Документы, папки и процессы – интегрированные функции ЕСМ для всех бизнес-приложений

Планирование корпоративных ресурсов (Enterprise Ressource Planning = ERP)

Для многих бизнес-процессов пользователям систем ERP наряду со структурированными данными в ERP требуются также относящиеся к ним папки и бизнес-документация. Так, например, входящий заявочный документ используется для регистрации данных по заказу в ERP и затем – для выставления счета. Входящий документ со счетом необходим для бухгалтерской проводки и разрешения на оплату в ERP. В дальнейшем документы служат для поддержки бизнес-процессов и выполнения регуляторных предписаний.

Каждый сотрудник знает, как выглядят деловые будни без поддержки системы ЕСМ, когда документы и папки не интегрированы в ERP: документы разбросаны по всему предприятию, и бизнес-процессы работают с перебоями. В худшем случае допускаются ошибки, которые бы не возникли при полной осведомленности о положении вещей.

Финансовый учет (FiBu)

Прямой доступ из вашего ПО финансового учета к документам для бухгалтерских проводок и транзакций в высшей степени облегчает торговые операции в бухгалтерии. Входящие счета (дебиторы) после сканирования могут автоматизированно обрабатываться вплоть до (полной) автоматизации. Преобразование в цифровую форму охватывает не только входящие, но и исходящие документы, например журналы, извещения, списки открытых позиций, выписки из банковских счетов и т. д. Через виртуальный вывод на печать они автоматически сохраняются для аудиторской проверки в архиве Doxis4. Таким образом, заблокированные принтеры и работы по подшивке и хранению документов остаются в прошлом. 

Управление взаимоотношениями с клиентами (Customer Relationship Management = CRM)

Предприниматель, ориентирующийся на потребителя, должен хорошо знать своих клиентов. Структурированные данные клиента в системе CRM представляют собой чрезвычайную ценность, но являются лишь частью важной информации. Системы CRM преимущественно ориентированы на сбыт и маркетинг. Информация и документы из отдела аквизиции и выполнения заказа регистрируются и обрабатываются в ERP. Лицензии на все системы и/или модули есть не у всех сотрудников, которым нужен доступ к информации по клиенту. Деловая переписка с клиентом по электронной почте также доступна не всем, если она хранится в персональных почтовых ящиках или в разрозненных системах без ссылки на бизнес-процесс.

E-Mail & Groupware

Решения для электронной почты и ПО для рабочих групп фокусируются на обмене данными и сотрудничестве. Большая часть деловой корреспонденции извне поступает по электронной почте. Между собой многие сотрудники смежных отделов также преимущественно общаются по электронной почте и дополнительно обмениваются данными через ПО для рабочих групп и платформы взаимодействия, такие как SharePoint. Однако межсистемный информационный обмен функционирует в недостаточной степени. Доступ к другим источникам информации, например к входящей почте или к документам и данным из системы ERP, возможен лишь с ограничениями. Принятые и отправленные электронные письма часто оказываются в персональном почтовом ящике или групповых почтовых ящиках и остаются недоступными в бизнес-контексте для других заинтересованных лиц.