Die digitale Personalakte ermöglicht uns eine effiziente Prozessstruktur mit der wir im Personalmanagement viel Zeit und Kosten sparen.
Nina Orywal, Personalleiterin, HANSA-FLEX

Elektronische Personalakten mit Doxis

Effiziente Personalprozesse

Strukturieren Sie alle Personalinformationen in elektronischen Personalakten und ermöglichen Sie so schnelle, effiziente Arbeitsabläufe in Ihrer Personalabteilung.

Personaldaten schützen

Schützen Sie alle Personalinformationen und archivieren Sie Ihre Personalakten revisionssicher, um Compliance-Verstöße und Sanktionen zu vermeiden.

Zeit für strategische Aufgaben

Reduzieren Sie Suchzeiten und manuelle Tätigkeiten wie die Dokumentenablage und verschaffen Sie sich mehr Zeit für Aufgaben wie Recruiting und Personalentwicklung.

Sandra Nee
IT-Mitarbeiterin, Bernard Krone Holding SE & Co. KG

Mit dem Personaleintritts-Workflow auf Basis von Doxis BPM stellen wir sicher, dass neue Mitarbeiter rechtzeitig die richtigen Software-Zugänge, Hardware-Ausstattung und Chips für den Gebäudezutritt erhalten.

Finden Sie Personalinformationen schneller

Verwalten Sie alle Personalunterlagen und -daten in übersichtlichen Registern und greifen Sie zentral darauf zu. Sie finden sofort alle Informationen zum Bearbeiten von Vorgängen.

Archivieren Sie Personalakten revisionssicher

Sie archivieren elektronische Personalakten mit Doxis Compliance-konform und halten Datenschutzrichtlinien und gesetzliche Aufbewahrungsfristen automatisiert ein.

Halten Sie Kündigungsfristen leichter ein

Sie werden von Doxis automatisch an Kündigungsfristen, Vertragsverlängerungen, anstehende Mitarbeiterschulungen und Onboarding-Maßnahmen erinnert und müssen sich nicht um verpasste Fristen sorgen.

Bearbeiten Sie HR-Prozesse einheitlich

Unabhängig von Ihrem Standort und dem verwendeten Gerät haben Sie stets direkten Zugriff auf die Doxis Personalakte und können so Dokumente und Prozesse einheitlich steuern und bearbeiten.

Diese Unternehmen haben sich für die Doxis Personalakte entschieden

Die Basis für schnelle und sichere HR-Prozesse

Recruiting, Schulungen, On- und Offboarding: Zahlreiche Dokumente begleiten Ihre Vorgänge. Mit der Doxis Personalakte verwalten Sie alle Personalinformationen strukturiert, greifen zentral darauf zu und steuern Personalprozesse durchgehend digital. Automatisierte Workflows erleichtern Ihnen das Bearbeiten von Dokumenten – auch abteilungsübergreifend z.B. bei der Bewerberauswahl zusammen mit der Fachabteilung oder bei Fragen zu Verträgen zusammen mit der Rechtsabteilung. Doxis beschleunigt Ihr Personalmanagement und schützt gleichzeitig alle Personalakten nachweisbar. So haben Sie mehr Zeit, um sich auf Recruiting, Personalentwicklung und Mitarbeiterbindung zu konzentrieren.

Nina Orywal
Personalleiterin, HANSA-FLEX

Die digitale Personalakte war der erste Schritt auf der Digitalisierungsagenda für unser Unternehmen. Sie ermöglicht uns eine effiziente Prozessstruktur mit der wir im Personalmanagement viel Zeit und Kosten sparen.

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So arbeiten Sie mit der Doxis Personalakte:

Schnelle Ablage

Verträge, Gehaltsabrechnungen, Stundenzettel: Doxis hilft Ihnen beim Zuordnen zu den richtigen Personalakten und Registern. Neue Dokumente versioniert Doxis nachvollziehbar.

Strukturierte Register

Die Doxis Personalakte hat eine einheitliche Registerstruktur, z.B. für Bewerbungs-, Lohn- und Versicherungsunterlagen. Das hilft beim schnellen Ablegen und Wiederfinden aller Dokumente.

Übersichtliche Annotationen

Markierungen, Notizen, Stempel: Was Sie vom Papier kennen, nutzen Sie in Doxis digital. So bearbeiten Sie Personalunterlagen wie gewohnt und tauschen sich mit Kollegen aus.

Microsoft Office-Integration

Alle DMS-Funktionen von Doxis nutzen Sie auch in Microsoft Office. Für Suche und Ablage müssen Sie nicht einmal Ihr Dokument verlassen.

Personalakten revisionssicher archivieren

Doxis archiviert alle Personalakten und –unterlagen revisionssicher. Aufbewahrungsfristen vergibt und überwacht Doxis automatisch:

2 Jahre: minimale Frist, z.B. für Abmahnungen & Überstundennachweise
3 Jahre: regulär empfohlen für alle Unterlagen
6 Jahre: für lohnsteuerrelevante Daten & Unterlagen
10 Jahre: Lohnunterlagen mit Relevanz für die betriebliche Gewinnermittlung
Weitere individuelle Fristen legen Sie jederzeit selbst fest

Elektronische Personalakte mit Doxis

Weniger Papier, mehr Flexibilität: Das erreichen Sie mit der Doxis elektronischen Personalakte. Erfahren Sie, wie Sie Ihre Personalunterlagen effizient bearbeiten und sicher aufbewahren.

Compliance-konformes Personalmanagement

Sehen Sie im Video, wie Sie mit Doxis EU-DSGVO-konforme HR-Prozesse sicherstellen und gesetzliche Aufbewahrungsfristen automatisiert einhalten.

HR- und Abrechnungssysteme integrieren

SAP, Oracle, ADP, VEDA: Mit Doxis integrieren Sie jedes HR- und Abrechnungssystem in Ihre Personalakten und vereinfachen dadurch Ihre Arbeit:

Bei neuen HR-Einträgen legt Doxis eine neue Personalakte an & startet das Onboarding
Doxis übernimmt automatisch Personaldaten & -dokumente, z.B. Entgeltabrechnungen
Sie wechseln jederzeit direkt zwischen einer Doxis Personalakte & Ihrem Fachsystem

Prozesse mit der elektronischen Personalakte optimieren

Transparente Personalentwicklung

Versionskontrolle und einheitliche Ordnerstruktur mit vollständiger Transparenz für einen umfassenden Überblick vom Eintritt über die Entwicklung bis zum Austritt eines Mitarbeiters.

Automatisiertes On- & Offboarding

Ausgabe und Rücknahme von Zugangskarten durch die IT steuern, von Firmenfahrzeugen und Büroausstattung durch den Einkauf und vieles mehr.

Intelligentes Managen von Personaldaten

Doxis erkennt bei Mitarbeiterunterlagen automatisch enthaltene personenbezogene Daten und klassifiziert und schützt sie entsprechend der EU-DSGVO-Vorgaben.

Skillmanagement

Erfassen Sie die Skills jedes einzelnen Mitarbeiters, verwalten Sie seine berufliche Entwicklung, Qualifizierungen und Schulungen, um Personal zielgerichtet einzusetzen.

Elektronische Urlaubsanträge

Anträge digital verwalten und genehmigen – auch vom Mobilgerät aus – mit vollständiger Transparenz für Ihre Mitarbeiter.

Digitale Abrechnung von Reisekosten

Reisebelege können mit einem Mobilgerät direkt unterwegs eingescannt, eingereicht und schneller verbucht werden.

Jörg Buchmann
Geschäftsführer, ARV- IT/IT-Service-Gesellschaft für Ambulante Radiologische Versorgung mbH

Mit Doxis haben wir ein mandantenfähiges ECM-System gefunden, das unsere Ansprüche zur Implementierung einer digitalen Personalakte als SaaS-Lösung für die von uns betreuten Radiologiepraxen voll erfüllt.

Weitere Doxis-Lösungen für Ihr gesamtes Unternehmen

Dokumentenmanagement-System »

Elektronische Archivierung »

Workflows automatisieren »

Compliance nachweisen »

Digitales Vertragsmanagement »

Zusammenarbeit mit Externen »

Finden Sie das passende DMS für Ihre Anforderungen!

Was muss ein DMS leisten, damit Sie von seinen Vorteilen profitieren? In diesem Buyer’s Guide erfahren Sie, wie Sie bei der Auswahl und Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems am besten vorgehen – inklusive praktischer Checklisten, Anwendungsbeispiele und Handlungsempfehlungen.

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