Eingehende Auftragsbestätigungen automatisiert verarbeiten

  • Bearbeitung eingehender Auftragsbestätigungen noch am gleichen Tag
  • Einfache und schnelle Eskalation an die Produktion
  • Schnellstmöglicher Start des Beschaffungsprozesses für Ersatzlieferungen

Effizienter Beschaffungsworkflow für eine reibungslose Produktion

Effiziente Beschaffungsworkflows, ein schneller Auftragsabgleich und resiliente Lieferketten sind die Grundlage für eine reibungslose Produktion und höchste Qualität. Setzen Sie auf einen softwaregestützten Purchase-to-Pay-Workflow, automatisieren redundante Arbeitsschritte und verbessern so Ihre Just-in-Time-Beschaffung. Die automatisierte Verarbeitung der Auftragsbestätigung erkennt Abweichungen sofort, ermöglicht schnelle Anpassungen und sichert reibungslose Produktion in Time und Budget. 

Bessere Produktionsplanung

Erkennen Sie abweichende Liefermengen und -termine frühzeitig, weichen Sie rechtzeitig auf andere Lieferanten aus oder passen Sie Ihre Planung an.

Zufriedene Kunden

Vermeiden Sie Materialengpässe und produzieren Sie in Time & Budget. So überzeugen Sie Ihre Kunden durch pünktlich gelieferte Produkte und Top-Qualität.

Effiziente Auftragsbestätigung

Automatisieren Sie zeitraubende manuelle Tätigkeiten, entlasten Sie so Mitarbeiter und setzen Sie diese produktiver ein, z.B. für die Lieferantenauswahl.

Doxis für Auftragsbestätigung

Durch die Automatisierung der Auftragsbestätigung können Sie Änderungen leichter erkennen, beispielsweise Abweichungen bei den Mengen oder auch bei den Preisen einzelner Positionen. Mit Doxis profitieren Sie von den Vorteilen eines vollautomatischen Auftragsbestätigungsmanagements, das Ihnen hilft, pünktlich und budgetgerecht zu produzieren sowie Zeit und Aufwand für manuelle Aufgaben zu sparen.

Möchten Sie mehr über Doxis erfahren?

Was Führungskräfte der Fertigungsindustrie bewegt

Unsere internationale Umfrage ergab:

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  • Die 6 wichtigsten Trends, die Sie nicht verpassen dürfen
  • Die 3 chancenreichsten Digitalisierungsprojekte 2024

3 Schritte der automatisierten Verarbeitung von Auftragsbestätigungen

Schritt 1:

Eingang und Erfassung der Auftragsbestätigung

Nach Eingang und Digitalisierung der Auftragsbestätigung erfasst Doxis alle relevanten Informationen und legt das Dokument in der digitalen Auftragsakte und im Supplier Workspace ab. Anschließend übergibt Doxis alle Informationen im richtigen Format an Ihr ERP-System, wie z.B. SAP.

  • Automatisiertes Auslesen von Auftragsbestätigungen sowie Anstoßen
    von Folgeprozessen, bis zur Klärung
  • Nahtloses Zusammenspiel mit ERP-Systemen
  • Tiefe Integration in SAP ERP, S/4 HANA & SAP Cloud Platform
  • Verarbeitung von digitalen und papierbasierten Auftragsbestätigungen in einem Prozess

Schritt 2:

Workflow für Abgleich und Nachbearbeitung

Es erfolgt der automatisierte Abgleich der Informationen aus der Auftragsbestätigung mit den Bestell- und Lieferantendaten. Das System deckt Abweichungen sofort auf und informiert den zuständigen Mitarbeiter. Dieser stößt den Korrektur-Workflow an und kann gleichzeitig durch eine Bedarfsmeldung fehlendes Rohmaterial anfordern. 

  • Zugriff auf Bestellungen & Lieferanten über Standardschnittstellen
  • Automatische Datenübernahme aus Bestellungen
  • Validierung & Plausibilitätsprüfungen gegen Auftrags- und Stammdaten aus dem ERP
  • Eingangsbuch für alle Auftragsbestätigungen
  • Informationen fürs Lieferantenmanagement (z.B. unzuverlässige Lieferanten erkennen)

Schritt 3:

Auftragsbestätigung archivieren

Die Auftragsbestätigung wird in dem revisionssicheren Archiv GoBD-konform für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist abgelegt. Während dieser Zeit bleibt die Auftragsbestätigung aus Ihrem ERP-System heraus einsehbar.

So geht die automatisierte Verarbeitung der Auftragsbestätigung mit Doxis

Entdecken Sie das volle Optimierungspotenzial in Ihrem Purchase-to-Pay-Prozess.

Nutzen Sie Doxis für den gesamten Purchase-to-Pay-Prozess

Durchgehende Automation

Vom Prüfen der Bestellanforderungen und der Anfrage beim Lieferanten über die Budgetfreigabe und Bestellung bis zur Auftragsbestätigung und Rechnungsverarbeitung: Automatisieren Sie den gesamten Purchase-to-Pay-Prozess mit Doxis und verwalten alle Dokumente an einem zentralen Ort.

Bereichsübergreifende Zusammenarbeit

Gibt es Nachfragen zu Material oder Sachmitteln? Doxis bündelt alle Dokumente und Vorgänge dazu in kontextbezogenen eAkten. Darüber beziehen Sie z.B. die Produktion in Vorgänge ein, stimmen Bestellungen ab und dokumentieren jede Entscheidung.

Lieferantenmanagement mit Doxis® iRoom® ergänzen

Doxis erleichtert Ihnen und Ihren Lieferanten die Zusammenarbeit: Über den geschützten Doxis® iRoom® laden Lieferanten z.B. ihre Zertifizierungen hoch und erhalten von Ihnen Qualitätsbewertungen oder Belegfotos zu Mängeln.

Intelligente Prüf- & Buchungsprozesse

Wer ist der zuständige Prüfer, welches das richtige Prüfszenario? Das erkennt Doxis automatisch, leitet den Prozess ein und stellt alle nötigen Informationen darin bereit. Auch die Buchung der Auftragsbestätigung im ERP kann Doxis übernehmen.

Mit unserer eng in SAP integrierten Doxis-Lösung und den elektronischen
Vertrags-, Kunden- und Lieferantenakten können wir unsere Geschäftsprozesse
nun erheblich effizienter und schneller abwickeln.

Ulrich Peekhaus, Leiter IT, KNIPEX-Werk C. Gustav Putsch KG

Vorteile der automatischen Verarbeitung von Auftragsbestätigungen

Transparenz über alle Auftragsbestätigungen

Im Doxis Eingangsbuch sehen Sie alle eingehenden Auftrags­bestätigungen und den Bearbeitungsstatus auf einen Blick.

Abweichungen schneller erkennen

Sie erkennen Abweichungen zu Bestellungen sofort und bestätigen diese direkt im Prüfprozess im ERP-System, z.B. in SAP.

Mitarbeiter entlasten

Doxis gleicht die Daten der Auftragsbestätigung automatisiert mit den Bestelldaten des ERP ab und hebt Abweichungen hervor

Verbesserte Lieferantenqualität

Sie erkennen leichter die Termin- und Preistreue Ihrer Lieferanten und nutzen von Doxis erkannte Daten für ihre Bewertung.

Auftragsbestätigungen intelligent steuern

Doxis übernimmt Belegdaten automatisiert, stößt Folgeprozesse im ERP an, findet den richtigen Bearbeiter und liefert ihm die richtigen Informationen im Kontext.

Mehr Compliance und Qualität

Verarbeiten Sie Auftragsbestätigungen mit Doxis in einem einheitlichen, dokumentierten Prozess und archivieren Sie alle relevanten Dokumente revisionssicher.

Integration in Ihre IT-Systemlandschaft

Erleben Sie Doxis live

In einer individuellen Live-Demo zeigen wir Ihnen Best Practice Workflows zur automatisierten Verarbeitung von Auftragsbestätigung.

Entdecken Sie das volle Potenzial durch die digitale Transformation Ihrer Prozesse.

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