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Achats non autorisés : comment le service des achats peut-il reprendre la maîtrise ?
Dans le domaine de la gestion des achats, l’achat non autorisé est un phénomène très répandu, et cette approche « sauvage » des achats peut avoir de graves conséquences pour une entreprise : lorsque les employés effectuent des achats non autorisés, ils contournent les plans stratégiques du service des achats. Résultat : un niveau élevé d’inefficacité et des risques accrus en matière d’achats.
Dans cet article, nous vous expliquons comment les entreprises peuvent recourir à des flux de travail standardisés pour limiter les effets des achats non autorisés et reprendre la maîtrise en digitalisant les procédures d’achat.
Qu’entend-on par achats non autorisés ?
Dans le domaine de la gestion des achats, le terme d’achat non autorisé désigne l’achat de biens et de services en dehors des circuits autorisés. En d’autres termes, les employés effectuent eux-mêmes leurs achats sans en référer au service des achats. C’est pourquoi on appelle aussi ce type d’achats achats « sauvages ».
Les acheteurs « rebelles » se répartissent en trois catégories :
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Type 1 : achète des biens ou des services sans consulter le service des achats.
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Type 2 : consulte les acheteurs trop tard dans la procédure.
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Type 3 : les employés contournent les procédures formelles telles que les accords-cadres, les procédures d’approbation ou les politiques.
Quelles sont les causes des achats non autorisés ?
Ce type d’achats se manifeste lorsque les employés ne sont pas suffisamment informés des politiques et procédures d’achat, ou lorsqu’il n’existe pas de procédures standardisées.
Manque de connaissance des politiques et des procédures
Si les employés ne connaissent pas les canaux d’approvisionnement de leur propre entreprise, cela peut entraîner des ambiguïtés dans le processus. L’absence de politiques et l’évolution des procédures d’approbation constituent des pierres d’achoppement qui peuvent conduire à des transactions inadéquates dans le cadre du processus d’achat.
Contournement des procédures formelles
Dans le cas des achats non autorisés, les employés contournent les procédures d’achat trop complexes ou mal définies. Par exemple, si des exigences doivent être satisfaites rapidement, les employés peuvent contourner la procédure formelle et agir de leur propre chef. La raison en est simple : ils pensent que leur méthode est plus rapide que de passer par le service des achats.
Manque de compréhension des mécanismes d’approvisionnement existants
En résumé, la cause des achats non autorisés est enracinée dans le manque de compréhension des employés. D’une part, ils ne connaissent pas la bonne procédure d’achat parce qu’ils n’ont pas été formés. D’autre part, ils ne comprennent pas l’importance d’un comportement d’achat respectueux des formes.
Risques pour les entreprises
Ces achats non autorisés entraînent l’inefficacité des procédures d’achat. Exemples :
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Dépenses non calculées
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Coûts cachés et dépassements de budget
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Manque de transparence dans la procédure d’achat
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Position affaiblie dans les négociations contractuelles
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Sélection de fournisseurs de faible qualité
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Risques de corruption
Les dommages causés aux entreprises sont importants. Outre les coûts supplémentaires, il existe un risque d’atteinte à la réputation et des problèmes de conformité. Par exemple, le choix d’un mauvais fournisseur peut entraîner une violation de la loi sur les chaînes d’approvisionnement lorsque ce fournisseur n’est pas certifié. Même les partenaires à des accords-cadres n’apprécient pas les commandes passées en dehors du cadre négocié.
En d’autres termes, pour prévenir les dommages, le service des achats doit reprendre la maîtrise des procédures d’achat.
Optimisation des procédures d’achat
Pour mettre cela correctement en œuvre, vous devez disposer de politiques et de flux de travail bien définis.
L’optimisation des procédures d’achat commence par la formation de vos employés. Seuls des employés au fait des procédures d’achat peuvent réellement changer leur comportement. Dans ce contexte, les solutions d’achat digitalisées, utilisées par les employés des services spécialisés et les responsables des achats, permettent de renforcer la transparence.
Cela offre la possibilité à la direction des achats de conserver une vue d’ensemble de toutes les procédures, tandis que les employés continuent d’entamer des procédures d’achat de manière indépendante, non pas de manière « sauvage », mais plutôt en respectant les politiques.
Comment optimiser ses procédures d’achat ?
Une procédure d’achat optimisée signifie que le service des achats a la maîtrise totale de la procédure à tout moment :
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Planification des besoins : lorsque les employés d’une entreprise identifient un besoin, ils envoient une demande d’achat au service des achats. Lors de l’étape d’approbation, le service des achats valide la commande.
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Sélection des fournisseurs et devis : dans le cadre de la gestion stratégique des fournisseurs, l’entreprise demande des devis auprès de fournisseurs certifiés par le service des achats. Les contrats sont négociés avec le fournisseur qui fournit la meilleure offre.
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Bon de commande et confirmation de commande : une fois les biens ou les services commandés, l’entreprise reçoit une confirmation de commande pour pouvoir comparer avec les marchandises commandées. Les systèmes IT assurent le suivi de la commande et documentent l’historique des achats.
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Réception des marchandises : ce n’est qu’après avoir vérifié la qualité et l’exhaustivité du bon de commande que le service comptable l’enregistre dans son système informatique. Si tout est bon, les marchandises sont transmises en interne au service concerné.
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Traitement des paiements : la procédure d’achat se termine par le paiement des marchandises.
Cela simplifie également les commandes d’achat pour les employés. Après la demande d’achat, la procédure est en grande partie automatisée.
Le rôle de l’automatisation intelligente du contenu (ICA)
Lorsque les achats se déroulent sans heurts, les systèmes et les responsabilités s’imbriquent, garantissant des processus rapides et sûrs sur une plateforme unique. Solution : l’automatisation intelligente du contenu.
Les systèmes de gestion de contenu d’entreprise (ECM) éliminent les potentielles sources de pertes dans les processus Purchase-to-Pay (P2P). Ils centralisent les procédures d’achat de bout en bout dans un seul système, ce qui permet de les rendre transparentes et traçables.
Les flux d’approbation automatisés des systèmes d’automatisation des processus Purchase-to-Pay réduisent le risque d’achats non autorisés. Notamment parce que les ECM rendent obligatoire le respect des politiques et des règlements. La procédure d’achat est ainsi conçue d’emblée pour être conforme et efficace.
L’automatisation intelligente du contenu avec Doxis
Avec Doxis, vous pouvez cartographier l’ensemble de la procédure d’achat dans une solution unique, de la confirmation de la commande au traitement des factures. Doxis minimise les changements de supports et établit des normes d’entreprise qui favorisent l’allégement des processus et des procédures.
Utilisez Doxis pour l’intégralité de la procédure d’achat, y compris pour toutes vos solutions :
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Automatisation des confirmations de commande : Doxis saisit les confirmations de commande, les vérifie par rapport aux données des bons de commande et des fournisseurs, et les archive selon les principes de l’archivage à valeur probante.
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Gestion de cycle de vie des contrats : automatisez et standardisez la gestion de vos contrats, de leur création à leur suppression, en tenant compte des délais de conservation et de suppression.
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SmartBridge for SAP : intégrez SAP à votre ECM et créez des processus traçables de bout en bout. Pour vous et vos partenaires commerciaux.
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Dossiers électroniques des fournisseurs : bénéficiez d’une vue à 360° des commandes, fournisseurs et livraisons grâce au dossier électronique du fournisseur, et accélérez les procédures d’achat grâce à des flux de travail automatisés et à une qualité de processus optimisée.
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Automatisation intelligente du traitement des factures : avec Doxis, les flux de traitement des factures sont accélérés et exempts d’erreurs. Planification quotidienne des liquidités et optimisation du potentiel de hausse de la rentabilité.
La standardisation des procédures d’achat, frein aux achats non autorisés
Les achats non autorisés peuvent avoir de graves conséquences pour une entreprise. Les raisons pour lesquelles les employés achètent des biens et services en dehors des canaux officiels relèvent souvent de l’inefficacité et de la mauvaise conception des procédures, ainsi que du manque d’informations claires.
Les solutions numériques telles que la suite Doxis Intelligent Purchase-to-Pay Automation cartographient les procédures d’achat dans les flux de travail standardisés de l’ensemble de l’entreprise. Cela permet de mieux contrôler les activités d’achat, de créer des canaux d’approvisionnement transparents et d’accélérer les flux de travail de bout en bout grâce à l’automatisation.
