Formularz wyszukiwania

W aktach elektronicznych bazujących na Doxis4 możliwe jest centralne gromadzenie, zarządzanie i dokumentowanie obiektów informacyjnych pochodzących z różnych źródeł i dostępnych w najróżniejszych formatach – zeskanowanych dokumentów papierowych i dokumentów cyfrowych, wiadomości e-mail, obrazów, filmów wideo, linków itd. Zintegrowana przeglądarka obsługuje ponad 300 formatów. Wyświetla tym samym zawartość różnorodnych obiektów informacyjnych także wtedy, gdy brak jest oryginalnego programu, w którym utworzono plik. Opcjonalnie wszystkie obiekty informacyjne można rzecz jasna prezentować z wykorzystaniem innej aplikacji zainstalowanej w systemie.

Nawigacja wśród akt elektronicznych odbywa się w łatwy sposób za pośrednictwem danej struktury rejestru, z wykorzystaniem funkcji wyszukiwania w wielu polach lub funkcji wyszukiwania pełnotekstowego (text mining) w obrębie całej struktury rejestru. Różnorodne możliwości filtrowania, funkcja grupowania i sortowanie list wyników wspomagają obsługę nawet dużej liczby dokumentów. Cyfrowe akta są zawsze dostępne niezależnie od lokalizacji jako akta offline lub opcjonalnie dzięki dostępowi poprzez klienta internetowego i mobilnego – pod warunkiem posiadania odpowiednich uprawnień! Zależnie od danych struktur IT akta elektroniczne mogą być przechowywane centralnie, w lokalizacjach rozproszonych lub trwale w sposób łączący obie metody.

Tworzenie akt elektronicznych odbywa się w oparciu o centralne (wzgl. obowiązujące w dziale lub innej jednostce organizacyjnej), swobodnie definiowane modele akt. Wskazują one, jakie treści są zawarte w aktach i jaką mają mieć strukturę. Oprócz zapisu w zorganizowanych hierarchicznie rejestrach statycznych Doxis4 obsługuje również rejestry dynamiczne, których treść jest automatycznie generowana z całego repozytorium treści w oparciu o zdefiniowane kryteria wyszukiwania. Użytkownicy mogą też w dowolnym momencie tworzyć indywidualne widoki zasobu informacyjnego. Te tzw. „wirtualne akta” nie wymagają przemieszczania ani kopiowania treści – każdy obiekt informacyjny można przypisać do kilku akt w nieredundantny sposób.

W przypadku akt elektronicznych Doxis4 można dokładnie i szczegółowo określić, kto może dokonywać wglądu w dane akta, operacje i dokumenty, a kto nie. Do ochrony wrażliwych dokumentów przyczynia się osobista autoryzacja i uwierzytelnianie użytkownika, szyfrowanie SSL komunikacji na linii klient-serwer oraz – zależnie od przypadku zastosowania – przejmowanie uprawnień z systemów trzecich (jak LDAP, HR, CRM czy ERP). Funkcja dziennika inspekcji pozwala na protokołowanie wszystkich dostępów i zmian.

W przypadku koncernów i średnich przedsiębiorstw posiadających liczne niezależne prawnie jednostki oferowana przez akta elektroniczne Doxis4 wielodostępność jest nieodzowna: dzięki niej każda spółka lub każdy mandant może oglądać lub modyfikować wyłącznie swoje dane. Przejście między mandantami jest w tym przypadku możliwe wyłącznie po ponownej autoryzacji i uwierzytelnieniu użytkownika. Rozdzielność mandantów może zostać określona również w koncepcji uprawnień oraz na drodze oddzielnego gromadzenia danych (baza danych i nośniki pamięci).

Doxis4 cubeDesigner pozwala na indywidualne definiowanie i projektowanie aplikacji akt oraz administrowanie nimi („Made-by-yourself”). W tym celu system Doxis4 oferuje administratorom specjalistycznym oraz zaawansowanym użytkownikom prostą w obsłudze, graficzną aplikację do projektowania masek. Raz utworzone w Doxis4 cubeDesigner aplikacje akt mogą być równolegle rozdzielane i prezentowane za pośrednictwem różnych klientów Doxis4.