej firmy, dzięki czemu o wiele łatwiej jest odnosić się do dokumentów w ich konkretnym kontekście biznesowym oraz przeglądać i edytować je według potrzeby.

Korzyści płynące z zastosowania Document Management System

Chcesz dowiedzieć się więcej o korzyściach płynących z elektronicznego zarządzania dokumentami? Poniżej przedstawiamy listę wybranych korzyści związanych zastosowaniem systemu DMS:

Zwiększona skuteczność przekazywania informacji

Nawet w przypadku ogromnych zbiorów dokumentów i tony plików wymagających przejrzenia, wydajne funkcje wyszukiwania systemu zarządzania dokumentami mogą szybko zlokalizować i przekazać potrzebne informacje. Dzięki temu pracownicy znajdują to, czego szukają w ciągu kilku sekund i mogą udzielać odpowiedzi na zapytania klientów na podstawie fachowej wiedzy, zgodnej z istniejącą dokumentacją - co z kolei zwiększa zadowolenie klientów.

Eliminacja nieoficjalnych i niepotrzebnych kopii dokumentów

Wdrożenie nowoczesnego narzędzia do zarządzania dokumentami całkowicie eliminuje konieczność tworzenia zbędnych wersji dokumentów, np. wielu kopii w różnych działach. Każdy dokument po utworzeniu jest dostępny w systemie ECM i może być przeglądany bezpośrednio przez wszystkich pozostałych członków zespołu projektowego z odpowiednimi prawami dostępu - bez potrzeby przekazywania dokumentów za pośrednictwem poczty wewnętrznej lub e-mail.

Compliance Management - dbaj zgodność z przepisami

System DMS ułatwia spełnianie wymogów prawnych, takich jak okresy przechowywania dokumentów i przechowywanie danych w zależności od ich rodzaju i przynależności do branży. Certyfikowane oprogramowanie DMS od renomowanego dostawcy zapewnia pełną zgodność z wymogami prawnymi.

Wirtualna przestrzeń do współpracy w zespole

Dzięki platformie DMS, wiele osób i działów w różnych lokalizacjach, a nawet krajach, może jednocześnie zarządzać, przeglądać i edytować dokumenty. Współpraca staje się niezwykle łatwa, ponieważ zespoły projektowe mają zawsze pod ręką odpowiednie dokumenty i pozostają zawsze na bieżąco z ewentualnymi zmianami.

Automatyzacja procesów

Rozwiązania DMS są w stanie zautomatyzować rutynowe czynności administracyjne, takie jak przekazywanie dokumentów pomiędzy pracownikami lub ich archiwizowanie po utworzeniu. Przetwarzanie faktur i poczty przychodzącej to tylko dwa przykłady.

Jak działa oprogramowanie do zarządzania dokumentami

Obejrzyj poniższy film, aby zapoznać się z przykładem działania systemu DMS i dowiedz się, jak cyfrowa przestrzeń do współpracy pomaga pożegnać się z chaotycznymi katalogami plików i czerpać korzyści z wykorzystania rozwiązania ECM oraz odpowiednimi praktykami z zakresu zarządzania dokumentami.

Przykład działania oprogramowania do zarządzania dokumentami

Obejrzyj nasz film, aby zapoznać się z przykładowym oprogramowaniem do zarządzania dokumentami oraz dowiedzieć się, jak cyfrowa przestrzeń robocza pomaga wyeliminować chaotyczne katalogi plików, wprowadzając w zamian system ECM oraz odpowiednie zarządzanie dokumentami.


Zarządzanie dokumentami z Doxis4

Już od momentu rozpoczęcia tworzenia dokumentów użytkownicy dostrzegają i odczuwają zalety zarządzania dokumentami za pomocą nowoczesnego systemu Doxis4 ECM. Jedną z czołowych korzyści jest możliwość wyszukiwania dokumentów i danych bezpośrednio w aplikacji Microsoft Office. A ponieważ każdy plik jest przechowywany w oprogramowaniu Doxis4 niezależnie od formatu, pracownicy mogą nie tylko przechowywać formaty odporne na audyt (PDF, TIFF itp.) i pliki MS Office (Word, Excel itp.), ale również wykorzystywać te formaty jako podstawę do tworzenia nowych dokumentów i archiwizować je za pomocą Doxis4. Brzmi ciekawie? Więcej informacji o Doxis4 znajdziesz na stronie poświęconej rozwiązaniom Document Management System (DMS).

Zarządzanie dokumentami w praktyce: Doxis4 w firmie Fraport AG

Przeczytaj historię naszego klienta, aby dowiedzieć się, jak firma Fraport z powodzeniem korzysta z Doxis4 do zarządzania swoją dokumentacją. Dowiesz się:

  • w jaki sposób firma Fraport całkowicie zmodernizowała swoje procesy zarządzania dokumentami;
  • jak dokonano pomyślnej migracji 8,7 miliona starszych dokumentów;
  • jak w praktyce wygląda skuteczne zarządzanie dokumentami – od edycji po archiwizację;
  • jak łatwo możesz zacząć zarządzać swoimi dokumentami w formie cyfrowej.
Pobierz teraz

Odkryj Doxis4

Skontaktuj się z nami! Chętnie odpowiemy na wszystkie nurtujące Cię pytania dotyczące zarządzania dokumentami i udzielimy informacji na temat oprogramowania Doxis4. Czy chcesz poznać Doxis4 z pierwszej ręki? Z przyjemnością przeprowadzimy demonstrację na żywo.  Czekamy na Twoją wiadomość!