Digitale Personalakte mit Doxis

Mehr als Tausend Mitarbeiter managen und dabei den Überblick behalten, alle Dokumente richtig ablegen, Auskunftsfähig bleiben und auch noch compliant sein: Doxis verbindet all Ihre HR-Systeme und verwaltet alle Dokumente an einem Ort. 

Digitale Personalakte als Basis für schnelle und sichere HR-Prozesse

Recruiting, Schulungen, On- und Offboarding: Zahlreiche Dokumente begleiten Ihre Vorgänge. Mit der Doxis digitalen Personalakten verwalten Sie alle Personalinformationen strukturiert, greifen zentral darauf zu und steuern Personalprozesse durchgehend digital. Automatisierte Workflows erleichtern Ihnen das Bearbeiten von Dokumenten – auch abteilungsübergreifend z.B. bei der Bewerberauswahl zusammen mit der Fachabteilung oder bei Fragen zu Verträgen zusammen mit der Rechtsabteilung. Doxis beschleunigt Ihr Personalmanagement und schützt gleichzeitig alle Personalakten nachweisbar. So haben Sie mehr Zeit, um sich auf Recruiting, Personalentwicklung und Mitarbeiterbindung zu konzentrieren.

Effiziente Personalprozesse

Strukturieren Sie alle Personalinformationen in digitalen Personalakten und ermöglichen Sie so schnelle, effiziente Arbeitsabläufe in Ihrer Personalabteilung.

Personaldaten schützen

Schützen Sie alle Personalinformationen und archivieren Sie Ihre Personalakten revisionssicher, um Compliance-Verstöße und Sanktionen zu vermeiden.

Zeit für strategische Aufgaben

Reduzieren Sie Suchzeiten und manuelle Tätigkeiten wie die Dokumentenablage und verschaffen Sie sich mehr Zeit für Aufgaben wie Recruiting und Personalentwicklung.

Finden Sie Personalinformationen schneller

Verwalten Sie alle Personalunterlagen und -daten in über­sicht­lichen Registern und greifen Sie zentral darauf zu. Sie finden sofort alle Infor­mationen zum Bearbeiten von Vorgängen.

Archivieren Sie Personalakten revisionssicher

Sie archivieren digitale Personalakten mit Doxis Compliance-konform und halten Datenschutzrichtlinien und gesetzliche Aufbewahrungsfristen automatisiert ein.

Halten Sie Kündigungsfristen leichter ein

Sie werden von Doxis automatisch an Kündigungsfristen, Vertragsverlängerungen, anstehende Mitarbeiterschulungen und Onboarding-Maßnahmen erinnert und müssen sich nicht um verpasste Fristen sorgen.

Bearbeiten Sie HR-Prozesse einheitlich

Unabhängig von Ihrem Standort und dem verwendeten Gerät haben Sie stets direkten Zugriff auf die Doxis Personalakte und können so Dokumente und Prozesse einheitlich steuern und bearbeiten.

With the employee entry workflow based on Doxis BPM, we are confident that new employees get the right software access, hardware and chip for building entry on time.

Doxis gives us a multitenant ECM system that fully enables us to implement digital personnel files as an SaaS solution at the radiology offices we support.

The digital HR file was the first step in our company's digitalization strategy. It gives us an efficient process structure so that we can save on time and costs in HR management.

We are a bank, not an IT company. That's why we depend on SER as our knowledgeable solution partner for our ECM projects. Without their highly competent support, we wouldn't be nearly as efficient as we are today.

Doxis für HR

Stapeln sich bei Ihnen die Aktenordner? Als Personalabteilung würden Sie sich bestimmt lieber um Menschen kümmern, statt Akten zu wälzen. Doxis hilft Ihnen dabei, manuelle Aufgaben wie das Eingeben von Daten zu reduzieren und den Arbeitsalltag durch automatisierte Workflows zu beschleunigen. So können Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren: Die Mitarbeitenden.

Möchten Sie mehr über Doxis erfahren?

So arbeiten Sie mit der digitalen Personalakte:

Schnelle Ablage

Verträge, Gehaltsabrechnungen, Stundenzettel: Doxis hilft Ihnen beim Zuordnen zu den richtigen Personalakten und Registern. Neue Dokumente versioniert Doxis nachvollziehbar.

Strukturierte Register

Die Doxis Personalakte hat eine einheitliche Registerstruktur, z.B. für Bewerbungs-, Lohn- und Versicherungsunterlagen. Das hilft beim schnellen Ablegen und Wiederfinden aller Dokumente.

Übersichtliche Annotationen

Markierungen, Notizen, Stempel: Was Sie vom Papier kennen, nutzen Sie in Doxis digital. So bearbeiten Sie Personalunterlagen wie gewohnt und tauschen sich mit Kollegen aus.

Microsoft Office-Integration

Alle DMS-Funktionen von Doxis nutzen Sie auch in Microsoft Office. Für Suche und Ablage müssen Sie nicht einmal Ihr Dokument verlassen.

Personalakten revisionssicher archivieren

Doxis archiviert alle Personalakten und –unterlagen revisionssicher. Aufbewahrungsfristen vergibt und überwacht Doxis automatisch:

  • 2 Jahre: minimale Frist, z.B. für Abmahnungen & Überstundennachweise
  • 3 Jahre: regulär empfohlen für alle Unterlagen
  • 6 Jahre: für lohnsteuerrelevante Daten & Unterlagen
  • 10 Jahre: Lohnunterlagen mit Relevanz für die betriebliche Gewinnermittlung
  • Weitere individuelle Fristen legen Sie jederzeit selbst fest

HR- und Abrechnungssysteme integrieren

SAP, Oracle, ADP, VEDA: Mit Doxis integrieren Sie jedes HR- und Abrechnungssystem in Ihre Personalakten und vereinfachen dadurch Ihre Arbeit:

  • Bei neuen HR-Einträgen legt Doxis eine neue Personalakte an & startet das Onboarding
  • Doxis übernimmt automatisch Personaldaten & -dokumente, z.B. Entgeltabrechnungen
  • Sie wechseln jederzeit direkt zwischen einer Doxis Personalakte & Ihrem Fachsystem

Prozesse mit der digitalen Personalakte optimieren

Transparente Personalentwicklung

Versionskontrolle und einheitliche Ordnerstruktur mit vollständiger Transparenz für einen umfassenden Überblick vom Eintritt über die Entwicklung bis zum Austritt eines Mitarbeiters.

Automatisiertes On- & Offboarding

Ausgabe und Rücknahme von Zugangskarten durch die IT steuern, von Firmenfahrzeugen und Büroausstattung durch den Einkauf und vieles mehr.

Intelligentes Managen von Personaldaten

Doxis erkennt bei Mitarbeiterunterlagen automatisch enthaltene personenbezogene Daten und klassifiziert und schützt sie entsprechend der EU-DSGVO-Vorgaben.

Skillmanagement

Erfassen Sie die Skills jedes einzelnen Mitarbeiters, verwalten Sie seine berufliche Entwicklung, Qualifizierungen und Schulungen, um Personal zielgerichtet einzusetzen.

Elektronische Urlaubsanträge

Anträge digital verwalten und genehmigen – auch vom Mobilgerät aus – mit vollständiger Transparenz für Ihre Mitarbeiter.

Digitale Abrechnung von Reisekosten

Reisebelege können mit einem Mobilgerät direkt unterwegs eingescannt, eingereicht und schneller verbucht werden.

Elektronische Personalakte mit Doxis

Weniger Papier, mehr Flexibilität: Das erreichen Sie mit der Doxis digitalen Personalakte. Erfahren Sie, wie Sie Ihre Personalunterlagen effizient bearbeiten und sicher aufbewahren.


Schneller starten mit vorkonfigurierten Fast Starters

Die Doxis Fast Starters-Bibliothek bietet ein breites Spektrum an vorkonfigurierten und einfach zu modifizierenden ECM-Apps für bestimmte Unternehmensbereiche und Branchen, das ständig weiter ausgebaut wird. Wählen Sie einfach Workspaces und Workflows für Ihr aktuelles Projekt. Welche Fast Starters es aktuell gibt, erfahren Sie im Doxis Fast Starter-Katalog.


Compliance-konformes Personalmanagement

Sehen Sie im Video, wie Sie mit Doxis EU-DSGVO-konforme HR-Prozesse sicherstellen und gesetzliche Aufbewahrungsfristen automatisiert einhalten.


Haben Sie noch Fragen zu Doxis digitale Personalakte?

Unsere Experten für HR-Lösungen helfen Ihnen gern weiter. Wir unterstützen Sie dabei, Ihre speziellen Herausforderungen im Personalmanagement zu meistern. Kontaktieren Sie uns gleich heute!

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