Einen einzigen Speicherort für all Ihre Dokumente und Daten – meist noch ein Traum. Die Realität steckt in Datensilos. Informationen liegen in verschiedenen Systemen und sind dort unterschiedlich verwaltet und aufbewahrt. Das erschwert das Auffinden von nutzbaren Informationen und lässt zeitgleich die Masse an Dark Data wachsen. Zeit zu handeln!

Der Begriff Datensilo beschreibt eine separierte Informationsansammlung in einem Unternehmen, auf das nur eine bestimmte Gruppe Zugriff hat. Häufig gibt es in Unternehmen mehrere Datensilos, die durch verschiedene Softwares in den einzelnen Abteilungen entstehen.

Wie entsteht ein Datensilo?

Wann immer Informationen gesammelt werden, die für mehr als eine Person relevant sind, ohne die Informationen Dritten zugänglich zu machen, handelt es sich um ein Datensilo. Ein Datensilo entsteht also schon dann, wenn ein Mitarbeiter* Dokumente erstellt und auf dem privaten Desktop speichert.

Zum Glück arbeiten viele Unternehmen bereits mit abteilungsspezifischen Dateiablagesystemen, wie SharePoint, um sämtliche Dokumente zentral bereitzustellen. Doch auch ein solches System schützt nicht vor Datensilos.

Viele Systeme ohne System

Durch die Nutzung von Insellösungen in den einzelnen Abteilungen entstehen auch mit Ablagesystemen Datensilos. Durchläuft ein Dokument mehrere Abteilungen, bspw. ein Vertrag, entstehen schnell mehrere redundante Dateien. Es fehlt eine zentrale Dokumentenmanagement-Software als Herz eines Enterprise Content Management Systems (ECM), das alle Abteilungslösungen durch Content Bridges zum ECM vereint.

Barrieren in der Teamarbeit

Ein unvollständiger Informationsfluss hemmt die digitale Zusammenarbeit in Projektteams mit Mitgliedern aus unterschiedlichen Abteilungen. Das blockiert die Produktivität und führt zu Frustration bei den Mitarbeitern. Durch den Einsatz eines ECMs verbinden Sie die Funktionalitäten eines DMS mit einer Collaboration-Software. Dokumente sind zentral abgelegt und sind durch Notizen, Versionierung sowie Status-Updates mit weiteren Informationen angereichert.

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Ausbremsen von Prozessen

Fehlen Informationen entlang eines Geschäftsprozesses, weil sie etwa in Datensilos versteckt sind, bremst das den Prozess. Es beginnt eine langwierige Suche, Absprachen mit Kollegen und die Erstellung von redundanten Dokumenten. Ein ECM kann mehr, als die Informationen zentral bereitzustellen. Es übergibt die Information zur richtigen Zeit an die richtige Person und im richtigen Kontext. Ein integriertes BPM-System optimiert und automatisiert bestehende Geschäftsprozesse – individuell und passgenau für Ihr Unternehmen.

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Ineffizient genutzter Speicherplatz

Den Aktenkeller gegen den Server zu tauschen, macht die Arbeit nicht leichter. Ohne sinnvolle Aktenstrukturen, eine Enterprise Suche oder ein Rechtemanagement bleibt das digitale Dokument ebenso schwer auffindbar wie das Papierstück. Die gleichen Informationen und Dokumente werden neu angelegt, weil das Original oder die aktuellste Version durch die Datensilos nicht auffindbar ist. Es entstehen unzählige redundante Dokumente, die den wertvollen Speicherplatz verzehren. Durch ein DMS hinterlegen Sie am Dokument Metadaten, die sämtliche Informationen schnell auffindbar machen. Das Volumen an Dark Data schrumpft während mehr Daten nutzbar werden.

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Was fehlt, ist eine Lösung, die mehr Effizienz in das Verwalten und Bearbeiten von Dokumenten bringt und Geschäftsprozesse optimiert.

Hey Doxi, woher weiß ich, ob ich von Datensilos betroffen bin?

Es wird in jedem Unternehmen immer eine Vielzahl von Systemen geben, in denen Daten und Dokumente liegen, wie

• E-Mail-Programm
• ERP-System
• CRM
• Archiv und Datenbank
• Filesystem
• Collaboration-Lösung wie z.B. Microsoft Teams

Daher sind die möglichen Schnittstellen eines ECMs wie Doxis zu diesen Systemen so immens wichtig. Erst mit ihnen erhalten Sie die Möglichkeit, die gesamten Inhalte zusammenzubringen, zu konsolidieren oder über Enterprise Search systemübergreifend verfügbar zu machen. Und erst wenn dies geschehen ist, lassen sich Informationen auch mit Künstlicher Intelligenz erkennen, analysieren und im richtigen Zusammenhang darstellen. Doxis verfügt über Standard-Schnittstellen für zahlreiche Systeme und hält zudem zertifizierte Schnittstellen für SAP und Microsoft-Anwendungen bereit, sodass Informationen sicher zusammengeführt werden können.

Informationen zusammenzuführen und damit die Datensilos aufzulösen, ist nur der erste Schritt. Als nächstes geht es darum, sie zu steuern. Informationslogistik ist unser Stichwort: Es bedeutet, die richtigen Informationen, zum richtigen Zeitpunkt im richtigen Vorgang bereitzustellen. Eine Strukturierung dieser Inhalte ist daher wichtig. Mehrheitlich wird das über Metadaten-Management erreicht.

Metadaten zur Strukturierung von Informationen

Über Metadaten in den Inhalten ist erkennbar, aus welchem Kontext es stammt, um welche Dokumentart es sich konkret handelt (Rechnung, Vertrag, Anfrage etc.), wer es wann erstellt hat usw. Einheitlich heißt, dass diese Metadaten sowohl für Dokumente als auch für ganze Akten, für Daten und für Vorgänge vergeben und verwaltet werden, wodurch all diese Inhalte z.B. in einer übergreifenden Suche auffindbar sind und miteinander im richtigen Kontext verknüpft werden.

Automatische Zuweisung in digitale Akten

Wenn mehrere z.B. Informationen mit der gleichen Projektnummer erkannt werden, lassen sich alle Inhalte automatisch in der entsprechenden elektronischen Akten in Doxis zusammenführen: ERP-Daten, Projektanträge, Rechnungen etc. Damit zusammenhängende Informationen z.B. zu Lieferanten oder Partnern des Projekts lassen sich ebenso finden und verknüpfen, sodass ein vollständiges Bild des Projekts entsteht.

Warum lohnt es sich, Informationen so zusammenzuführen? In Ihrem Unternehmen spielt nicht nur der einzelne Fall, dass einzelne Dokument oder der einzelne Auftrag eine Rolle. Alle diese Geschäftsprozesse hängen miteinander zusammen und ergeben ein Gesamtbild. Wenn Informationen fehlen, ist das nicht nur für einzelne Mitarbeiter frustrierend, die danach suchen müssen. Alle Aufgaben und Prozesse, die mit einem bestimmten Dokument einhergehen, geraten ins Stocken, wenn Informationen fehlen. Und das wirkt sich aus: Auf den Kunden-Service, auf Produktionsprozesse, Lieferantenbeziehungen, das Einhalten von Compliance.

Mit Doxis führen Sie Informationen und Vorgänge im richtigen Geschäftskontext zusammen und überwinden die Grenzen der Datensilos, die durch einzelne Anwendungen entstehen. So können Informationen und Geschäftsprozesse von Anfang bis Ende digitalisiert und nachvollziehbar gesteuert werden.

* Aufgrund der besseren Lesbarkeit wird im Text das generische Maskulinum verwendet. Weibliche und anderweitige Geschlechteridentitäten werden dabei ausdrücklich mitgemeint, soweit es für die Aussage erforderlich ist.