Sytuacja wyjściowa

Zadaniem nowej klinicznej księgi jakości miało być udostępnianie pracownikom klinik LWL możliwie wszystkich pisemnych zasad pracy w wersji elektronicznej w jednej lokalizacji. Dotyczy to nie tylko prezentacji procesów, lecz również innych potrzebnych dokumentów pomocniczych, jak np. formularze, wzory papieru firmowego itd. Dodatkowo rozwiązanie to ma wspierać pełnomocników ds. zarządzania jakością podczas tworzenia, publikowania i obsługi ksiąg jakości. Księga jakości KTQ miała również zmniejszyć nakłady ponoszone na przygotowywanie regularnych recertyfikacji.

Przyczyny wybrania firmy SER

• Doświadczenie w realizacji projektów w klinikach i szpitalach
• Opracowanie indywidualnego rozwiązania odpowiadającego potrzebom LWL
• Niewielka odległość LWL od oddziału SER w Münster

Rozwiązanie

• Oprogramowanie dokumentujące procesy zapewnienia jakości, które obejmuje cały cykl życia dokumentów istotnych z punktu widzenia jakości.
• Sprawdzony w praktyce i swobodnie modyfikowany system redakcyjny dla autorów dokumentów systemu jakości.
• Automatyczne indeksowanie nowych lub zmodyfikowanych dokumentów w momencie ich przejmowania do aktualnej księgi jakości za pośrednictwem haseł zapisywanych we właściwościach dokumentu.
• Wszystkie opublikowane dokumenty są automatycznie dostępne w przeglądarce internetowej

Ilość dokumentów

Obecnie: 5500 dokumentów systemu jakości

Użytkownicy

Użytkownicy dokonujący zapisu: 40, użytkownicy dokonujący odczytu: ok. 2500

Realizacja

• Prezentacja prototypu trzy tygodnie po spotkaniu inauguracyjnym pomiędzy SER a LWL.
• Pierwszy, udany etap realizacji zakończył się w połowie 2010 r. uruchomieniem elektronicznej księgi jakości KTQ w klinikach LWL w Lippstadt/Warstein, Dortmund/Hemer, Münster/Lengerich i Hamm.
• Wdrożenie księgi jakości w kolejnych pięciu klinikach LWL.

Korzyści

• Kliniczna księga jakości KTQ niesie ze sobą korzyści dla autorów, pracowników i kontrolerów KTQ.
• Łatwe w obsłudze narzędzie do zarządzania wiedzą dla wszystkich dokumentów systemu jakości.
• Dokumentacja systemu jakości może być wyszukiwania w sposób ustrukturyzowany w jednostce organizacyjnej (klinika, oddział itd.) i w strukturze klinicznej księgi jakości lub w sposób nieustrukturyzowany – za pośrednictwem funkcji pełnotekstowej.
• Wyszukiwanie i wydruk istotnych dokumentów „od ręki” były wcześniej kłopotliwe dla pełnomocników ds. zarządzania jakością. Obecnie dokumenty potrzebne do celów recertyfikacji mogą być w wygodny sposób wyszukiwane na żądanie.