Best Practice Ärztliche Verrechnungsstelle Büdingen

Temat	Archiwizacja, zarządzanie dokumentami (DMS), akta elektroniczne, przepływ prac, elektroniczne skrzynki robocze oraz integracja pakietu Office.
Branża	Usługi w obszarze opieki zdrowotnej
Współpracownik	Ok. 500
Obroty	Ok 16 mln euro (wartość opłat ok. 400 mln)
Siedziba przedsiębiorstwa	Büdingen
Intergracja	Własna aplikacja PVS (KID, OPD), Microsoft Office
Okoliczności projektu	Niemcy

Oprogramowanie Doxis4 umożliwiło nam optymalizację naszych procesów, co pozytywnie wpłynęło na nasz personel i jakość naszych usług.

Helmut Glas, kierownik działu IT

Wyznanie

Konieczna była zmiana starego archiwum PVS, gdyż nie było już możliwości jego stosownego ulepszania i skalowania pod kątem przyszłej rozbudowy
Heterogeniczność starych danych spowodowana ich niejednolitym przechowywaniem oraz różnicami w formatach

Cele

Centralne, jednolite przechowywanie danych
Spełniająca wymogi kontrolne archiwizacja w całym procesie biznesowym
Optymalizacja procesów w ramach poczty przychodzącej, korespondencji, centrum obsługi
Skalowalność systemu

Rozwiązania

Stabilne archiwum gwarantujące wysoką dostępność
Elektroniczne akta klientów i spraw
Skanowanie i rozdzielanie poczty przychodzącej
Elektroniczne skrzynki robocze dla pracowników zajmujących się opracowaniem

Na temat projektu

Sytuacja wyjściowa

8500 lekarzy posiadających prywatne gabinety zaufało niemal dziewięćdziesięcioletniemu doświadczeniu lekarskiej izby rozrachunkowej Ärztliche Verrechnungsstelle Büdingen (PVS), powierzając jej rozliczanie swoich faktur prywatnych. W 2008 r. w PVS zapadła decyzja o realizacji nowego archiwum elektronicznego, gdyż nie istniała możliwość skalowania i stosownego ulepszania bazy danych. Szczególnym wyzwaniem podczas migracji do nowego systemu było wprowadzanie starych danych. Powód: niejednorodne przechowywanie danych lub zróżnicowanie formatów danych w starym systemie.

Przyczyny wybrania firmy SER

Firma SER to niemiecki producent i projektant, który dostarcza wszystkie rozwiązania „z jednej ręki”
PVS i SER wspólnie opracowały katalog wymagań, definicje procesów, szczegółowy opis struktury systemu (deskryptory, pola indeksów) itd.

Rozwiązanie

Doxis4 z archiwum, systemem DMS, aktami elektronicznymi, skrzynkami roboczymi, przepływem pracy, funkcją Capture, SmartOfficePlus
księgą jakości (aktualny projekt)

Integracja

Własne aplikacje PVS: KID – pulpit informacyjny dla klientów (aplikacja intranetowa) oraz wyszukiwarka umożliwiająca wyświetlanie otwartych pozycji (OPD). 2014: Integracja z Microsoft Office

Ilość dokumentów

Liczba akt elektronicznych łącznie: ponad 11 mln (11 126 583 akt spraw, 22 462 akt klientów)
Liczba dokumentów łącznie: ok. 15,5 mln (13,1 mln dokumentów w aktach spraw, 2,4 mln w aktach klientów), łączna pamięć: ok. 14 terabajtów

Użytkownicy

300 użytkowników

Realizacja

2008: Wdrożenie systemów SER oraz migracja starych danych. Akta spraw i klientów są obecnie prowadzone i opracowywane w pełni automatycznie dzięki stabilnemu i gwarantującemu wysoką dostępność archiwum, nowoczesnemu systemowi zarządzania aktami (akta elektroniczne) oraz funkcji przetwarzania skrzynek roboczych. Poczta przychodząca zeskanowana za pośrednictwem Doxis4 Capture jest przypisywana do akt elektronicznych i przekazywana do elektronicznych skrzynek roboczych należących do ponad 300 pracowników. Na stronach tytułowych akt widoczne są informacje z baz danych, a w przypadku akt przypadków np. dane pacjenta lub odbiorcy faktury oraz informacje o statusie. W przypadku akt klienta jest to numer i adres klienta, data przystąpienia oraz informacje o historii akt. 2014: Integracja pakietu Microsoft ze SmartOffice Plus

Korzyści

Przejrzyste gromadzenie dokumentów w aktach elektronicznych poprawia kontrolę nad klientami i przypadkami
Możliwość stosowania jednolitego formatu plików (PDF) dla zarchiwizowanych dokumentów bezpośrednio po eksporcie do innych systemów lub w celu wysłania
Cała hierarchia obejmująca akta, strukturę katalogów, typy dokumentów oraz pojedyncze dokumenty jest dokładnie dopasowana do potrzeb PVS i zapewnia wsparcie użytkowników
Najważniejsza cecha aplikacji SER: funkcja swobodnego projektowania pozwalająca na bardzo dobre odzwierciedlenie środowiska organizacyjnego usług PVS.