PolskiBest Practice Westfalen Gruppe
| Temat | Archiwizacja, zarządzanie dokumentami (DMS) oraz automatyczne przetwarzanie faktur przychodzących. |
| Branża | Zaopatrzenie w energię |
| Współpracownik | 1 345 |
| Obroty | 1,9 mld (2013) |
| Siedziba przedsiębiorstwa | Münster |
| Intergracja | SAP, Intrexx-Portal |
| Okoliczności projektu | Zasięg międzynarodowy |
Dzięki systemowi DMS firmy osiągamy wyjątkową wydajność – zarówno gdy chodzi o klientów, jak i dostawców!
Wyznanie
- Centralny wpływ faktur z decentralnym procesem zatwierdzania
- Maksymalne obciążenie podczas przetwarzania kart płatniczych
- Brak bezpośredniego przypisania dokumentów do transakcji SAP
- Częste zapytania klientów dotyczące dokumentów poświęconych produktom
- Elektroniczna organizacja dokumentów personalnych
Cele
- Obniżenie czasu oczekiwania i przestojów podczas zatwierdzania faktur
- Szybkie i bezbłędne pozyskiwanie danych z kart płatniczych
- Wyświetlanie dokumentów dotyczących danej transakcji z poziomu SAP
- Dostęp online dla klientów do informacji o produktach
- Dostęp do dokumentów personalnych zgodnie z koncepcją uprawnień
Rozwiązania
- Automatyczne ekstrahowanie danych z faktur, kart płatniczych i dokumentów inwentaryzacyjnych
- Integracja archiwum dla wszystkich modułów SAP
- Zarządzanie placówkami dla stacji paliw i działek pod SAP + Doxis4
- System SAP/Doxis4 do zarządzania zbiornikami gazu i wyposażeniem technicznym
- Integracja portalu klientów z archiwum
- Archiwum akt personalnych
Na temat projektu
Sytuacja wyjściowa
Utworzenie centralnego systemu obsługi faktur przychodzących pociągnęło za sobą wzmożone „wędrówki” dokumentów papierowych, gdyż zatwierdzanie faktur odbywało się decentralnie w poszczególnych lokalizacjach Westfalen Gruppe. W celu przyspieszenia procesu zatwierdzania oraz wyeliminowania czasu potrzebnego na wysyłkę drogą pocztową, zdigitalizowane faktury miały być przetrzymywane centralnie w sposób zgodny z prawem i udostępniane na potrzeby kontroli.
Przyczyny wybrania firmy SER
- Niezależny, stabilny system ECM ze standardowymi interfejsami
- Możliwość integracji z różnymi systemami ERP, jak np. SAP
- Wiarygodny dostawca niemiecki, dostępny bezpośrednio
- Wszystko od jednego dostawcy: produkcja oprogramowania, implementacja i wsparcie
Rozwiązanie
- Automatyczna obsługa (odczyt i kontrola) faktur papierowych lub elektronicznych w systemie InvoiceMaster Read, bazujący na SAP przepływ prac kontroli faktur, Doxis4 eMail Importer
- Automatyczne ekstrahowanie danych z kart płatniczych i dokumentów inwentaryzacyjnych
- Integracja archiwum Doxis4 dla wszystkich modułów SAP z interfejsem ArchiveLink
- Archiwum akt personalnych z wielodostępnym systemem Doxis4
Integracja
SAP, m.in. moduły MM, FI, HR, PP, PM, SD
Ilość dokumentów
Od 1998 r. poddano archiwizacji 27,7 mln dokumentów, roczny wzrost liczby: 2,5 mln dokumentów.
Użytkownicy
500 osób w Westfalen Gruppe. Do 100 000 dostępów klientów finalnych za pośrednictwem portalu
Realizacja
- Start w 1998 r.: Stworzenie archiwum faktur SER zintegrowanego z systemem SAP
- Wdrożenie automatycznego systemu odczytu i kontroli faktur w 2010 r.
- Przetwarzanie kart płatniczych (rozliczanie wynagrodzeń) z funkcją ekstrahowania danych i zgłoszeniem do SAP
- Funkcje wyszukiwania, np. dla dokumentów klientów, takich jak rozliczenia, zamówienia, dostawy, przegląd dokumentów dla ok. 50 000 zbiorników gazu, których dokumentacja kontrolna musi być przechowywana przez czas cyklu życia wynoszący do 30 lat
- Przegląd dokumentów personalnych z integracją z SAP HR
- Dostęp z portalu dla klientów do kart charakterystyk i kart produktu
Korzyści
- Oszczędność czasu dzięki automatycznemu przetwarzaniu faktur, kart płatniczych i dokumentów inwentaryzacyjnych oraz eliminacja błędów dzięki automatycznemu ekstrahowaniu danych
- Niezależna od miejsca dostępność zarchiwizowanych dokumentów
- Bezpośrednia dostępność informacji w obrębie procesów biznesowych