Digitale Rechnungsverarbeitung mit Doxis

  • Tagesaktuelle Verarbeitung von tausenden Rechnungen
  • Zeitersparnis von rund 50 % pro Rechnung
  • Automatisierung von manuellen Arbeitsschritten
  • Transparenz über alle Rechnungsvorgänge
  • Gesicherte Compliance

Digitale Rechnungsverarbeitung in Höchstgeschwindigkeit

Eingangsrechnungen automatisiert in der richtigen digitalen Lieferantenakte ablegen, Rechnungsdaten von der Software erfassen lassen und lediglich einmal gegenprüfen sowie Rechnungen in Sekundenschnelle wiederfinden – so einfach wie bei einer Google-Suche.

Doxis rationalisiert, optimiert und automatisiert Ihren gesamten digitalen Rechnungsprozess.

Rentabilität steigern

Erhöhen Sie Ihre Rentabilität, indem Sie
Eingangsrechnungen schneller und fehlerfrei buchen und Skontofristen rechtzeitig geltend machen.

Effizienz erhöhen

Durch die Automatisierung nutzen Sie Ihre Ressourcen effizienter und vermeiden
Engpässe sowie Verzögerungen in der Rechnungsverarbeitung.

Liquiditätsplanung verbessern

Eine Übersicht von Status und Beträge aller Rechnungen ermöglicht eine tagesaktuelle Liquiditätsplanung sowie die Identifizierung von Optimierungspotenzialen. 

Doxis für Rechnungsautomatisierung

Möchten Sie Ihre Rechnungsverwaltung und -bearbeitung für schnelle und präzise Arbeitsabläufe beschleunigen? Doxis automatisiert Ihre Rechnungsprozesse, indem es relevante Daten extrahiert und Fehler erkennt. Doxis hilft Ihnen, die Informationen in Ihren Dokumenten einzuordnen, zu analysieren und Entscheidungen zu treffen – das beschleunigt Ihre tägliche Arbeit und sichert die Einhaltung von Vorschriften.

Möchten Sie mehr über Doxis erfahren?

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6 Schritte der digitalen Rechnungsverarbeitung mit Doxis

Schritt 1:

Eingangsrechnung im Posteingang

Doxis nimmt digitale Eingangsrechnungen direkt zur Verarbeitung entgegen. Passende Schnittstellen ermöglichen es Doxis,  eigenständig auf den digitalen Posteingang zuzugreifen und die Rechnungen abzurufen. Papierbasierte Rechnungen müssen hingegen gemäß den GoBD-Richtlinien gescannt und anschließend an Doxis übergeben werden.

  • ausbaubar zur unternehmensweiten Posteingangsverarbeitung & zur kompletten ECM-Plattform
  • digitales Rechnungseingangsbuch

Schritt 2:

Erfassung der Rechnungsdaten

Mit der integrierten OCR erkennt und erfasst Doxis alle relevanten Rechnungsdaten und bereitet diese interpretierbar auf. Anschließend legt Doxis die Rechnung automatisch in der kontextbezogenen digitalen Akte ab, beispielsweise in der passenden Lieferantenakte

  • geeignet für alle Formate: Papier, PDF, E-Mail, XML, XRechnung, ZUGFeRD 2.0, etc.
  • für Rechnungen ohne und mit Bestellbezug (bis hin zur Dunkelbuchung), Einzel-, Teil-, Sammel-, Abschlags- und Schlussrechnungen
  • On-the-fly-Lernen zur stetigen Verbesserung der Erkennung von Rechnungsdokumenten

Schritt 3:

Rechnungsprüfung

Doxis prüft die Eingangsrechnung auf sachliche und formelle Richtigkeit. Fehlende oder falsche Inhalte sind direkt sichtbar. Dies ermöglicht beispielsweise ein schnelles Handeln bei Abweichungen zur Auftragsbestätigung, um Verzögerungen in der Produktion zu vermeiden. 

Über Schnittstellen übergibt Doxis die Rechnungsdaten im richtigen Format an Ihr ERP-System, wie SAP, zur weiteren Verarbeitung. 

  • Abbilden aller Arten von Freigabeprozessen
  • tiefe Integration in SAP & Anbindung an jedes ERP & jede FiBu
  • unterstützt verschiedene Währungen und bis zu 13 Sprachen

Schritt 4:

Rechnungsfreigabe

Doxis übergibt die geprüfte Rechnung in einen Freigabeworkflow. Anhand unterschiedlicher Kriterien, wie z.B. Kostenstelle, Rechnungspositionen und -betrag, ermittelt Doxis den zuständigen Mitarbeiter und weist eine Aufgabe zur Rechnungsfreigabe zu. Über das mehrstufige Freigabeverfahren erfüllen Sie interne Regularien wie das 4-Augen-Prinzip. Eine Vertreterregelung ermöglicht kurzfristige Alternativen für eine schnelle Rechnungsfreigaben ohne Bearbeitungsstaus. 

  • automatische Bearbeiterfindung und Eskalationsmechanismen
  • Mehrstufige Freigabeverfahren, Delegation und Vertreterregelungen

Schritt 5:

Rechnung buchen

Nach Freigabe der Rechnung übermittelt Doxis alle buchungsrelevanten Daten an Ihr ERP- oder FiBu-System. Dort schließen die Mitarbeiter dann die Buchung innerhalb der Zahlungsfristen ab. 

  • Rechnung mit Bestellbezug können vollständig automatisiert gebucht werden (Dunkelbuchung)
  • Einhaltung von Skontofristen
  • integriertes Data Warehouse mit umfangreichen Reports

Schritt 6:

Rechnung revisionssicher archivieren

Das revisionssichere Archiv von Doxis ermöglicht die GoBD-konforme Archivierung sämtlicher Geschäftsunterlagen einschließlich Ihrer Rechnungen. 

Doxis Features zur Optimierung Ihrer Rechnungsverarbeitung

Richtig archivieren

Alle Rechnungen archiviert Doxis automatisch revisionssicher bis zum Ende ihrer gesetzlichen Aufbewahrungsfrist.

ERP & FiBu integrieren

Doxis integriert sich in alle ERP-/FiBu-Systeme und gleicht Ge­schäfts­partner, Stammdaten, Preise und Mengen automatisch ab.

Rechnungen dunkel buchen

Rechnungen mit Bestellbezug verarbeitet Doxis komplett allein – bis hin zur automatischen Dunkelbuchung.

Bearbeiter & Prozesse finden

4-Augen-Prinzip, parallele oder zusätzliche Prüfer: Doxis findet den richtigen Prozess, Bearbeiter und Stellvertreter.

Mobile Freigaben

Mit dem mobilen Client von Doxis und der SAP Fiori-App können Sie Rechnungen immer und überall freigeben.

Formal & inhaltlich prüfen

Doxis prüft alle Rechnungsformate inhaltlich und formal: PDF, CSV, EDI, XRechnung, ZUGFeRD 2.0, Papierpost u.v.m.

Entdecken Sie die digitale Rechnungsverarbeitung mit Doxis

Sie erfahren in dieser Broschüre

  • Welche Herausforderungen Sie mit einem automatisierten Rechnungseingang lösen
  • Beispiele für den Einsatz von Doxis in allen Stufen der Rechnungsverarbeitung
  • 12 Gründe, warum Doxis Intelligent Invoice Automation Ihrem ganzen Unternehmen nützt
  • Welche weiteren unternehmensweiten Doxis-Lösungen Sie leicht einführen

Vorteile der elektronischen Rechnungsverarbeitung

Der digitale und automatisierte Rechnungseingang bietet großes Potenzial: Hier lassen sich Prozesse beschleunigen und so bares Geld sparen. Mit Doxis benötigen Sie weniger Personal, um Rechnungen zu bearbeiten, vermeiden kostspielige Fehler und erhalten die nötige Transparenz für tagesaktuelle Liquiditätsplanung. Schaffen Sie die Voraussetzung, um Buchungen schneller vorzunehmen: Das zahlt sich auch beim Einhalten von Skontofristen aus.

Kürzere Durchlaufzeiten, mehr Qualität

Automatisieren Sie das Auslesen, Erfassen, Prüfen und Buchen von Rechnungen und senken Sie die Fehlerquote.

Kosten minimieren

Buchen Sie mehr Rechnungen mit weniger Personaleinsatz und profitieren Sie von Skonti.

Ressourcen besser nutzen

Reduzieren Sie manuelle Tätigkeiten und verschaffen Sie Mit­ar­beitern mehr Zeit für die Zusammenarbeit mit Finanz-Partnern.

Liquidität tagesaktuell planen

Planen Sie die Liquidität besser dank einer stets aktuellen Übersicht über den Status aller Rechnungen.

Prozesse weiter optimieren

Verbessern Sie die Qualität und Geschwindigkeit der Rechnungsverarbeitung durch selbstlernende Prozesse.

Compliance einhalten

Halten Sie rechtliche Vorgaben wie GoBD, EIDI-V und BAO beim verarbeiten und Archivieren von Rechnungen nachweisbar ein.

Entdecken Sie die automatisierte Rechnungsverarbeitung

Erleben Sie Doxis, das Enterprise Content Management System der nächsten Generation. Durch individualisierbare Workflows, Content-Bridges zu Ihren Drittsystemen und vielzähligen Erweiterungsmöglichkeiten etablieren mit Doxis ein zukunftssicheres und skalierbares Informationsmanagement.

Fragen Sie jetzt Ihre persönliche Live-Demo an.

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Die häufigsten Fragen zur automatisierten Rechnungsverarbeitung

Was bedeutet digitale Rechnungsverarbeitung?
Digitale Rechnungsverarbeitung beschreibt die elektronische Verarbeitung von Rechnung mit möglichst vielen automatisierten Arbeitsschritten. Das beginnt bei einem automatisierten Import der digitalen Eingangsrechnung in das System bis hin zur Rechnungsfreigabe und die Datenübertragung ins Buchungssystem zur Verbuchung.
Was sind die Vorteile von digitaler Rechnungsverarbeitung?
Die beiden größten Vorteile liegen in deutlich schnellen Prozessen und einem geringeren Fehlerrisiko. Außerdem bietet ein ECM Funktionen zur Compliance bei der digitalen Rechnungsverarbeitung, wie leichtes Auffinden, Schutz vor Manipulation und eine revisionssichere Archivierung.

Wie können wir helfen?

+49 (0) 228 90896-789
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