Il est relativement peu courant que les documents et les données soient stockés au même endroit. Ils sont généralement dispersés dans différents systèmes dans des silos informationnels. Pour aggraver les choses, ces informations sont souvent gérées, stockées et « protégées » – pas toujours intentionnellement – de différentes manières.

Voici 5 signes indicateurs que les silos informationnels anéantissent la productivité de vos équipes ; découvrez au passage comment y remédier avec une solution qui améliore la gestion de l’information et optimise globalement les processus métier :

1. Vous ne parvenez pas à trouver des documents qui vont ensemble à partir de leur sujet ou de leur contenu (par exemple, ceux liés à un processus métier) sans passer d’une application à une autre.
2. Non seulement vous ne pouvez pas contrôler l’accès à des documents spécifiques, mais vous n’avez aucun moyen de suivre ou de documenter leur usage et les accès.
3. Vous ne parvenez à respecter les délais de conservation légale et vos autres obligations de conformité (RGPD, par exemple) qu’au prix d’efforts considérables.
4. Vous arrivez difficilement à gérer vos documents de manière traçable (avec des flux de travail, par exemple), et donc à cartographier électroniquement vos processus opérationnels.
5. Vous avez souvent des difficultés à savoir à quel processus, fournisseur, client, etc. appartient un document et dans quel contexte il est utilisé.

Si vous vous reconnaissez dans l’une ou plusieurs de ces affirmations, c’est un signe clair qu’il existe un immense potentiel d’augmentation de la productivité lorsque votre quotidien consiste à traiter de l’information. Découvrez comment une solution d’ECM peut vous aider à désiloter l’information et à la relier aux utilisateurs et aux processus.

En règle générale, il y aura toujours un grand nombre de systèmes et d’applications dans toutes les entreprises où figurent données et documents : logiciels de messagerie, ERP, CRM et autres applications métier, systèmes d’archivage et bases de données, systèmes de fichiers et un nombre croissant de solutions de collaboration comme Microsoft Teams. Ainsi, le nombre d’interfaces possibles entre un système d’ECM et ces logiciels est très important. Vous pouvez connecter le contenu, le consolider ou le rendre disponible à travers les systèmes via la recherche de contenu d’entreprise. Une fois cette étape franchie, l’information peut également être identifiée, analysée et présentée dans le bon contexte à l’aide de l’intelligence artificielle. Un ECM moderne comme Doxis de SER Group est doté d’interfaces standards pour de nombreux systèmes, y compris des interfaces certifiées pour les applications de SAP et de Microsoft pour une intégration sécurisée.

Connecter l’information en désilotant ne représente que la première étape. Il faut aussi être en mesure de comprendre cette information et sa valeur. La logistique de l’information est primordiale ; en d’autres termes, il s’agit de pouvoir utiliser la bonne information au bon moment et dans le bon processus. Il est donc important que ce contenu ait une structure. La plupart du temps, cela passe par l’uniformisation de la gestion des métadonnées. Les métadonnées attribuées au contenu indiquent son contexte d’origine, le type de document (facture, contrat, demande, etc.), qui l’a créé et quand, etc. Uniformisation signifie qu’il est possible d’attribuer ces métadonnées et de les gérer pour des dossiers électroniques, des données et des processus, afin que tous ces contenus soient retrouvables, par exemple, par une recherche exhaustive et reliés les uns aux autres dans le bon contexte.

Si, par exemple, plusieurs informations portant le même numéro de projet sont identifiées, ces contenus peuvent être connectés automatiquement dans le dossier de projet correspondant : données ERP, demandes de projet, factures, etc. Les informations connexes, par exemple sur les fournisseurs ou les partenaires du projet, peuvent également être trouvées et liées, ce qui permet d’obtenir un aperçu complet du projet.

Pourquoi est-il nécessaire de relier les informations de cette manière ? Dans l’entreprise, ce n’est pas seulement un dossier spécifique, un document particulier ou une commande individuelle qui compte. Tous ces processus opérationnels sont liés entre eux et forment un ensemble. L’absence d’informations n’est pas seulement un facteur de perte de productivité pour vos salariés. Toutes les tâches et tous les processus liés à un document particulier s’arrêtent également si l’information manque. Et cela a un impact sur le service à la clientèle, les processus de production, les relations avec les fournisseurs et la conformité. Avec Doxis, vous pouvez connecter l’information et les processus dans le bon contexte métier et démanteler les silos créés par les différentes applications. Cela permet de numériser l’information et les processus, et de les gérer du début à la fin de manière traçable.

Nous serions ravis de pouvoir discuter avec vous de la meilleure manière d’éliminer vos silos informationnels et d’améliorer votre productivité. Contactez-nous depuis cette page ⯈