„Odkąd normą stała się praca zdalna, nastąpił gwałtowny wzrost popularności usługi Microsoft Teams” – mówi Stefan Zeitzen, Dyrektor ds. sprzedaży w Grupie SER. „Dodatkowy kanał komunikacji skutkuje powstawaniem kolejnych silosów informacyjnych, utrudniając współpracę w zakresie treści. Użytkownicy mają na przykład problemy ze śledzeniem wersji dokumentów. Właśnie tutaj z pomocą przychodzi rozwiązanie Doxis4 SmartBridge for Teams. Uwalnia informacje z silosów, skutecznie łącząc platformę Doxis4 z Microsoft Teams”.

Złożone opcje ochrony i przechowywania danych w pakiecie Microsoft 365 mogą powodować ryzyko w obszarze ładu informatycznego i zgodności. Dzięki wtyczce Doxis4 SmartBridge for Teams firmy mogą wypełniać luki i zyskują dostęp do informacji i procesów z Doxis4 bezpośrednio w Microsoft Teams. Ponieważ aplikacja Microsoft jest dziś jednym z głównych kanałów wymiany informacji*, z punktu widzenia przedsiębiorstw kluczowego znaczenia nabrała integracja usługi Teams z ich własnym rozwiązaniem do zarządzania informacjami.

Lepsza produktywność i bezpieczeństwo dzięki Doxis4 SmartBridge for Teams

„Jako wieloletni Złoty Partner firmy Microsoft doskonale znamy produkty Microsoft i wymagania ich użytkowników. Oferując wtyczkę Doxis4 SmartBridge for Teams, dodajemy ważną funkcjonalność do jednej z najpopularniejszych aplikacji Microsoftu. Nasi klienci mogą łatwo zintegrować Doxis4 jako aplikację w Microsoft Teams, a dzięki temu bezproblemowo łączyć się ze scentralizowanym systemem zarządzania informacjami w Doxis4. Sprzyja to pracy zespołowej i optymalizuje zarządzanie informacjami” – wyjaśnia dr Gregor Joeris, Dyrektor ds. technologicznych Grupy SER.

Obsługa procesów w Microsoft Teams: Zadania, procesy oraz indywidualne lub grupowe koszyki robocze w Doxis4 można integrować bezpośrednio z Microsoft Teams. W ten sposób użytkownicy Teams mają przejrzysty ogląd stanu wszystkich procesów i otrzymywanych nowych informacji. Użytkownicy mogą po prostu korzystać z procesów i informacji w aplikacji Microsoftu, co pozytywnie przekłada się na produktywność. 

Wyszukiwania kontekstowe: Gdy użytkownik wyszukuje klienta, projekt albo proces, Doxis4 wyświetla wszystkie informacje związane z tym kontekstem, a także kto i kiedy go utworzył i nad nim pracował. Użytkownicy mogą także przeprowadzać wyszukiwanie bezpośrednio w Microsoft Teams, bez przełączania aplikacji.

Ład informatyczny i zgodność: Klienci Grupy SER korzystający z usługi Microsoft Teams mają pewność, że treści w Doxis4 są przechowywane zgodnie z zasadami ładu korporacyjnego i obowiązującymi przepisami. Członkowie zespołu mogą przesyłać dokumenty tworzone w Microsoft Teams w uporządkowany sposób do Doxis4, gdzie dostępna jest możliwość ich archiwizacji w sposób zgodny z RODO i wymogami audytowymi oraz przypisywania odpowiednich reguł dostępu i przechowywania.

 

Plik eFile projektu Doxis4 w Microsoft Teams

 

Automatyzacja usprawniająca zadania administracyjne

W przyszłości uporządkowane archiwizowanie i zgodne z przepisami przechowywanie treści z Microsoft Teams będzie jeszcze łatwiejsze. Jak podkreśla dr Gregor Joeris: „Planujemy automatyzację wielu zadań, na przykład konfiguracji nowych plików eFiles po utworzeniu nowego kanału w Teams. Oprócz tego przewidujemy automatyczną archiwizację dokumentów, czatów i nagrań spotkań”. Redukuje to czasochłonne zadania administracyjne i wspiera przedsiębiorstwa w kompleksowej integracji informacji z Teams z wykorzystywanym scentralizowanym rozwiązaniem do zarządzania informacjami.

Dowiedz się więcej o innych możliwościach integracji Microsoft i Doxis4.

*Liczba codziennych aktywnych użytkowników usługi Microsoft Teams wzrosła z 20 mln w lipcu 2019 r. do 145 mln w kwietniu 2021 r. Źródło: https://techcommunity.microsoft.com/t5/office-365/teams-daily-active-user-number-hits-145-million/m-p/2301367