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Die Ursprünge des Personalmanagements
Personalmanagement geht auf die Entwicklung des betrieblichen Personalwesens zurück. In Kleinbetrieben mit wenigen Mitarbeitern konnte der Inhaber noch alle Personalbelange selbst übernehmen: von der Auswahl über die Führung bis zur Entlassung des Personals, einschließlich Entlohnung, Abmahnung oder der Gewährung von Prämien. Während der Industrialisierung nahmen die Größe der Betriebe und die Spezialisierung der Abteilungen zu. Die Belegschaft und die sie betreffenden Prozesse wurden umfangreicher. Inhaber konnten nun nicht mehr alle Aufgaben im Personalwesen alleine bewältigen und gliederten sie nach und nach aus: Lohnbüros kümmerten sich um die Lohnabrechnung und -auszahlung sowie weitere Aufgaben der Personalbetreuung. Für Büroangestellte übernahmen Gehaltsbüros oder Sekretariate diese Aufgaben – so entstanden die ersten Personalabteilungen. Nur die Personalführung blieb weiterhin Chefsache.
Moderne Hilfsmittel im Personalwesen
In den 1960er Jahren entwickelten sich eigene Personalberatungen zur Suche und Beschaffung von Fach- sowie Führungskräften. Zeitgleich entstanden Personalsysteme für Entgeltabrechnungen, Controlling und Konzepte zur innerbetrieblichen Qualifizierung der Mitarbeiter – ab den 1980ern auch Software-gestützt. Neue Impulse im Bereich der Mitarbeiterschulungen kamen durch die in den 1980er und 1990er Jahren entstandenen privaten Weiterbildungsinstitute hinzu. Durch diese Entwicklungen wuchsen die Aufgaben und der Organisationsaufwand der Personalverwaltungen über die Jahre hinweg stetig an.
Aufgaben des Personalmanagements
Wie unterstützt das ECM-System Doxis elektronische Signaturen?
- Personalplanung: Mitarbeiter werden kurz-, mittel- sowie langfristig für anstehende Aufgaben eingeplant. Neben dem Umfang des Personalbedarfs sind die geeigneten Qualifizierungen dabei entscheidend.
- Personalbeschaffung: Um Leerlauf zu vermeiden, müssen Personalabteilungen das ausreichende Vorhandensein von Arbeitskräften sicherstellen. Dies geschieht durch externe sowie interne Rekrutierung, einschließlich des Bewerbermanagements und der Auswahl des geeigneten Personals.
- Personaleinsatz und -verwaltung: Der Einsatzort der Mitarbeiter sowie die Gestaltung der Arbeitszeiten und des Arbeitsverlaufs werden geplant und umgesetzt. Dies bezieht sich auf die täglichen Arbeitsstunden sowie auf die Gesamtzeit eines Mitarbeiters im Unternehmen von seiner Einstellung über Arbeitsunterbrechungen bis hin zum Austritt.
- Personalentwicklung: Um Potenziale von Mitarbeitern zu nutzen und langfristig zu steigern, werden Weiterbildungs-, Trainings- und Schulungsmaßnahmen geplant und organisiert. Auch Abteilungs- und Positionswechsel fallen in diesen Planungsprozess.
- Entgeltmanagement: Gehaltsabrechnungen und eventuelle Boni werden von der Personalabteilung verwaltet.
- Controlling: Die gesamte Planung und Koordination aller Personalprozesse sowie deren Kontrolle, Steuerung und Optimierung wird durch das Personalmanagement sichergestellt.
Anspruchsvolles Personalmanagement
Heute müssen Personalabteilungen in Unternehmen und Konzernen immer mehr Prozesse zeitgleich steuern sowie wachsende Mengen von Personaldokumenten und -daten verwalten. Vor allem bei mehreren, nationalen sowie internationalen Standorten sind sie auf adäquate Software-Unterstützung angewiesen. Denn die wachsende Dokumentenmasse erschwert das Auffinden von Bewerberunterlagen, Qualifikationsnachweisen, Arbeitsverträgen, E-Mails oder Aufzeichnungen über Mitarbeitergespräche. Die Personalakten werden häufig abseits der Personalabteilung in Kellergeschossen gelagert. Weite Wege und lange Suchzeiten sind die Folge. Die Unterlagen sind häufig nicht an jedem Standort verfügbar, mehrere Mitarbeiter können sie nicht gleichzeitig einsehen oder bearbeiten. Die Übersicht über alle laufenden Bewerbungs- und Auswahlprozesse sowie die Personalplanung und Mitarbeiterentwicklung wird zudem immer komplexer. Eine moderne Personalakte, basierend auf einem Enterprise Content Management-System (ECM), schafft hier Abhilfe. ECM beinhaltet alle wichtigen technologischen Komponenten für die Archivierung, das Dokumentenmanagement, die Personalprozesse und die Zusammenarbeit in HR-Abteilungen.
Vorteile von Doxis für das Personalmanagement
- Unternehmensweiter, zeit- und ortsunabhängiger Zugriff auf alle relevanten Personalakten und -dokumente
- Einfaches und schnelles Auffinden von Personalakten und -dokumenten
- Medienbruchfreie, strukturierte und übersichtliche Ablage in elektronischen Personalakten
- Datenschutzkonforme Einsichtsbeschränkungen durch differenziert geregelte Zugriffe und Mandantenfähigkeit
- Revisionssichere Archivierung von aufbewahrungspflichtigen Personaldokumenten
- Synchronisation von Daten aus HR- und Abrechnungssystemen durch standardisierte Schnittstellen
- Transparente und effiziente Personalprozesse durch automatisierte Aufgabenverwaltung, Wiedervorlagen und Fristen
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