Best Practice Miasto Getynga

Temat Elektroniczne zarządzanie reklamacjami i zarządzanie dokumentami w oparciu o akta elektroniczne.
Branża Administracja publiczna
Współpracownik 1 200
Intergracja Procedury administracyjne: OPEN/PROSOZ, INFOMA
Okoliczności projektu Urząd Miasta Getyngi

Akta elektroniczne redukują ilość monotonnych czynności związanych z wyszukiwaniem i archiwizacją oraz optymalizują przebiegi prac. Dostęp do akt jest możliwy w dowolnym czasie i niezależnie od miejsca, umożliwiając tym samym np. naprzemienną pracę zdalną.

Stefanie Ahlborn, koordynatorka projektu eGovernment w Getyndze

Wyznanie

  • Wybór wydajnego systemu ECM
  • Ustrukturyzowane zarządzanie projektami
  • „Zjednanie” pracowników dzięki dobremu zarządzaniu zmianami

Cele

  • Elektroniczne opracowywanie akt we wszystkich jednostkach organizacyjnych
  • Standardowe przetwarzanie transakcji
  • Możliwość pracy zdalnej dzięki dostępowi niezależnemu od czasu i miejsca

Rozwiązania

  • Ogólne zarządzanie dokumentami (ASV) z funkcją akt elektronicznych
  • Integracja komunalnych procedur administracyjnych
  • Przetwarzanie transakcji sterowane przepływem prac
  • Elektroniczne zarządzanie reklamacjami

Na temat projektu

Sytuacja wyjściowa

Władze miasta Getyngi od kilku lat zajmują się kwestiami związanymi z administracją elektroniczną („eGovernment”). Przejście na system elektroniczny ma odbywać się sukcesywnie. Ustalono, że proces ten ma bazować na aktach elektronicznych. Po zdobyciu zasobów ludzkich i finansowych oraz stworzeniu warunków organizacyjnych dla uporządkowanego i skoordynowanego wdrożenia akt elektronicznych zamówiono wydajny system bazujący na oprogramowaniu DOxis4. Wybór rozwiązania bazował na wieloletnim doświadczeniu administracyjnym i praktycznym w pracy ze starym systemem.

Przyczyny wybrania firmy SER

  • Duża liczba funkcji dostępnych w standardzie
  • Skalowalność rozwiązania
  • Elastyczne podejście przy uwzględnianiu określonych wymagań miasta Getynga

Rozwiązanie

  • Integracja z procedurą administracyjną OPEN/PROSOZ
  • Ogólne zarządzanie dokumentami (ASV) z funkcją akt elektronicznych
  • Elektroniczne zarządzanie reklamacjami
  • Przepływy prac wspomagające przetwarzanie transakcji

Integracja

Procedury administracyjne OPEN/PROSOZ

Ilość dokumentów

Obecnie ok. 6350 akt i 14 150 dokumentów

Użytkownicy

Obecnie 92, docelowo 1200

Realizacja

W Wydziale ds. Socjalnych rozpoczęto integrację Doxis4 w ramach procedury administracyjnej OPEN/PROSOZ. Jego 40 pracowników odnosi korzyści z powiązania tej procedury administracyjnej z elektronicznymi aktami Doxis4, w których odbywa się zarządzanie dokumentami OPEN/PROSOZ. Nastąpi jeszcze integracja kolejnych miejskich procedur administracyjnych, jak np. INFOMA – podatki, INFOMA – kasa i pmOWI. System ogólnego zarządzania dokumentami (ASV) wdrożono najpierw w graniczących ze sobą obszarach: referacie nadburmistrza, referacie prawnym oraz w części wydziału ds. personalnych i organizacji, w których z akt elektronicznych korzysta jak dotąd 46 pracowników. Jako kolejne integracji z ASV zostaną poddane Wydziały ds. Finansów, Spraw Socjalnych i Młodzieży

Korzyści

  • Zmniejszenie obciążenia monotonnym wyszukiwaniem i archiwizowaniem dokumentów; dostęp do akt możliwy w każdym czasie i z każdego miejsca
  • Większa przejrzystość procesów dzięki wysokiemu poziomowi cyfryzacji
  • Możliwość pracy zdalnej zwiększa atrakcyjność miasta jako pracodawcy
  • Akta elektroniczne wspomagają dalszą realizację zadań oraz świadczenie usług niezależnie od zmian demograficznych