Dokumente endlich smart verwalten
Doxis: Die KI-gestützte DMS Software
- Einfache Verwaltung von Unmengen an Dokumenten
- Reduzierte Durchlaufzeiten und signifikant erhöhte Produktivität
- Gesicherte Compliance durch eine zertifizierte Software
Setzen Sie auf digitales Dokumentenmanagement – denn manuell war gestern
Verabschieden Sie sich von Papier, Umlaufmappen, E-Mail-Anhängen und Dateiverzeichnissen. Mit Doxis verwalten und steuern Sie sämtliche Dokumente vollständig digital – von Verträgen über Bestellungen und Rechnungen bis hin zu Personalunterlagen.
Auf was also warten?
Setzen Sie für langfristige Geschäftserfolge auf ein digitales Dokumentenmanagement mit Doxis.
Produktivität steigern
Bearbeiten und steuern Sie alle Dokumente digital: So verkürzen Sie Durchlaufzeiten, treffen Entscheidungen schneller und vermeiden kostspielige Fehler.
Compliance leichter einhalten
Reduzieren Sie den Aufwand für das Einhalten und Dokumentieren von Compliance-Vorgaben und verhindern Sie dadurch Sanktionen.
Ressourcen besser einsetzen
Automatisieren Sie die Dokumentenablage und -verteilung und gewinnen Sie so z.B. Ressourcen für den Service und die Auftragsbearbeitung.
KI-Dokumentenmanagement mit Doxis
6 Gründe, warum Ihre Dokumentenverwaltung mit dem richtigen DMS System besser läuft
Dokumente schneller erfassen
Doxis nimmt Dokumente über alle Eingangskanäle und aus unterschiedlichsten Quellsystemen auf. Scanworkflows digitalisieren papiergebundene Dateien und übergeben sie nahtlos ans Doxis DMS System.
- Einzel- und Massenscan für Papierdokumente mit zentralem und dezentralem Scannen
- Dokumententrennung per Barcode, nach Seitenzahl und manuell
- Automatische Ablage aus Quellsystemen wie ERP, CRM, HR und weitere
Wir profitieren besonders von der systemseitigen Unterstützung bei der Festlegung und Überwachung von Löschfristen sowie Aufbewahrungsfristen. Früher mussten alle Fristen manuell nachgehalten werden. Das war sehr aufwändig und fehleranfällig.
Jens-Uwe Gehrke
Projektleiter, Deutsche Bahn AG
Dokumente intelligent erkennen
Mithilfe künstlicher Intelligenz extrahiert die DMS Software Doxis alle relevanten Informationen und hinterlegt sie als strukturierte und durchsuchbare Metadaten. Die KI verarbeitet, versteht sowie klassifiziert das Dokumente komplett selbstständig, legt es in der dafür vorgesehenen digitalen Akte ab und leitet es anschließend an den richtigen Bearbeiter weiter.
- KI gestützte Automatisierung des Posteingangs
- Automatisierte Metadaten-Extraktion und Verschlagwortung
- OCR-Lesung und PDF/A-Wandlung
- Automatische Formularerkennung, Bildbereinigung und Bildverbesserung
- Starten von Vorgängen direkt aus der Erfassung
- Basis für digitalen Post- und Rechnungseingang sowie unternehmensweite digitale Dokumentenverwaltung
Ich habe schnell Zugriff auf alle relevanten Informationen. Früher musste ich dreimal täglich im Büro der Teamleitung die neuen Posteingänge holen. Diese habe ich jetzt komfortabel in meiner elektronischen Postzuordnung. Das ist gut gelöst!
Sascha Hülskötter
Landesjugendamt, Landschaftsverband Westfalen-Lippe
Dokumente nahtlos bearbeiten
Doxis findet für jedes Dokument den richtigen Bearbeiter und berücksichtigt dabei Vertretungsregelungen. Beispielsweise werden Rechnungen zur inhaltlichen und sachlichen Prüfung an die Buchhaltung übergeben, Bewerbungen hingegen können direkt durch die zuständigen Mitarbeiter der HR-Abteilung bearbeitet werden.
Als moderne Dokumentenmanagement Software dokumentiert Doxis jeden Prozessschritt gemäß Ihrer GoBD-konformen Verfahrensdokumentation und bietet daher optimale Voraussetzungen zur Verbesserung der Compliance.
- Abbilden aller Arten von Freigabeprozessen, mehrstufige Freigabeverfahren, Delegation und Vertreterregelungen
- Automatische Bearbeiterfindung und Eskalationsmechanismen
- Vereinfacht die Verfahrensdokumentation nach GoBD
- Automatische Versionierung
Die Kunden merken unsere höhere Bearbeitungsgeschwindigkeit durch die schnellere Reaktion der DEVK. Wir sind jetzt in der Lage, auf ein Kundenschreiben innerhalb von zwei Tagen zu antworten. Die technischen Möglichkeiten dafür haben wir mit Doxis geschaffen.
Alexander Erpenbach
Leiter der Abteilung Grundsatzfragen Sach/HUK/Kunden-Kompetenz-Center-Service, DEVK Versicherungen
Dokumente revisionssicher archivieren
Am Ende des Workflows archiviert Doxis das Dokument, das damit inaktiv wird. Sobald sich der Status auf inaktiv ändert, beispielsweise nach Buchung einer Rechnung, sind Dokument, hinterlegte Daten, Dokumentation und Versionen nicht mehr änderbar. Lediglich Berechtigte haben noch Lesezugriff. Das Dokument ist revisionssicher nach GoBD archiviert.
- Flexible, automatisch verwaltete Aufbewahrungsfristen, z.B. gemäß GoBD
- Multiple Legal/Litigation Holds (Löschsperren), im Falle von Rechtsstreitigkeiten
- Archivierung im Original und Langzeitformaten wie PDF/A
- EU-DSGVO-konformes Aufbewahren & Löschen
- Records Management nach ISO 16175-2
Alle produktionsrelevanten Dokumente sind in einer elektronischen Akte zusammengefasst und können vom Benutzer durchsucht werden. Das macht die Arbeit viel einfacher.
Christian Döring
Mitarbeiter Process Engineering, Neways Electronics Riesa GmbH & Co. KG
Dokumente auf Knopfdruck finden
Unabhängig vom Status des Dokumentes (inaktiv oder aktiv) können Berechtigte Dokumente in Sekundenschnelle wiederfinden. Doxis bietet eine umfangreiche Enterprise-Suche ähnlich einer Google Suche. Durchsucht werden Dokumente, Metadaten sowie die Daten aus integrierten Drittsystemen. So sind also auch Informationen aus dem ERP- oder CRM-System problemlos auffindbar.
- Volltextsuche
- Indexierung von Daten aus Drittsystemen, wie ERP- oder CRM-Systeme
- EU-DSGVO-konforme Suche durch Zugriffsbeschränkungen
Fragen wie "Welche Kreditprozesse gab es am 14. März 2015?" lassen sich mit dem ECM-System einfach und in Sekundenschnelle beantworten.
Petra John
Verantwortlich für Geschäftsprozesse, Aareal Bank Gruppe
6 Gründe, warum Ihre Dokumentenverwaltung mit dem richtigen DMS System besser läuft
Dokumente erfassen
Das Dokumentenmanagement-System nimmt Dokumente über alle Eingangskanäle und aus unterschiedlichsten Quellsystemen auf. Ein Scanworkflow digitalisiert dagegen papiergebundene Dokumente und übergibt sie dann an Doxis.
- Einzel- und Massenscan für Papierdokumente mit zentralem und dezentralem Scannen
- Dokumententrennung per Barcode, nach Seitenzahl und manuell
- Automatische Ablage aus Quellsystemen wie ERP, CRM, HR und weitere
Dokumente erkennen und verstehen
Mithilfe von künstlicher Intelligenz extrahiert Doxis alle relevanten Informationen des Dokumentes und hinterlegt sie als strukturierte und durchsuchbare Metadaten. Die KI verarbeitet, versteht sowie klassifiziert das Dokumente komplett selbstständig, legt es in der dafür vorgesehenen digitalen Akte ab und leitet es anschließend an den richtigen Bearbeiter weiter.
- KI gestützte Automatisierung des Posteingangs
- Automatisierte Metadaten-Extraktion und Verschlagwortung
- OCR-Lesung und PDF/A-Wandlung
- Automatische Formularerkennung, Bildbereinigung und Bildverbesserung
- Starten von Vorgängen direkt aus der Erfassung
- Basis für digitalen Post- und Rechnungseingang sowie unternehmensweite digitale Dokumentenlenkung
Dokumente bearbeiten
Doxis findet für jedes Dokument den richtigen Bearbeiter und berücksichtigt dabei Vertretungsregelungen. Beispielsweise werden Rechnungen zur inhaltlichen und sachlichen Prüfung an die Buchhaltung übergeben, Bewerbungen hingegen können direkt durch die zuständigen Mitarbeiter der HR-Abteilung bearbeitet werden.
Doxis dokumentiert jeden Prozessschritt gemäß Ihrer GoBD-konformen Verfahrensdokumentation und bietet daher optimale Voraussetzungen zur Verbesserung der Compliance.
- Abbilden aller Arten von Freigabeprozessen, mehrstufige Freigabeverfahren, Delegation und Vertreterregelungen
- Automatische Bearbeiterfindung und Eskalationsmechanismen
- Vereinfacht die Verfahrensdokumentation nach GoBD
- Automatische Versionierung
Dokumente archivieren
Am Ende des Workflows archiviert Doxis das Dokument, das damit inaktiv wird. Sobald sich der Status auf inaktiv ändert, beispielsweise nach Buchung einer Rechnung, sind Dokument, hinterlegte Daten, Dokumentation und Versionen nicht mehr änderbar. Lediglich Berechtigte haben dann noch einen Lesezugriff. Das Dokument ist revisionssicher nach GoBD archiviert.
- Flexible, automatisch verwaltete Aufbewahrungsfristen, z.B. gemäß GoBD
- Multiple Legal/Litigation Holds (Löschsperren), im Falle von Rechtsstreitigkeiten
- Archivierung im Original und Langzeitformaten wie PDF/A
- EU-DSGVO-konformes Aufbewahren & Löschen
- Records Management nach ISO 16175-2
Dokumente finden
Unabhängig vom Status des Dokumentes (inaktiv oder aktiv) können Berechtigte Dokumente in Sekundenschnelle wiederfinden. Doxis bietet eine umfangreiche Enterprise-Suche ähnlich einer Google Suche an. Durchsucht werden Dokumente, Metadaten sowie die Daten aus integrierten Drittsystemen. So sind also auch Informationen aus dem ERP- oder CRM-System problemlos auffindbar.
- Volltextsuche
- Indexierung von Daten aus Drittsystemen, wie ERP- oder CRM-Systeme
- EU-DSGVO-konforme Suche durch Zugriffsbeschränkungen
SER Group wird im Gartner® Magic Quadrant™ für Dokumentenmanagement als Leader eingestuft
Doxis: Smarte DMS Software für maximale Effizienz
Manuelle Aufgaben? Steigen Sie um auf KI-Dokumentenmanagement
Automatisierte Dokumentenerfassung
Bewältigen Sie große Mengen eingehender Dokumente ganz ohne Bearbeitungsstaus – setzen Sie auf KI-Dokumentenmanagement:
Durch intelligente Datenerfassung steigern Sie die Effizienz Ihrer Prozesse und entlasten Ihre Mitarbeiter nachhaltig.
- Automatische Erkennung, Klassifizierung und Verarbeitung verschiedenster Dokumententypen über alle Eingangskanäle hinweg
- Kontinuierliche Verbesserung der Datenqualität durch trainierbare KI-Modelle
- Frühzeitige Erkennung von Dokumentenbetrug durch KI-gestützte Analyseverfahren wie Dubletten- oder Gültigkeitsprüfung
Datenextraktion mit nur einem Klick
Indizieren Sie Dokumente in Sekundenschnelle – ganz ohne vordefinierte Datenfelder im DMS System. Selbst bei unstrukturierten Inhalten wie E-Mails erkennt Magic Extraction automatisch, was relevant ist. Per Drag-and-drop lassen sich sogar mehrere Dokumente gleichzeitig klassifizieren und strukturiert im richtigen Kontext ablegen – etwa im passenden Workspace oder Aktenregister.
- Sofortige Analyse von Inhalten – kein Training erforderlich
- Alle relevanten Informationen werden in Sekundenschnelle extrahiert und zusammengefasst
- Automatisierte Verschlagwortung für eine leichtere Wiederauffindbarkeit
- Erleichterte Validierung von extrahierten Informationen
Alle Informationen auf einen Blick
Document Insights in Doxis ermöglichen das einfache verstehen von Dokumenten und beschleunigen so sämtliche dokumentenbezogene Prozesse.
- Doxis bereitet sofort alle wichtigen Informationen eines Dokumentes in einem übersichtlichen Q&A-Format auf
- Fehlen Informationen, können Sie Doxis direkt eine Frage zum Dokument stellen und erhalten eine Antwort
- Eine Zusammenfassung des Dokumentes erspart langes Lesen und Suchen nach einer bestimmten Information
- Schnellere Prozesse und schnellere Auskunftsfähigkeit dank moderner Dokumentenmanagement Software
KI-Dokumentenmanagement: Schnell, flexibel, für alle
Business Studio bietet Ihnen benutzerfreundliche, KI-gestützte No-Code-Content-Apps, die eine schnellere Wertschöpfung, geringere Kosten und weniger Engpässe ermöglichen.
- Digitale Transformation in wenigen Wochen - getrieben von Business-Experten
- Intuitive UX und KI-gestützte Konfiguration
- Vorkonfigurierte Fast Starter erleichtern einen schnellen Start und können einfach angepasst werden
- Nutzen Sie Prompt Fast Starters für die individuelle Extraktion von Metadaten
Doxis: Zertifiziert für maximale Sicherheit & Compliance
Mit Doxis setzen Sie auf digitale Dokumentenverwaltung und eine geprüfte DMS Software, die höchste gesetzliche, regulatorische und branchenspezifische Standards erfüllt.
Hier ein Überblick über unsere wichtigsten Zertifizierungen:
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