Best Practice Randstad Niemcy

Temat	Archiwizacja dokumentów personalnych dzięki integracji SAP
Branża	Dostawca usług doradztwa i pośrednictwa personalnego
Współpracownik	ok. 63 000 (2013)
Obroty	1,88 mld euro (2013) w Niemczech
Siedziba przedsiębiorstwa	Eschborn
Intergracja	SAP HCM
Okoliczności projektu	Niemcy

Zalety nowego systemu są widoczne każdego dnia, a udana współpraca z SER znacząco przyczyniła się do szybkiej i udanej realizacji projektu.

Manuela Weil, kierownik projektów w Randstad

Wyznanie

Słaba wydajność starego archiwum
Wysokie koszty wsparcia
Anachroniczna architektura starego archiwum
Migracja 27 milionów starych dokumentów
Archiwizacja wszystkich dokumentów personalnych z systemu zarządzania folderami SAP

Cele

Wydajne, stabilne i nowoczesne archiwum dokumentów personalnych
Udoskonalenie infrastruktury wsparcia IT
Obniżenie kosztów operacyjnych
Bezpośrednia dostępność 27 mln dokumentów

Rozwiązania

Archiwum akt personalnych
Funkcja rozpoznawania pełnotekstowego (OCR) we wszystkich dokumentach
Eksploatacja w głównym centrum komputerowym Randstad
Klaster systemowy w celu zapewnienia większej stabilności
System pamięci trwałej NetApp SnapLock

Na temat projektu

Sytuacja wyjściowa

Ok. 2500 pracowników Randstad w całych Niemczech zajmuje się pośrednictwem pracy. Kluczowym elementem działalności biznesowej firmy są dane kandydatów i pracowników. Bezpośredni i możliwy w każdym momencie dostęp do dokumentów personalnych ma kluczowe znaczenie dla działalności firmy świadczącej usługi doradztwa i pośrednictwa personalnego.

Przyczyny wybrania firmy SER

Ze wszystkich oferentów najlepiej spełniliśmy katalog wymagań
Elastyczne i terminowe spełnianie życzeń klienta
Niewielka odległość pomiędzy firmą SER a siedzibą Randstad w Eschborn

Rozwiązanie

Archiwizacja dokumentów personalnych i danych osobowych z systemu SAP HCM

Integracja

SAP HCM

Partner projektowy

Firma HAVI Solutions świadcząca usługi skanowania: migracja „starych” dokumentów

Ilość dokumentów

27 mln. dokumentów personalnych („stare” dane), od 20 000 do 100 000 nowych dokumentów dziennie

Użytkownicy

2500 pracowników Randstad z dostępem do systemu SAP

Realizacja

Zamiana starego archiwum
Migracja 27 mln dokumentów
Konwersja dokumentów TIFF do formatu PDF/A
Zgodny z wymogami kontrolnymi zapis od 20 000 do 100 000 nowych dokumentów dziennie w archiwum SER
Początek fazy produktywnej w dwa miesiące po udzieleniu zamówienia
Zakończenie migracji starych danych oraz odbiór rozwiązania przez firmę Ranstad po kolejnych dwóch miesiącach