Gestión de Workflow

¿Qué significa gestión de workflow o flujo de trabajo?

El término "workflow" o también "flujo de trabajo" designa es una secuencia o proceso de trabajo conformado por diferentes actividades que hacen referencia a procesos empresariales u otros procedimientos organizativos. La calidad de los productos o servicios que proporciona la empresa dependerá de la eficiencia con la que gestiona sus procesos internos. Para ello, todos los subprocesos deben estar bien conectados.

La digitalización de estos procesos conlleva muchas ventajas y para ello se recurre a un software o sistema de gestión de procesos o de workflows, también llamado BPM o Business Process Management. Con el uso e introducción de un sistema de gestión de procesos o workflows en una organización se aprecia una mejora notable en la calidad de los procesos de trabajo, con ciclos más cortos y menos costes, así como una mayor transparencia en el desarrollo de cada uno de las fases de trabajo.

Doxis4 une diferentes conceptos de workflow

Una gestión eficiente de workflow con Doxis se destaca por el aumento de la flexibilidad en el diseño de los procesos de trabajo. Además de los flujos de trabajo de carácter estándar, como por ejemplo los trámites de una baja por enfermedad en el departamento de Recursos Humanos, se incluyen también procesos de trabajo más flexibles, basados en conocimiento o casos específicos. Doxis permite planear, modelar, gestionar, controlar y medir los flujos de trabajo más diversos.

Por ejemplo se puede diseñar un workflow de manera normativa o fija incluyendo también partes más adaptativas y flexibles, en caso de que sea necesario. De esta manera, las empresas pueden determinar el grado de estandarización de sus procesos de negocio y pueden encontrar el equilibrio correcto entre modelos de procesos predefinidos, la libertad en la ejecución de casos determinados, y ajustarlos de ser necesario.

Con una apropiada gestión de flujo de trabajo, las empresas pueden reaccionar a los cambios tecnológicos y a las condiciones sociales de manera más rápida y ágil, en tiempos en los cuales la digitalización va en aumento y los mercados se vuelven más dinámicos.

Workflow ad hoc

  • Design by doing – se diseña mientras se ejecuta la tarea
  • Situacional y contextual
  • Procedimientos y resultados no siempre previsibles
  • No susceptible de ser automatizado
  • El usuario decide sobre las acciones y actividades a seguir

Workflow estándar

  • Doing by designing – ejecución de tareas en procedimientos preestablecidos
  • Periódico
  • Procedimiento más organizado y predecible
  • Susceptible de ser automatizado
  • Actividades son dependientes entre sí

12 motivos para la implementación de la gestión de workflow con Doxis

  • Cómo los workflows pueden revolucionar su empresa
  • Qué potencial de innovación existe para la gestión de los procesos empresariales digitales
  • Cómo se pueden aunar los sistemas de ECM y BPM en una misma plataforma tecnológica homogénea
  • Cómo los procesos de negocios ágiles cambian las demandas en una empresa
DESCARGAR EL PROSPECTO

Workflows estructurados

Las tareas y procedimientos rutinarios y recurrentes en los procesos empresariales (como por ejemplo el control y procesamiento de facturas) pueden estandarizarse y automatizarse de manera flexible con Doxis4. A diferencia de las soluciones de gestión de workflow convencionales, Doxis4 combina procesos empresariales normativos y adaptativos en una sola plataforma. Así los usuarios pueden interrumpir aquellos modelos de procesos que resulten algo rígidos para tomar decisiones sobre situaciones específicas y  mejorar los procesos.

Diseño y ejecución de
procesos predefinidos

Establecimiento de reglas en
el modelo de procedimiento

Combinación flexible de
diferentes Process Engines

Workflows basados en casos y conocimiento

Flujos de trabajo basados en conocimiento se diferencian considerablemente de procesos administrativos estructurados, distinguiéndose por su dinámica e individualidad. Doxis4 respalda estos procesos basados en conocimiento con tareas y distribución de información de forma adaptable y ad hoc.

Sobre todo, en aquellas áreas donde deben tomarse decisiones teniendo en cuenta demasiadas variables, los modelos de procesos predefinidos de manera estricta y hasta rígida por los sistemas de gestión de procesos empresariales y gestión de workflow clásicos se presentan más cómo una desventaja que como una ventaja. En la práctica, se pueden mencionar como casos típicos a las áreas de gestión y manejo de quejas y siniestros. En estas áreas, se hace necesario un modelo de procesos, que ya no se centre en el flujo de trabajo en sí mismo, sino que tenga su foco de atención en el caso para el cual el objetivo deba ser cumplido, en otras palabras, en la gestión adaptativa de casos o Adaptive Case Management (ACM).

Doxis4 ofrece un marco de trabajo para la gestión de casos adaptativa con el cual las empresas puedan cerrar los casos de manera eficiente y con mejores resultados. Trabajadores del conocimiento mantienen en todo momento el control sobre el desarrollo del proceso, pudiendo tomar las decisiones que sean necesarias en cuanto a la gestión del caso. Otro beneficio que se presenta es que las empresas pueden copiar las tareas y pasos definidos y reutilizarlos en el futuro. Así el proceso de conocimiento ya existente podrá ser reproducido y de ayuda para otros colegas.

Planeación de tareas en
operaciones ad hoc

Establecimiento de dependencias entre
diferentes tareas, ya sea de manera
secuencial, paralela, etc.

Combinación efectiva de Manejo de
casos adaptativa y BPM normativo

Uso de ECM y gestión de workflow con Doxis4 para las empresas

Procesos adaptativos y normativos en una sola plataforma

Disponibilidad directa de información dentro del Business Workflow

Acceso a información avanzada gracias a los procesos de conocimiento

Los procesos de conocimiento permiten ser reutilizados y reproducibles

Documentación integral de todos los procesos y decisiones

¿Tiene dudas sobre la gestión de workflow?

Con gusto lo asesoraremos personalmente sobre los beneficios y funciones de la gestión de workflow. A través del formulario de contacto le enviaremos sin compromiso más información sobre nuestro producto o coordinaremos una presentación en vivo de Doxis4.

¡Esperamos su consulta!