Cyfrowe środowisko pracy uchodziło do niedawna za bliżej nieokreśloną przyszłość biznesowej rzeczywistości. Sukcesywne ulepszanie wykorzystywanych rozwiązań sprawiło jednak, że pełna automatyzacja działań zachodzących w przedsiębiorstwach dość szybko stała się funkcjonującą, a jednocześnie dobrze prosperującą całością. Jednym z jej wyrazów, stanowiących w istocie podstawę działania, jest system zarządzania przebiegiem procesów pracy, projektowany i koordynowany przez odpowiedni program workflow , tworzący zaś jednocześnie cyfrową przestrzeń roboczą.

Zarządzanie przepływem pracy – o teorii i praktyce

Wyeliminowanie z codziennego użytku papierowych form szeregu najróżniejszych dokumentów doprowadziło do znacznego uproszczenia większości procesów w biznesie, paradoksalnie jednak – stworzyło i nowe wyzwania. Te z kolei dotyczą w głównej mierze kwestii związanych z codziennym wykorzystywaniem i przetwarzaniem plików, a co za tym idzie – losowych sytuacji, z którymi się łączą. W tym też przypadku istotne staje się zastosowanie odpowiedniego rozwiązania, a mianowicie – przeniesienie teorii przepływu pracy w cyfrowe realia. Sam workflow bywa bowiem definiowany jako bieg informacji między obiektami; w węższym znaczeniu tyczy się zaś obiegu dokumentów między pracownikami poszczególnych jednostek. Program workflow będzie tym samym stanowić cyfrowe rozwiązanie wspomagające pracę konkretnych grup.

W rzeczywistości działanie oprogramowania sprowadzić można do kilku zasadniczych funkcji. Przede wszystkim, pozwala ono na określenie ról, które pełnią (bądź pełnić będą) w przetwarzaniu dokumentów poszczególne osoby. Prócz tego umożliwia także monitorowanie pośrednich stanów plików, a co za tym idzie – jest niezwykle przydatne w próbach określenia początku oraz końca danego procesu. Dodatkowo, jest również istotnym elementem w działaniach kontrolnych – znacznie przyspiesza wszelkie badania nad wykorzystywanymi metodami pracy.

Plusy wykorzystania programu do workflow

Przybliżając korzyści systemu zarządzania przebiegiem procesów pracy nie sposób nie zacząć od kwestii, które wynikają bezpośrednio z jego istoty. Automatyzacja działań prowadzi bowiem zarówno do zaoszczędzenia czasu, jak do ograniczenia ponoszonych kosztów – z tym zaś związane są zagadnienia wydajności i efektywności samej pracy. Wykorzystywanie cyfrowej przestrzeni roboczej daje także możliwość lepszego zarządzania zespołem – głównie dzięki sprawniejszemu rozdzielaniu obowiązków, jak również kontroli poszczególnych etapów realizacji zadań. Wartym wspomnienia jest ponadto funkcjonowanie w obliczu wystąpienia ewentualnych problemów – dzięki zastosowanym mechanizmom reakcja może być natychmiastowa, co z kolei ogranicza do minimum ryzyko przestojów. Odpowiednio wdrożony workflow program przynosi też wymierne korzyści samym pracownikom – przydzielanie konkretnych zadań, stanowiących z założenia element większej całości, przyczynia się bowiem zarówno do uporządkowania pracy, jak i do większej odpowiedzialności w związku z wykonywanymi działaniami. Świadomość możliwości szybkiego ustalenia źródła potencjalnych opóźnień czy zaniedbań wpływa także na kwestie wydajności.