Processamento de entrada

Processamento de entrada automático com o Doxis4

A enorme quantidade de documentos recebidos diariamente através de diferentes canais (correio, e-mail, fax, web) sobrecarrega os processos empresariais se estes não puderem ser rapidamente transferidos para o destinatário certo na empresa. Frequentemente, os documentos recebidos devem ser disponibilizados a vários colaboradores e departamentos. Tal pode ser difícil de concretizar com a distribuição convencional por correio e e-mail.

Com o centro de receção do Doxis4, é possível registar e distribuir automaticamente toda a entrada de correio, e-mail e fax de uma empresa. Os documentos em papel digitalizados e os documentos eletrónicos são unidos num único processo, eliminando, assim, a incompatibilidade de suportes. Esta solução não só pode ser aplicada em grandes empresas, como também é cada vez mais utilizada nas empresas de média dimensão.

As vantagens são claras: os tempos de transporte e de espera são eliminados. Todos os documentos ficam imediatamente disponíveis sem incompatibilidade de suportes para serem processados assim que sejam recebidos tanto no contexto específico como de processo. A gestão de processos torna-se muito mais rápida. Os documentos são atribuídos a um processo, através do qual se pode aceder diretamente a toda a informação.

Todos os tipos de documentos são processados: documentos estruturados (formulários), documentos pouco estruturados (por exemplo, faturas, guias de transporte, etc.) e textos não estruturados, que surgem especialmente na comunicação por e-mail ou correspondência geral.

Mais sobre o processamento de entrada com o Doxis4

Os seus benefícios

Processamento multicanal para eliminar a incompatibilidade de suportes
Automatização através da classificação de conteúdo
Atribuição e distribuição rápidas para acelerar o processamento específico e de processos, aumentando a capacidade de informação
Integração direta nos processos empresariais

Qualidades & Pontos fortes

Processamento com todo o tipo de suportes

O processamento de entrada do Doxis4 permite incluir todos os canais e meios de receção no processamento, com documentos digitalizados (por scanner) e eletrónicos num único processo. Também é compatível com documentos de texto livre não estruturados (p. ex., e-mails) e com documentos e formulários pouco estruturados.
Processamento totalmente eletrónico

O processamento de entrada com o Doxis4 funciona em paralelo com o tratamento eletrónico de processos dentro do Doxis4 iECM-Suite. Além dos documentos recebidos, os responsáveis pelo processamento terão acesso total a toda a informação relacionada.
Atribuição e arquivo com dossiers eletrónicos

Em combinação com os dossiers eletrónicos, como dossiers de cliente ou de fornecedor, no Doxis4 pode arquivar os documentos e e-mails recebidos rapidamente e de forma estruturada nos arquivos de pastas adequados. Todos os documentos e e-mails de um cliente com consultas, pedidos, respostas e outras informações importantes estão disponíveis no contexto de negócios, também para outros colegas envolvidos no trabalho diário ou em caso de substituições durante as férias. As pesquisas da informação desejada abrangem tanto conteúdos e metadados de documentos e e-mails como dossiers.
Integração com aplicações de negócio

O processamento de entrada com o Doxis4 iECM-Suite pode ser integrado de forma flexível com outras aplicações de negócio de acordo com as suas necessidades e tarefas. As interfaces genéricas e específicas, os serviços e add-ins permitem desde a ligação geral até a uma fusão perfeita de diversos cenários de integração. O Doxis4 é escalável e pode ser flexivelmente adaptado à sua organização e processos empresariais.
Arquivo à prova de auditorias certificado

Todo o processamento de entrada de correio é documentado de forma transparente e os documentos são arquivados à prova de auditorias. Ao utilizar um arquivo do Doxis4, os prazos de arquivamento são geridos automaticamente, de forma a que os documentos que devem ser mantidos sejam armazenados de forma segura de acordo com os regulamentos de conformidade legais, internos da empresa e específicos do setor. Esta segurança é também confirmada pela certificação IDW PS 880, a qual foi atribuída ao Doxis4 iECM-Suite pela empresa de auditoria de renome internacional Deloitte & Touche. Por conseguinte, o arquivo eletrónico no Doxis4 é à prova de auditorias de acordo com as diretivas alemãs dos sistemas de contabilidade (GoBS), o código tributário alemão, o código comercial alemão e os princípios para o acesso a dados e verificação de documentos digitais.

Caixa de entrada

O Doxis4 acelera a distribuição da entrada de correio, faxes, e-mails, entre outros, elimina as incompatibilidades de suportes e simplifica o tratamento dos processos.

E-mail

O Doxis4 integra totalmente a correspondência comercial por e-mail nos processos empresariais e ajuda a cumprir as obrigações de arquivo e os regulamentos de conformidade.

Faturas

O Doxis4 processa automática e diariamente todas as faturas recebidas (faturas de fornecedor), com ou sem referência a um pedido, bem como faturas parciais e coletivas, notas de crédito, etc.