Czym jest workflow management?

Przepływ pracy to seria pojedynczych kroków, które razem stanowią część biznesowego lub innego organizacyjnego przepływu pracy. Pomiędzy każdą z tych czynności istnieje logiczny związek, który występuje w określonej sekwencji czasowej. Szybsze przetwarzanie, kompleksowa dostępność informacji, niższy poziom błędów i oszczędności to tylko niektóre z pozytywnych efektów skutecznego workflow management.

Czym jest system workflow management?

Wykorzystanie systemu workflow management może pomóc w poprawie jakości procesów, przynosząc wiele realnych korzyści dla przedsiębiorstwa, takich jak skrócenie czasu realizacji (procesu), redukcja kosztów i większa przejrzystość na wszystkich etapach. Napędem w Doxis jest oprogramowanie grupy SER przeznaczone do workflow management.

Korzyści oferowane przez system workflow management

System workflow management oferuje użytkownikom jednolitą platformę do zarządzania normatywnymi i adaptacyjnymi przepływami procesów, a tym samym przynosi liczne korzyści dla całej firmy. Pozwala na cyfryzację i optymalizację wszystkich procesów biznesowych, automatyzację strukturyzowanych procesów, dodawanie bieżących, opartych na wiedzy i sprawach przepływów pracy oraz wdrażanie bieżących i standardowych przepływów pracy – oddzielnie lub łącznie. Workflow management jest kolejnym narzędziem w Twoim arsenale, które pomaga skrócić czas przetwarzania i realizacji zadań, ułatwia zachowanie zgodności z odpowiednimi regulacjami (takimi jak przepisy dotyczące okresów przechowywania danych) oraz wprowadza jasność i przejrzystość do procesów biznesowych. System workflow management nie tylko umożliwia dostęp do informacji kontekstowych w dowolnym czasie, co pozwala na podejmowanie właściwych decyzji, ale także pozwala na archiwizację wszelkiego rodzaju dokumentów i plików w sposób zgodny z wymogami audytów.

Przepływy pracy a procesy biznesowe

Terminy „workflow” i „proces biznesowy” są często używane zamiennie, chociaż mają różne znaczenia.

Termin „worfkflow” opisuje techniczną realizację procesów biznesowych z operacyjnego punktu widzenia. Odpowiada na pytanie „JAK”: jak trzeba to zrobić? Przepływy pracy składają się z szeregu określonych kroków roboczych i zadań, angażują personel i zasoby techniczne oraz wspierają procesy biznesowe poprzez wykorzystanie aplikacji i systemów.

Z kolei proces biznesowy odnosi się do projektowania i analizy procesów pracy. Odpowiada na pytanie „CO”: co trzeba zrobić? Procesy biznesowe są często ściśle związane ze strategią i celami firmy, obejmując zarówno procesy podstawowe, jak i wspierające.

Bezpośrednie porównanie mogłoby wyglądać mniej więcej w ten sposób: elektroniczne przetwarzanie poczty przychodzącej w firmach jest przykładem procesu biznesowego. Wszystkie czynności składające się na ten proces, takie jak cyfryzacja poczty przychodzącej oraz klasyfikacja i automatyczne przekazywanie dokumentów przychodzących do odpowiedniej osoby we właściwym dziale, to powiązane z nim przepływy pracy. Dzięki systemowi ECM modelowanie takich elektronicznych przepływów pracy jest proste.

Normatywne i adaptacyjne przepływy pracy

Normatywne przepływy pracy to rutynowe zadania i powtarzające się procesy. Duża przewidywalność sprawia, że łatwo można je zautomatyzować za pomocą elektronicznych przepływów pracy. Są one znane jako znormalizowane, strukturyzowane lub normatywne przepływy pracy. Przykładowo faktury elektroniczne mogą być przetwarzane w ramach procesu obsługi dokumentów przychodzących przy wykorzystaniu przepływów pracy: począwszy od wyodrębniania treści, klasyfikacji i walidacji, a skończywszy na weryfikacji, automatycznym księgowaniu, a nawet późniejszej archiwizacji zgodnej z wymogami audytów – zarówno samej faktury, jak i całej transakcji.

Adaptacyjne przepływy pracy są oparte na wiedzy i sprawach, co sprawia, że nie można ich zautomatyzować. Są dynamiczne, nieprzewidywalne i nieustrukturyzowane. To pracownik decyduje o kolejnym kroku w zależności od okoliczności. Jeśli firma pracuje w oparciu o system enterprise content management, pracownik ma dostęp do wszystkich informacji potrzebnych do obsługi sprawy w postaci akt elektronicznych w ramach przypływu pracy. Pracownik może nie tylko wykorzystywać informacje do podejmowania uzasadnionych decyzji oraz określania kolejnych kroków i dalszego procesu pracy, aby zadbać o pomyślne wyniki, ale może to robić na bieżąco i dokonywać poprawek w dowolnym momencie.

Adaptacyjne zarządzanie sprawami

Adaptacyjne zarządzanie sprawami (adaptive case management, ACM) jest narzędziem służącym do mapowania procesów biznesowych w sposób, który zarówno wspiera pracowników podczas pracy nad daną sprawą biznesową, jak i daje im niezbędną swobodę w podejmowaniu indywidualnych decyzji w dążeniu do osiągnięcia pomyślnych rezultatów. Rozwiązania ACM ułatwiają zatem proces decyzyjny, dają pracownikom swobodę w podejmowaniu decyzji i wprowadzają elastyczność do przepływu pracy.

Film

Elastyczne przepływy pracy dzięki adaptacyjnemu zarządzaniu sprawami

Łatwe dostosowywanie standardowych procesów i przechowywanie wszystkich informacji na temat danej sprawy może być na wyciągnięcie ręki użytkowników dzięki adaptacyjnemu zarządzaniu sprawami (ACM). Tutaj dowiesz się, jak ACM może pomóc uczynić Twoje procesy bardziej zorientowanymi na usługi.


Łatwa automatyzacja przepływów pracy

Co ma Doxis, czego nie mają inne systemy workflow management? To proste: Doxis wyróżnia się dużą elastycznością w zakresie cyfryzacji procesów biznesowych – od standardowych przepływów pracy do bardziej dynamicznych procesów biznesowych opartych na wiedzy i sprawach. Niezależnie od tego, czy chodzi o proste listy rzeczy do zrobienia, procesy biznesowe oparte na regułach, zarządzanie sprawami, czy też o wiele więcej, to innowacyjne oprogramowanie umożliwia efektywne planowanie, modelowanie, zarządzanie, monitorowanie i dokonywanie pomiarów przeróżnych przepływów pracy, a także kompleksowe mapowanie normatywnych (strukturyzowanych) przepływów pracy i w razie potrzeby włączanie do nich adaptacyjnych (elastycznych) elementów.

12 dobrych powodów, aby wybrać silnik do workflow management

Ta broszura pokaże Ci:

  • jak nowoczesne workflow management może zoptymalizować procesy biznesowe;
  • gdzie wykorzystać potencjał innowacji w cyfrowym zarządzaniu procesami biznesowymi;
  • jak można połączyć ECM i BPM na jednej standardowej platformie technologicznej;
  • jak elastyczne procesy biznesowe zmieniają wymagania przedsiębiorstw.
Przejdź do bezpłatnej broszury

Dowiedz się więcej o automatyzacji przepływów pracy:

Jak zautomatyzowano procesy obejmujące całą firmę Eissmann Group Automotive

Pobierz Historia klienta

Wydajne maszyny i szybki transport: Film o kliencie: Bernard Krone Holding

Obejrzyj Wideo klienta

Steag Fernwärme: szybki montaż domowych przyłączy mediów

Pobierz Historia klienta

Zarządzanie dokumentami produkcyjnymi oparte na przepływie pracy w Neways Electronics

Pobierz Historia klienta

Masz pytania?

Chętnie odpowiemy na Twoje pytania o workflow management. Chcesz osobiście zobaczyć, jak wygląda workflow management z Doxis? Z przyjemnością zaprezentujemy Ci Doxis na żywo – także w Twojej firmie! Czekamy na wiadomość od Ciebie.