Dokumente endlich smart verwalten

Doxis: Die KI-gestützte DMS Software

  • Einfache Verwaltung von Unmengen an Dokumenten
  • Reduzierte Durchlaufzeiten und signifikant erhöhte Produktivität
  • Gesicherte Compliance durch eine zertifizierte Software
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Doxis Dokumentenmanagement-System

Setzen Sie auf digitales Dokumenten­management – denn manuell war gestern

Verabschieden Sie sich von Papier, Umlaufmappen, E-Mail-Anhängen und Dateiverzeichnissen. Mit Doxis verwalten und steuern Sie sämtliche Dokumente vollständig digital – von Verträgen über Bestellungen und Rechnungen bis hin zu Personalunterlagen.

Produktivität steigern

Bearbeiten und steuern Sie alle Dokumente digital: So verkürzen Sie Durchlaufzeiten, treffen Entscheidungen schneller und vermeiden kostspielige Fehler.

Compliance leichter einhalten

Reduzieren Sie den Aufwand für das Einhalten und Dokumentieren von Compliance-Vorgaben und verhindern Sie dadurch Sanktionen.

Ressourcen besser einsetzen

Automatisieren Sie die Dokumentenablage und -verteilung und gewinnen Sie so z.B. Ressourcen für den Service und die Auftragsbearbeitung.

KI-Dokumentenmanagement mit Doxis

6 Gründe, warum Ihre Dokumentenverwaltung mit dem richtigen DMS System besser läuft

Dokumente schneller erfassen

Doxis nimmt Dokumente über alle Eingangskanäle und aus unterschiedlichsten Quellsystemen auf. Scanworkflows digitalisieren papiergebundene Dateien und übergeben sie nahtlos ans Doxis DMS System. 

  • Einzel- und Massenscan für Papierdokumente mit zentralem und dezentralem Scannen
  • Dokumententrennung per Barcode, nach Seitenzahl und manuell
  • Automatische Ablage aus Quellsystemen wie ERP, CRM, HR und weitere

Wir profitieren besonders von der systemseitigen Unterstützung bei der Festlegung und Überwachung von Löschfristen sowie Aufbewahrungsfristen. Früher mussten alle Fristen manuell nachgehalten werden. Das war sehr aufwändig und fehleranfällig.

Dokumente intelligent erkennen

Mithilfe künstlicher Intelligenz extrahiert die DMS Software Doxis alle relevanten Informationen und hinterlegt sie als strukturierte und durchsuchbare Metadaten. Die KI verarbeitet, versteht sowie klassifiziert das Dokumente komplett selbstständig, legt es in der dafür vorgesehenen digitalen Akte ab und leitet es anschließend an den richtigen Bearbeiter weiter. 

  • KI gestützte Automatisierung des Posteingangs
  • Automatisierte Metadaten-Extraktion und Verschlagwortung
  • OCR-Lesung und PDF/A-Wandlung
  • Automatische Formularerkennung, Bildbereinigung und Bildverbesserung
  • Starten von Vorgängen direkt aus der Erfassung
  • Basis für digitalen Post- und Rechnungseingang sowie unternehmensweite digitale Dokumentenverwaltung
Mehr erfahren →

Ich habe schnell Zugriff auf alle relevanten Informationen. Früher musste ich dreimal täglich im Büro der Teamleitung die neuen Posteingänge holen. Diese habe ich jetzt komfortabel in meiner elektronischen Postzuordnung. Das ist gut gelöst!

Dokumente nahtlos bearbeiten

Doxis findet für jedes Dokument den richtigen Bearbeiter und berücksichtigt dabei Vertretungsregelungen. Beispielsweise werden Rechnungen zur inhaltlichen und sachlichen Prüfung an die Buchhaltung übergeben, Bewerbungen hingegen können direkt durch die zuständigen Mitarbeiter der HR-Abteilung bearbeitet werden. 

Als moderne Dokumentenmanagement Software dokumentiert Doxis jeden Prozessschritt gemäß Ihrer GoBD-konformen Verfahrensdokumentation und bietet daher optimale Voraussetzungen zur Verbesserung der Compliance. 

  • Abbilden aller Arten von Freigabeprozessen, mehrstufige Freigabeverfahren, Delegation und Vertreterregelungen
  • Automatische Bearbeiterfindung und Eskalationsmechanismen
  • Vereinfacht die Verfahrensdokumentation nach GoBD
  • Automatische Versionierung

Die Kunden merken unsere höhere Bearbeitungsgeschwindigkeit durch die schnellere Reaktion der DEVK. Wir sind jetzt in der Lage, auf ein Kundenschreiben innerhalb von zwei Tagen zu antworten. Die technischen Möglichkeiten dafür haben wir mit Doxis geschaffen.

Dokumente revisionssicher archivieren

Am Ende des Workflows archiviert Doxis das Dokument, das damit inaktiv wird. Sobald sich der Status auf inaktiv ändert, beispielsweise nach Buchung einer Rechnung, sind Dokument, hinterlegte Daten, Dokumentation und Versionen nicht mehr änderbar. Lediglich Berechtigte haben noch Lesezugriff. Das Dokument ist revisionssicher nach GoBD archiviert. 

  • Flexible, automatisch verwaltete Aufbewahrungsfristen, z.B. gemäß GoBD
  • Multiple Legal/Litigation Holds (Löschsperren), im Falle von Rechtsstreitigkeiten
  • Archivierung im Original und Langzeitformaten wie PDF/A
  • EU-DSGVO-konformes Aufbewahren & Löschen
  • Records Management nach ISO 16175-2 
Mehr erfahren →

Alle produktionsrelevanten Dokumente sind in einer elektronischen Akte zusammengefasst und können vom Benutzer durchsucht werden. Das macht die Arbeit viel einfacher.

Dokumente auf Knopfdruck finden

Unabhängig vom Status des Dokumentes (inaktiv oder aktiv) können Berechtigte Dokumente in Sekundenschnelle wiederfinden. Doxis bietet eine umfangreiche Enterprise-Suche ähnlich einer Google Suche. Durchsucht werden Dokumente, Metadaten sowie die Daten aus integrierten Drittsystemen. So sind also auch Informationen aus dem ERP- oder CRM-System problemlos auffindbar. 

  • Volltextsuche
  • Indexierung von Daten aus Drittsystemen, wie ERP- oder CRM-Systeme
  • EU-DSGVO-konforme Suche durch Zugriffsbeschränkungen

Fragen wie "Welche Kreditprozesse gab es am 14. März 2015?" lassen sich mit dem ECM-System einfach und in Sekundenschnelle beantworten.

6 Gründe, warum Ihre Dokumenten­verwaltung mit dem richtigen DMS System besser läuft

Erfassen

Dokumente erfassen

Das Dokumentenmanagement-System nimmt Dokumente über alle Eingangskanäle und aus unterschiedlichsten Quellsystemen auf. Ein Scanworkflow digitalisiert dagegen papiergebundene Dokumente und übergibt sie dann an Doxis. 

  • Einzel- und Massenscan für Papierdokumente mit zentralem und dezentralem Scannen
  • Dokumententrennung per Barcode, nach Seitenzahl und manuell
  • Automatische Ablage aus Quellsystemen wie ERP, CRM, HR und weitere
Erkennen und verstehen

Dokumente erkennen und verstehen

Mithilfe von künstlicher Intelligenz extrahiert Doxis alle relevanten Informationen des Dokumentes und hinterlegt sie als strukturierte und durchsuchbare Metadaten. Die KI verarbeitet, versteht sowie klassifiziert das Dokumente komplett selbstständig, legt es in der dafür vorgesehenen digitalen Akte ab und leitet es anschließend an den richtigen Bearbeiter weiter. 

  • KI gestützte Automatisierung des Posteingangs
  • Automatisierte Metadaten-Extraktion und Verschlagwortung
  • OCR-Lesung und PDF/A-Wandlung
  • Automatische Formularerkennung, Bildbereinigung und Bildverbesserung
  • Starten von Vorgängen direkt aus der Erfassung
  • Basis für digitalen Post- und Rechnungseingang sowie unternehmensweite digitale Dokumentenlenkung
Bearbeiten

Dokumente bearbeiten

Doxis findet für jedes Dokument den richtigen Bearbeiter und berücksichtigt dabei Vertretungsregelungen. Beispielsweise werden Rechnungen zur inhaltlichen und sachlichen Prüfung an die Buchhaltung übergeben, Bewerbungen hingegen können direkt durch die zuständigen Mitarbeiter der HR-Abteilung bearbeitet werden. 

Doxis dokumentiert jeden Prozessschritt gemäß Ihrer GoBD-konformen Verfahrensdokumentation und bietet daher optimale Voraussetzungen zur Verbesserung der Compliance. 

  • Abbilden aller Arten von Freigabeprozessen, mehrstufige Freigabeverfahren, Delegation und Vertreterregelungen
  • Automatische Bearbeiterfindung und Eskalationsmechanismen
  • Vereinfacht die Verfahrensdokumentation nach GoBD
  • Automatische Versionierung
Archivieren

Dokumente archivieren

Am Ende des Workflows archiviert Doxis das Dokument, das damit inaktiv wird. Sobald sich der Status auf inaktiv ändert, beispielsweise nach Buchung einer Rechnung, sind Dokument, hinterlegte Daten, Dokumentation und Versionen nicht mehr änderbar. Lediglich Berechtigte haben dann noch einen Lesezugriff. Das Dokument ist revisionssicher nach GoBD archiviert. 

  • Flexible, automatisch verwaltete Aufbewahrungsfristen, z.B. gemäß GoBD
  • Multiple Legal/Litigation Holds (Löschsperren), im Falle von Rechtsstreitigkeiten
  • Archivierung im Original und Langzeitformaten wie PDF/A
  • EU-DSGVO-konformes Aufbewahren & Löschen
  • Records Management nach ISO 16175-2
Suchen und finden

Dokumente finden

Unabhängig vom Status des Dokumentes (inaktiv oder aktiv) können Berechtigte Dokumente in Sekundenschnelle wiederfinden. Doxis bietet eine umfangreiche Enterprise-Suche ähnlich einer Google Suche an. Durchsucht werden Dokumente, Metadaten sowie die Daten aus integrierten Drittsystemen. So sind also auch Informationen aus dem ERP- oder CRM-System problemlos auffindbar. 

  • Volltextsuche
  • Indexierung von Daten aus Drittsystemen, wie ERP- oder CRM-Systeme
  • EU-DSGVO-konforme Suche durch Zugriffsbeschränkungen

Doxis: Zertifiziert für maximale Sicherheit & Compliance

Mit Doxis setzen Sie auf digitale Dokumentenverwaltung und eine geprüfte DMS Software, die höchste gesetzliche, regulatorische und branchenspezifische Standards erfüllt.

Doxis: Smarte DMS Software für maximale Effizienz

Manuelle Aufgaben? Steigen Sie um auf KI-Dokumentenmanagement

Automatisierte Dokumentenerfassung

Bewältigen Sie große Mengen eingehender Dokumente ganz ohne Bearbeitungsstaus – setzen Sie auf KI-Dokumentenmanagement:
Durch intelligente Datenerfassung steigern Sie die Effizienz Ihrer Prozesse und entlasten Ihre Mitarbeiter nachhaltig.

  • Automatische Erkennung, Klassifizierung und Verarbeitung verschiedenster Dokumententypen über alle Eingangskanäle hinweg
  • Kontinuierliche Verbesserung der Datenqualität durch trainierbare KI-Modelle
  • Frühzeitige Erkennung von Dokumentenbetrug durch KI-gestützte Analyseverfahren wie Dubletten- oder Gültigkeitsprüfung

Datenextraktion mit nur einem Klick

Indizieren Sie Dokumente in Sekundenschnelle – ganz ohne vordefinierte Datenfelder im DMS System. Selbst bei unstrukturierten Inhalten wie E-Mails erkennt Magic Extraction automatisch, was relevant ist. Per Drag-and-drop lassen sich sogar mehrere Dokumente gleichzeitig klassifizieren und strukturiert im richtigen Kontext ablegen – etwa im passenden Workspace oder Aktenregister.

  • Sofortige Analyse von Inhalten – kein Training erforderlich
  • Alle relevanten Informationen werden in Sekundenschnelle extrahiert und zusammengefasst
  • Automatisierte Verschlagwortung für eine leichtere Wiederauffindbarkeit
  • Erleichterte Validierung von extrahierten Informationen

 

Alle Informationen auf einen Blick

Document Insights in Doxis ermöglichen das einfache verstehen von Dokumenten und beschleunigen so sämtliche dokumentenbezogene Prozesse.  

  • Doxis bereitet sofort alle wichtigen Informationen eines Dokumentes in einem übersichtlichen Q&A-Format auf
  • Fehlen Informationen, können Sie Doxis direkt eine Frage zum Dokument stellen und erhalten eine Antwort
  • Eine Zusammenfassung des Dokumentes erspart langes Lesen und Suchen nach einer bestimmten Information
  • Schnellere Prozesse und schnellere Auskunftsfähigkeit dank moderner Dokumentenmanagement Software

KI-Dokumentenmanagement: Schnell, flexibel, für alle

Business Studio bietet Ihnen benutzerfreundliche, KI-gestützte No-Code-Content-Apps, die eine schnellere Wertschöpfung, geringere Kosten und weniger Engpässe ermöglichen.

  • Digitale Transformation in wenigen Wochen - getrieben von Business-Experten
  • Intuitive UX und KI-gestützte Konfiguration
  • Vorkonfigurierte Fast Starter erleichtern einen schnellen Start und können einfach angepasst werden
  • Nutzen Sie Prompt Fast Starters für die individuelle Extraktion von Metadaten

SER Group wird im Gartner® Magic Quadrant™ für Dokumentenmanagement als Leader eingestuft

Jetzt Bericht lesen

Unsere Lösungen für Ihren Erfolg

Purchase-to-Pay-Prozesse

Automatisieren Sie P2P-Prozesse, um Zeit zu sparen, Kosten zu senken und die Rentabilität zu steigern.

Rechnungsverarbeitung

Vereinfachen und optimieren Sie Ihre Workflows für eingehende Rechnungen.

Personalverwaltung

Bieten Sie ein erstklassiges Mitarbeitererlebnis durch effizient verwaltete HR-Dokumente.

Vertragsmanagement

Ein digitaler Prozess für den gesamten Vertragslebenszyklus.

Geschäftsprozesse

Automatisieren Sie Ihre Prozesse und sparen Sie sich manuelle Tätigkeiten.

Archivierung

Archivieren Sie große Mengen an Dokumenten rechtskonform und intelligent.

SEW-Eurodrive erreicht Höchstgeschwindigkeit mit Doxis

Forrester bestätigt: 90 % Zeitersparnis durch Prozessautomatisierung

Forrester hat in einer dreijährigen Total-Economic-Impact™-Studie untersucht, wie SEW-Eurodrive mit Doxis die Digitalisierung und Automatisierung seiner Prozesse vorantreibt. Das Ergebnis spricht für sich: 90 % schnellere Dokumentenverarbeitung und viele weitere messbare Erfolge, die langfristig Wirkung zeigen.

Studie lesen

Zeitersparnis

90%

return on investment

336%

Amortationszeit

<6 months

Integration in Ihre IT-Landschaft

Buchen Sie noch heute Ihre individuelle Live-Demo

In wenigen Schritten zur kostenfreien Demo - schnell, einfach, passgenau:

  • Rückruf binnen 30 Minuten
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  • 100 % unverbindlich
  • Anwendungsbeispiele, abgestimmt auf Ihre Branche
Doxis ist genau das Richtige für Ihr Unternehmen, wenn
  • Sie +100 Anwender haben und international aufgestellt sind
  • Sie große Mengen an Dokumenten verarbeiten
  • Sie komplexe Geschäftsprozesse bewältigen
Was ist die Summe aus 6 und 4?

Die häufigsten Fragen zu Doxis

Bereitstellung und Integration

Welche Bereitstellungsoptionen gibt es (On-Premises, Cloud, Hybrid)?

Doxis ermöglicht flexible Bereitstellungen: komplett On-Premises oder skalierbare Cloud- und Hybrid-Lösungen – alle Varianten sind möglich, sodass Unternehmen nach Bedarf und Compliance individuell wählen oder kombinieren können.

Welche Trainingsoptionen und Anwenderunterstützungen bietet die SER Group nach einem Doxis-Rollout?

Die SER Group bietet SERacademy-Schulungen, u.a. Workshops und E-Learning, zur erfolgreichen Nutzer-Einführung und ROI-Steigerung. Ebenfalls stehen Beratungen bei Rollouts sowie Managed Services zur fortlaufenden Unterstützung und Optimierung zur Verfügung. Doxis wird fortlaufend weiterentwickelt, um Handhabung und Nutzererlebnis zu verbessern.

Welche Schritte umfasst die Migration unserer bestehenden Dokumentenarchive zum neuen DMS?

Mit dem Doxis Consolidation Service erfolgt die Migration in vier Schritten: Analyse, Mapping, Test und geprüfter Umzug. Jede Phase ist genau geplant für maximale Datensicherheit, minimale Ausfallzeit und Compliance – Migrationen jeder Größe sind einfach realisierbar.

Kann das DMS mit unseren bestehenden Geschäftssystemen (ERP, CRM, HR etc.) integriert werden?

Ja, Doxis bietet tiefe Integration mit führenden ERP-, CRM-, HR- und GenAI-Systemen wie SAP, SAP SuccessFactors, Microsoft 365, Microsoft Dynamics 365 (F&SCM und Sales), Salesforce sowie OpenAI. Konnektoren und APIs ermöglichen automatisierte Workflows und zentralen Datenzugriff.

Produktfeatures

Ist das DMS skalierbar und für Unternehmen mit tausenden Nutzern/Dokumenten geeignet?

Doxis ist  für Milliarden von Dokumenten und zehntausende gleichzeitige Nutzer konzipiert – die nötige Leistung und Zuverlässigkeit für Großunternehmen. Kunden wie DHL verwalten riesige Dokumentenmengen mit Doxis, und Firmen wie SEW‑EURODRIVE erweiterten die Nutzung von einer Abteilung auf das gesamte Unternehmen.

Welche Dokumenttypen unterstützt Doxis?

Doxis unterstützt zahlreiche Dokumentarten: gescannte Bilder, PDFs, Office-Dateien, E-Mails, Multimedia, CAD und strukturierte Datenformate – so lassen sich alle Inhalte in einer ECM-Plattform verwalten.

Gibt es branchenspezifische Module oder Vorlagen, bspw. für Finanzen, Gesundheit oder Fertigung?

Doxis stellt fertige Branchenlösungen und Vorlagen u.a. für Banken, Versicherungen, Energieversorger, Fertigung, Immobilien, Healthcare, Hochschulförderung und Logistik bereit. Mit Doxis Business Studio sind individuelle Anpassungen schnell möglich und Compliance & Workflows sichergestellt.

Wie einfach lässt sich Doxis an unsere spezifischen Anforderungen anpassen?

Doxis kann flexibel angepasst werden über Doxis Fast Starters (fertige, codefreie Apps) und Business Studio (Low-Code-Plattform zur Prozess-, Metadaten- und Workflow-Anpassung). Damit konfigurieren Business-User die ECM-Lösung schnell – ohne hohe IT-Abhängigkeit.

Doxis im Vergleich zu anderen Anbietern

Was sind die wichtigsten Unterschiede zwischen Doxis und anderen DMS-Anbietern?

Doxis ist für Organisationen mit großem Dokumentvolumen und komplexen Prozessen entwickelt. Es vereint Dokumentenmanagement, Prozessmanagement, Zusammenarbeit und KI in einem einheitlichen Metadatenkern – für effiziente Abläufe und schnellen Mehrwert. Doxis Content Bridges ermöglichen semantische Integration im Unternehmen.