Każda firma potrzebuje zarówno przetwarzać jak i weryfikować swoje faktury. Ten proces nie musi być jednak całkowicie manualny i może być zautomatyzowany. Co więcej, aby zmaksymalizować skuteczność swojej organizacji powinien zostać zautomatyzowany. Ale co kryje się za terminem zautomatyzowanego przetwarzanie faktur?

Weryfikacja faktur odnosi się do sprawdzania faktur przychodzących (tj. od dostawców) przez dział księgowości. Proces ten dzieli się na kroki formalne i merytoryczne i może być przeprowadzany elektronicznie z wykorzystaniem rozwiązań z zakresu zarządzania dokumentami (DMS) i przepływem pracy, a także zarządzaniem treścią przedsiębiorstwa (ECM).

Zautomatyzowane przetwarzanie faktur umożliwia wiele możliwości i sposobów skanowania   dokumentów, od jednego scentralizowanego procesu skanowania po skanowanie dokumentów w poszczególnych lokalizacjach. Dane z faktury wymagane do weryfikacji mogą być pobierane automatycznie za pomocą optycznego rozpoznawania znaków (OCR), co ułatwia sprawdzenie poprawności formalnej i merytorycznej faktury.

W idealnym przypadku, funkcje automatycznego przetwarzania faktur pozwalają na umieszczenie ich również we właściwym kontekście ("do jakiego klienta, oferty lub dowodu dostawy należy ten rachunek?"). Podobnie jak w przypadku dokumentów papierowych, każda faktura może zostać opatrzona adnotacjami, komentarzami i uwagami bez konieczności modyfikacji oryginalnego dokumentu.

Równolegle do przetwarzania faktur oprogramowanie umożliwia archiwizację faktur w sposób, który umożliwia kontrolę nad nimi, wraz z odpowiednimi danymi i dokumentami dotyczącymi ich księgowania. Dzięki spójnej dokumentacji wszystkich etapów przetwarzania dokumentów, cały proces jest śledzony krok po kroku, umożliwiając wzgląd i odtworzenie każdego z nich.

W 69 procentach firm e-faktury przychodzące są drukowane w celu weryfikacji i przetwarzania - wynika z badania przeprowadzonego przez IBI research na Uniwersytecie w Regensburgu. Tego rodzaju praktyki przeczą idei faktur elektronicznych! Ponadto, w celu ułatwienia elektronicznego przetwarzania faktur, są one zazwyczaj wielokrotnie kopiowane, zanim zostaną przekazane do odpowiednich działów. Długie odległości pomiędzy poszczególnymi działami - zwłaszcza w przedsiębiorstwach posiadających więcej niż jedną lokalizację - często powodują, że terminy realizacji rabatów gotówkowych nie są dotrzymywane, a pracownicy gubią się w procesie przetwarzania faktur. 

Opóźnienia w płatnościach spowodowane takimi problemami trwale niszczą relacje biznesowe z dostawcami. Ponadto cierpi na tym także planowanie płynności finansowej, ponieważ nie można precyzyjnie określić wolumenów i kwot faktur oraz dokładnej liczby faktur w obiegu. W związku z tym wiarygodne planowanie płynności finansowej jest niemalże niemożliwe. Niestety, jest to problem którego nie da się całkowicie uniknąć. Niemniej jednak, automatyczne przetwarzanie faktur jest narzędziem, które zdecydowanie usprawnia te procesy.

Być może jesteś już adwokatem faktur elektronicznych, ale zastanawiasz się, jak właściwie przetworzyć e-fakturę. W kolejnym akapicie chcielibyśmy wyjaśnić wszelkie wątpliwości. Podczas przygotowywania twojej firmy do automatyzacji przetwarzania faktur, oto kroki, które należy wykonać:

Weryfikacja merytoryczna

Na początku należy zacząć od sprawdzenia, czy istnieje zobowiązanie do zapłaty. Często faktura jest powiązana bezpośrednio z obecną dokumentacją, taką jak dowód dostawy lub dokument z oryginalną ofertą dostawcy. Jeżeli stwierdzono istnienie zobowiązania, kolejnym krokiem jest sprawdzenie treści faktury. Sprawdzana jest ilość i rodzaj wyszczególnionych pozycji - tj. dostarczonych towarów i wykonanych usług - jak również kwoty brutto i netto.

Formalna weryfikacja

Formalna weryfikacja faktur sprawdza, czy faktura zawiera wszystkie niezbędne dane zgodnie ze standardami e-fakturowania. Zgodnie z wieloma standardami e-fakturowania, faktura musi zawierać pełną nazwę i adres wystawcy i odbiorcy, datę wystawienia, numer i datę faktury oraz rodzaj i ilość świadczonych usług.

Jak tylko forma i treść faktur zostaną zweryfikowane i uznane za wolne od błędów, faktury mogą zostać zaksięgowane w kolejnym kroku.