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É assim que funciona a colaboração!
Salas de projeto virtuais: Doxis4 iRoom
Empresas que possuem instalações em todo o mundo, equipas virtuais, colaboradores em permanente deslocação, colaboração com parceiros de negócios externos ̶ a forma como trabalhamos em conjunto deve ser reestruturada.
Sala protegida para todos os documentos e processos relevantes de um projeto
Integração de membros de equipas externas
Convite por email a membros de equipas de projeto externas para a sala de projeto
Processos e fluxos de trabalho
Rastreabilidade, processos de lançamento e etapas do projeto
Doxis4 iRoom: gestão de problemas complexos
Com o Doxis4 iRoom, as empresas dispõem de meios para proporcionar aos membros das suas equipas de projeto, bem como a colaboradores externos, o acesso seguro baseado num browser a dados de projeto numa sala de projeto protegida, sem necessidade de instalação e em qualquer ponto do mundo.
Muitos projetos exigem a colaboração entre os membros da equipa interna e especialistas externos, como parceiros, fornecedores, avaliadores, advogados, etc. O Doxis4 iRoom disponibiliza-lhes o acesso a documentos, dossiers, instâncias de processos e tarefas de forma segura, transversal a toda a empresa e independentemente da localização. Não é necessária qualquer pesquisa: todos os documentos e processos importantes são disponibilizados de imediato, quer sob a forma de uma lista (normalmente de dossiers), quer em diretórios públicos. Todos os envolvidos no projeto têm acesso à mesma informação.
Podem partilhar e trabalhar em documentos de um determinado projeto, gravar pastas ou completar dossiers. As tarefas do projeto também podem ser distribuídas, geridas e monitorizadas através do Doxis4 iRoom. Assim, pode gerir os documentos do projeto de forma estruturada, sem redundâncias. O controlo das versões garante que todas as modificações de documentos são transparentes e rastreáveis. Em vez de ter de recorrer a anexos de email ou soluções de partilha de ficheiros e, dessa forma, expor o seu trabalho a riscos de segurança e ao caos de versões, o Doxis4 iRoom é a solução que oferece às equipas uma base de informação compartilhada que é segura e está sempre atualizada.
Com o Doxis4 iRoom, os membros da equipa de projeto podem ser convidados por email para terem acesso permanente ou limitado ao projeto. O email contém uma ligação que lhes faculta o acesso seguro à informação relativa ao projeto. Por exemplo, num projeto de construção, podem ser enviados desenhos através do Doxis4 iRoom, de forma ad hoc ou totalmente automatizada, para aprovação pelo engenheiro civil responsável.
O engenheiro civil pode então utilizar o Doxis4 iRoom para dar a aprovação através de um fluxo de trabalho digital. É desta forma que os membros do projeto externos podem ser facilmente integrados em processos internos.
Gestão da proteção do acesso
O conceito detalhado de autorização controla de forma flexível quais os documentos, pastas ou dossiers que podem ser visualizados ou editados. O gestor de projeto está encarregue de atribuir aos membros do projeto direitos de acesso e funções individuais. Em virtude disso, essa pessoa tem também competência para emitir ou revogar o acesso a informações do projeto. Para garantir a rastreabilidade de acessos à informação, uma função de registo de auditoria controla quando uma ligação de acesso é enviada. Consequentemente, é sempre claro quais utilizadores internos convidaram quais indivíduos e concederam o acesso a um objeto de informação.
No Doxis4 iRoom, todos os membros do projeto são informados do estado deste. Visualizam de imediato o estado de lançamentos, confirmações e etapas do projeto. Com funções de anotações e notas, é possível fazer comentários e notas diretamente no contexto empresarial de documentos e processos, e não através de uma comunicação em separado por email.
O controlo das versões garante que é sempre claro quem adicionou ou modificou o quê e quando. Desta forma, a sua empresa está bem equipada para cumprir os requisitos de conformidade. As funções de notificação e subscrição informam automaticamente os membros do projeto, também por email, de processos, documentos novos ou modificados, etapas alcançadas e prazos e datas importantes.
Quer se trate de uma sala de projeto para participantes internos ou externos ou uma sala de negociação segura com o mais alto nível de confidencialidade – o Doxis4 iRoom é uma solução de colaboração de última geração para gerir projetos complexos em toda a empresa com sucesso.
Salas virtuais protegidas para trabalhar, projetos e dados
Partilha segura de documentos do projeto
Convidar parceiros internos e externos por email para o iRoom
O Doxis4 iRoom é um componente de colaboração baseado na Internet da suite Doxis4 iECM. No Doxis4 iRoom, equipas de projeto interdisciplinares partilham, trabalham e gerem todos os documentos e processos do projeto numa sala de projeto protegida.
É fácil convidar parceiros internos e, mais importante ainda, externos, por email para a sala de projeto baseada na Internet. É possível conceder um acesso temporário ou permanente. Autorizações diferenciadas regulam quais os membros do projeto que podem visualizar ou editar quais informações.
Em contraste com as soluções de partilha de ficheiros sem segurança como o Dropbox e outros, o Doxis4 iRoom proporciona um espaço protegido para partilhar dados e documentos. Além disso, o registo de auditoria regista todas as alterações feitas a documentos, lançamentos, confirmações, edições ou eliminações, incluindo quem esteve por detrás dessas ações.
O conceito detalhado de autorização controla de forma flexível quem tem acesso a documentos, pastas ou dossiers. O gestor de projeto está encarregue de atribuir aos membros do projeto direitos de acesso. A autorização, autenticação e encriptação SSL para comunicação cliente-servidor protege a sua empresa de acessos não autorizados.
Se necessário, o Doxis4 iRoom pode transferir parâmetros de projetos como o número de contacto do cliente, o nome do cliente, a fase do projeto e outros, diretamente a partir do sistema de ERP ou CRM. Aplicações externas como aplicações de wikis ou de chat podem igualmente ser integradas.
As funções de notificação e subscrição informam automaticamente os membros do projeto, também por email, sobre processos, documentos novos ou modificados, etapas alcançadas e ainda prazos e datas importantes.
Teremos todo o gosto em lhe responder pessoalmente. Após preencher o nosso formulário de contacto, irá receber mais informações sem qualquer compromisso adicional. Também pode marcar uma reunião para lhe apresentarmos pessoalmente o Doxis4.
Salas virtuais protegidas para trabalhar, projetos e dados
