Интеллектуальное управление документами и электронными письмами для Microsoft Outlook
Интеграция ECM пакета Doxis4 в Microsoft Outlook
Большая часть деловой корреспонденции в наше время поступает по электронной почте. Microsoft Outlook является самым популярным клиентом для рабочих групп, использующимся для обмена данными по электронной почте. С помощью Outlook можно создавать письма, контакты и записи в календаре и управлять ими – правда, в отрыве от бизнес-процессов. Деловая корреспонденция, которая принимается и передается по электронной почте, часто оказывается только в персональном почтовом ящике или групповых почтовых ящиках и остается недоступной в бизнес-контексте для других заинтересованных лиц. Многие сотрудники довольствуются этим и распечатывают электронные письма, чтобы подшить их в папки. Другие опять-таки преобразовывают тексты электронной почты, чтобы затем сохранить их с вложениями в хаотических каталогах файлов. В итоге этот сбой воспроизведения данных коммуникативными средствами приводит к увеличению объема работы, непрозрачности и торможению бизнес-процессов.
Doxis4 SmartOutlook дополняет пакет Microsoft Outlook важными функциями архивирования и поиска, предоставляя их в распоряжение непосредственно в почтовом ящике Outlook. Таким образом электронные письма с вложениями или без них можно быстро и просто сохранить и заархивировать в корпоративном хранилище контента в соответствии с бизнес-процессом и контекстом. Вместо того, чтобы быть погребенной в персональных почтовых ящиках, корреспонденция оказывается доступной там, где она нужна, и с соответствующим правом доступа.
Ваши выгоды
- Высокопроизводительные функции ECM, интегрированные в Microsoft Outlook
- Быстрое сохранение электронных писем в бизнес-контексте
- Систематический доступ к электронным письмам и документам вместо изолированных хранилищ информации в почтовых ящиках
- Разгрузка сервера Microsoft Exchange
Возможности & достоинства
-
Органичная интеграция в операционную среду Microsoft Outlook
Doxis4 SmartOutlook органично интегрируется в пользовательский интерфейс Microsoft Outlook. Если вы работаете преимущественно с Microsoft Outlook, вам не нужно покидать привычную рабочую среду и выходить из персонального почтового ящика, чтобы сохранить электронные письма и найти информацию в хранилище контента. Встраиваемое приложение Outlook, которое появляется в виде естественных функций Microsoft на панели или в строке меню (Ribbon), можно снабдить индивидуальными окнами сохранения и поиска с учетом конкретной деловой корреспонденции и требований.
-
Полноценная связь по электронной почте в бизнес-контексте
Электронные письма являются частью делопроизводства или обработки транзакций и как таковые подлежат управлению, сохранению и, в конечном итоге, архивированию вместе с документами другого происхождения и формата (PDF, документы Office, графики и т. д.). Doxis4 SmartOutlook дополняет Microsoft Outlook важными функциями управления электронной почтой, включая метаданные. Вместо того, чтобы оставаться в персональных почтовых ящиках, электронные письма в контексте делопроизводства и обработки транзакций сохраняются в корпоративном хранилище контента Doxis4 и таким образом предоставляются в распоряжение всем необходимым сотрудникам. В то же время проверка сходства гарантирует отсутствие ошибочного дублирующего сохранения даже в том случае, когда несколько человек будут участниками процесса.
-
Интеграция с электронными папками и информационными потоками
В комбинации с электронными папками, такими как папки клиентов или поставщиков, в Doxis4 электронные письма из Outlook можно быстро и структурированно сохранять в подходящих реестрах папок. Все электронные письма и документы одного клиента с запросами, заказами, встречными вопросами и другой важной информацией в таком скомпонованном виде предоставляются в бизнес-контексте, в том числе для коллег, привлеченных к торговой сделке или замещающих работника на время отпуска. При поиске к желаемой информации приводят содержимое и метаданные как электронных писем и документов, так и папок.
-
Разгрузка почтовых ящиков Outlook
Благодаря архивированию в хранилище контента Doxis4 электронные письма или их вложения можно удалять из почтового ящика Microsoft Outlook. При этом регистрируется ссылка на электронное письмо в Doxis4, так что в любой момент можно перейти из электронного письма в документ Doxis4.
-
Универсальное администрирование
Управление готовыми диалоговыми окнами для сохранения и поиска в Microsoft Outlook осуществляется централизованно в пакете Doxis4 iECM, а с помощью клиента для проектирования и предметного администрирования Doxis4 cubeDesigner их можно создавать или обновлять. Через Doxis4 cubeDesigner диалоговые окна SmartOutlook, среди прочего, можно снабжать правами доступа для определенных ролей, групп и отделов. Благодаря централизованно администрируемой платформе такого типа можно систематически, просто и эффективно реализовывать в Microsoft Outlook различные требования на предприятии.
Графические интерфейсы в стиле Microsoft
Doxis4 SmartOutlook интегрируется в Microsoft Outlook как строка меню (Ribbon) и панель задач. Таким образом, функциями Doxis4 для сохранения входящих и исходящих электронных писем, а также поиска электронных писем и других документов можно пользоваться напрямую в привычном приложении. Кроме того, окна поиска и сохранения и имеющиеся настройки можно индивидуально конфигурировать.
Интегрированные окна и шаблоны сохранения
С помощью Doxis4 SmartOutlook электронные письма можно в любой момент переписать из собственного почтового ящика в хранилище контента через интегрированное окно сохранения, включая метаданные для бизнес-контекста. Тем, кому приходится обрабатывать большие объемы электронной почты, помогут шаблоны сохранения и средства ввода. Больше не понадобится тратить время на пересылку, ответы всем или подобное «обновление» вручную для участвующих в процессе коллег.
Выбранные вложения и форматы
При сохранении электронных писем с помощью Doxis4 SmartOutlook можно соответственно выбирать, какие компоненты писем и в каких форматах должны быть сохранены: электронное письмо целиком, включая все вложения, только текст сообщения, текст сообщения с выбранными вложениями или только вложения. Электронные письма и вложения могут сохраняться в оригинальном формате или преобразовываться в формат PDF или PDF/A.
Универсальный поиск в электронном почтовом ящике
Через интегрированные, конфигурируемые окна поиска в Microsoft Outlook приложение Doxis4 SmartOutlook просматривает все хранилище контента Doxis4 в поиске необходимых электронных писем, вложений и других документов. Полнотекстовый поиск, поиск по индексу или комбинированный поиск быстро приводят к подходящему бизнес-контексту даже при обширных массивах электронных писем. Отображенный список совпадений с электронными письмами и другими форматами предлагает полный обзор результатов поиска, и при этом не нужно выходить из почтового ящика Outlook.
Обзор Microsoft Outlook & Doxis4
Сохранение, индексация & определение по контексту
- Сохранение электронных писем для аудиторской проверки непосредственно из Outlook
- Возможность сохранения электронных писем со всеми вложениями, без вложения, с выбранными вложениями или только как вложение
- Проверка сходства во избежание дублирующего сохранения и/или избыточности
- Предварительно определенные окна сохранения, списки выбора и поля ввода с предложенными списками в Outlook
- Поддержка множественных атрибутов, скрытых полей ввода, обязательных полей и заблокированных полей для окон сохранения
- Шаблоны сохранения для часто использующихся настроек электронных писем и вложений
- Преобразование электронных писем и вложений в PDF и PDF/A с помощью опционального Doxis4 PDF & TIFF Producer или сервера Doxis4 Rendition Server
Поиск & отображение
- Поиск по всему хранилищу контента Doxis4 непосредственно из Microsoft Outlook
- Поиск по индексу атрибутов электронных писем и документов
- Полнотекстовый поиск содержимого электронных писем и документов
- Комбинированный поиск атрибутов и содержимого
- Системные значения по умолчанию для полей поиска в Microsoft Outlook
- Список совпадений с настраиваемой сортировкой, группировкой и фильтрацией непосредственно в Outlook
- Отображение результатов поиска с помощью Microsoft Outlook и другого оригинального приложения или клиента Doxis4 (ОС Windows, веб, мобильный) и программы просмотра Doxis4
- Шаблоны поиска для часто использующихся настроек поиска
Управление & администрирование
- Многопользовательский
- Автоматическая регистрация пользователя в программе через системную регистрацию (SSO), клиента Doxis4 или администратора учетной записи
- Свободно конфигурируемые окна сохранения и поиска
- Централизованное управление диалоговыми окнами, пользователями и правами в клиенте администрирования
- Скриптовая среда для обработки событий и расширенный режим настройки
Обработка входящей документации
Огромная масса ежедневно входящих документов – как по электронной почте, так и по другим каналам (корреспонденция, факс, Интернет) – перегружает бизнес-процессы, если только эту документацию невозможно оперативно передать соответствующему получателю на предприятии. Зачастую с входящими документами должны быть ознакомлены несколько сотрудников и отделов. С помощью традиционного распределения корреспонденции и электронных писем это осуществляется с большим трудом.
Управление электронной почтой
Doxis4 дополняет управление электронной почтой функциями ЕСМ, с помощью которых вы полностью интегрируете электронные письма в бизнес-процессы и выполняете требования по хранению. Входящие и исходящие электронные письма с помощью Doxis4 Intelligent Context Control (ICC) можно привязать к соответствующему бизнес-процессу, после чего они предоставляются в распоряжение в сопутствующих папках и процессах.
Архивирование электронных писем
Doxis4 предлагает обширные возможности для архивирования электронных писем, в том числе независимо от Microsoft Outlook: ручное архивирование пользователем, автоматическое архивирование на базе правил или полное через журнал архивирования. Таким образом, электронные письма оптимально используются для поддержки процессов и надежно сохраняются, одновременно способствуя значительной разгрузке почтового сервера.
Больше ECM для Microsoft
Оставаясь на протяжении многих лет «золотым партнером» Microsoft, компания SER поддерживает глубокую интеграцию решений Microsoft и пакета Doxis4 iECM. Наряду с Microsoft Outlook программа Doxis4 интегрирует другую комплексную поддержку ECM прямо в привычные пользовательские интерфейсы Microsoft: благодаря интеллектуальным встраиваемым приложениям для Microsoft Office и разъемам для Microsoft SharePoint и Microsoft Dynamics NAV/AX пользователям Microsoft открыты все возможности.
Эксклюзивный +Content для зарегистрированных пользователей
Информационная брошюра
Способы интеграции пакета Doxis4 iECM - Интеграция Doxis4
Информационная брошюра »