Ponad 200 gości z Niemiec, Austrii, Szwajcarii, Polski, krajów Beneluksu, Francji, Hiszpanii i Włoch przybyło do Bonn na premierę stworzonego przez SER nowego oprogramowania BPM, podczas której w Muzeum Sztuki odbyła się pierwsza prezentacja nowego systemu Doxis4 BPM na żywo. Widownia była zajęta do ostatniego miejsca. Jednocześnie firma SER udostępniła możliwość wirtualnego uczestnictwa w wydarzeniu dzięki transmisji na żywo (w języku niemieckim lub angielskim), z której korzystano aktywnie podczas całej imprezy. Doradcy i eksperci ds. ECM firmy SER omówili różnorakie aspekty nowej generacji oprogramowania do zarządzania procesami biznesowymi. Podczas prezentacji na żywo doradcy SER przedstawili bazujący na regułach proces zakupowy oraz typowe planowanie zadań z branży eventowej, wykorzystując do tego nowy system zarządzania zadaniami i procesami Doxis4.

Dyrektor zarządzający SER Group Manfred Zerwas przedstawił założenia nowego systemu Doxis4 BPM: jako rozwiązanie hybrydowe łączy on adaptacyjne i normatywne BPM oraz ECM i BPM na jednej platformie technologicznej, umożliwiając tym samym płynne przejście od elastycznych procesów ad hoc do procesów standardowych. „Uważamy ECM i BPM za dwie strony jednego medalu”, w taki sposób Manfred Zerwas objaśnia koncepcję zintegrowanego rozwiązania BPM firmy SER. „Wszystkich funkcji ECM i BPM można używać w ramach jednego oprogramowania stosowanego na stanowisku roboczym. Umożliwia to stosowanie elastycznych strategii wejścia lub rozwoju. Nasza dewiza brzmi: tyle swobody, ile tylko się da; tyle reguł, ile konieczne”, stwierdził Zerwas.

Panel ekspercki podczas wydarzenia Doxis4 Launch Event w Bonn, od lewej: Marc Kerremans, Gartner; Dr Gregor Joeris, SER; Bernhard Zöller, Zöller & Partner oraz moderator Markus D. Hartbauer, SER

Systemy hybrydowe dla pracowników zajmujących się opracowaniem spraw i pracowników umysłowych

Doradcy ds. IT potwierdzają w swoich analizach zapotrzebowanie rynku na rozwiązania hybrydowe, które obsługują zarówno silnie uregulowane procesy (production), jak i adaptacyjne zarządzanie przypadkami (ad hoc). Dyrektor ds. badań w firmie Gartner Marc Kerremans wyjaśnił w swojej prezentacji, że obecnie spada liczba silnie zestandaryzowanych procesów, a przedsiębiorstwa stają wobec wzrastającej liczby nieuregulowanych zadań. Recz jasna BPM nadal obsługuje procesy standardowe w celu zwiększenia wydajności i zapewnienia zgodności. Jednocześnie ulepszenia wymaga sposób obsługi zadań specjalnych, dla których brakuje wstępnie zdefiniowanych przebiegów pracy. Marc Kerremans omówił podejście hybrydowe podobne do tego, które jest stosowane np. w szpitalach. Występuje tam szereg ustrukturyzowanych procesów, od przybycia pacjenta po terapię, jednak wykonywane są również czynności indywidualne – zależnie od danego przypadku. W połączeniu tworzą one proces hybrydowy.

Także prezes spółki Zöller & Partner Bernhard Zöller podkreślił, że systemy BPM muszą obecnie odpowiadać potrzebom różnych grup użytkowników. „Podoba mi się koncepcja hybrydowego przepływu pracy, który łączy w sobie dwa podejścia”. Wcześniej rozwiązania tego typu były dostępne na rynku oddzielnie. W swojej prezentacji Bernhard Zöller zwrócił uwagę na jeszcze jedną istotną kwestię: „DMS i ECM są dla nas nierozerwalnie połączone z procesami cyfrowymi”. Stosowane obecnie nowe metody pracy, jak np. praca zdalna z domu lub u klienta, są możliwe wyłącznie z pominięciem formatu papierowego. Dlatego też przepływ pracy oraz metody przyszłej współpracy są dla nas ściśle powiązane z ogólnym zagadnieniem digitalizacji dokumentów dostępnych wcześniej w wersji papierowej. Jako kolejny warunek udanej realizacji projektów BPM wymienił on integrację użytkowników na wczesnym etapie. Aby użytkownik końcowy i jego dział byli otwarci na nowe rozwiązanie, należy przekazać im korzyści płynące z jego wdrożenia zarówno dla nich samych, jak i dla całego przedsiębiorstwa.

Eksperci skoncentrowani na BPM

Uczestnicy dobrze odebrali połączenie teorii, analiz rynkowych i przedstawień produktów z prezentacjami na żywo: „Bardzo zaciekawiła mnie prezentacja doktora Joerisa, który najpierw omówił kwestie technologiczne, a potem przedstawił sam produkt podczas prezentacji na żywo”, stwierdziła Verena Köhler z firmy HANSA-FLEX AG. „Znalazłem bardzo wiele przydatnych koncepcji, które z pewnością uda nam się włączyć do naszego projektu przepływu pracy”, stwierdza Ingo Schäfer z firmy Union IT-Services GmbH. W podobny sposób podsumowuje imprezę Martin Treder, DHL Express Global Head Office: „Zdobyłem szereg inspiracji dotyczących sposobu, w jaki możemy jeszcze wykorzystać Doxis4 jako firma, wykraczając poza obecne ramy”.