Jak wynika z badania rynku ECM Insights 2020², tylko 30% firm korzysta z narzędzi do zarządzania umowami. Jednak popyt na tego typu produkty znacząco rośnie. Stefan Zeitzen, CSO SER Group komentuje: „W ostatnich miesiącach obserwowaliśmy wzrost zapotrzebowania na rozwiązania cyfrowe, które umożliwiają efektywną pracę, niezależnie od miejsca, w którym się aktualnie znajdujemy. Szczególnie wysoki popyt na rozwiązania do zarządzania kontraktami pokazuje, że pandemia wciąż zmienia sytuację gospodarczą na całym świecie i wpływa na relacje biznesowe. Zakłócenia w łańcuchu dostaw czy spadające wyniki sprzedaży zmuszają wiele firm do zaadaptowania istniejących już umów do nowej rzeczywistości. Zmienia się również proces ich sporządzania. Dzięki cyfrowemu rozwiązaniu do zarządzania umowami firmy mogą wdrażać takie zmiany znacznie szybciej, dotrzymując terminów i zobowiązań prawnych”.

Szybko wdrażalne zarządzanie kontraktami - lokalnie i w chmurze

Z przeprowadzonego badania SER Group wynika, że największe znaczenie w zarządzaniu umowami ma… szybkość. Ponad 80%³ badanych wskazało, że szybkie wyszukiwanie potrzebnych umów, oraz zależności z nimi związanych, stanowią podstawę w udanym zarządzaniu nimi. To, jak pilnie firmy potrzebują cyfrowego rozwiązania do zarządzania umowami, aby zapewnić ciągłość biznesową w obecnej sytuacji gospodarczej, znajduje również odzwierciedlenie w szybkości, z jaką chcą je wdrażać. Dr Gregor Joeris, dyrektor ds. Technicznych w SER Group wyjaśnia: „Dzięki automatyzacji w zarządzaniu umowami, nasi klienci mają do dyspozycji rozwiązanie, które oferuje wszystkie ważne funkcje, dzięki którym sami mogą rozpocząć wdrażanie w ciągu zaledwie kilku miesięcy” - i dodaje - „Dzięki wygodnym pakietom, firmy mogą instalować i natychmiast wdrażać wstępnie skonfigurowane komponenty, które opracowaliśmy w oparciu o wieloletnie doświadczenie w różnych branżach. Oznacza to, że firmy mogą nie tylko szybko umożliwić pracownikom pracę mobilną, ale także ograniczyć ryzyko i mapować procesy w bardziej przejrzysty i skuteczny sposób. To samo dotyczy oczywiście wdrożenia w chmurze.

Mniejsze ryzyko i integracja z podpisem elektronicznym

Dzięki narzędziom do zarządzania umowami, firmy mogą uzyskiwać do nich dostęp z dowolnego miejsca w inteligentny, zgodny i zorganizowany sposób, jednocześnie sterując procesami decyzyjnymi – jak wiemy proces negocjacji umów ma kluczowe znaczenie dla podejmowania szybkich decyzji i sprawnego zarządzania relacjami biznesowymi. „Jeśli cały cykl życia umowy, w tym wszystkie procesy negocjacyjne, są w pełni zdigitalizowane, to sam proces podpisywania również powinien przebiegać sprawnie i szybko. Większość firm korzysta z rozwiązań podpisu elektronicznego i może łatwo zintegrować je z systemem do zarządzania kontraktami np. Doxis4. Dzięki temu umowy można podpisać cyfrowo, zgodnie z wymagami compliance, w ciągu zaledwie trzech minut ”- mówi Joeris.

Zarządzanie kontraktami jako punkt wyjścia do cyfryzacji w całym przedsiębiorstwie

Systemy do zarządzania umowami wspierają pracowników – dzięki nim, mogą w wygodny sposób przygotowywać, przeglądać i negocjować umowy z dowolnego miejsca na świecie - jest to ważny warunek wstępny do wdrażania hybrydowych modeli pracy. Stefan Zeitzen komentuje: „Coraz więcej firm jest obecnie zmuszonych do przyspieszenia inicjatyw digitalizacyjnych, aby ułatwić działalność w dowolnym miejscu. Zarządzanie umowami jest do tego dobrym i logicznym punktem wyjścia. Jednak cyfryzacja nie powinna się na tym kończyć, jeśli chce się pozostać konkurencyjnym - i dodaje - procesy biznesowe muszą być zdigitalizowane i w pełni połączone. Gdy to zostanie osiągnięte, można wdrażać kolejne technologie, na przykład w celu zautomatyzowania procesów lub zastosowania sztucznej inteligencji.”

Dowiedz się więcej o zarządzaniu umowami Doxis4 tutaj.

Więcej informacji na temat platformy Doxis4 ECM można znaleźć tutaj.

 

¹Badanie rynku grupy SER „ECM Insights 2020”; przeprowadzona wśród 1689 dyrektorów ds. informatyki, kierowników procesów i menedżerów IT z firm o przychodach przekraczających 100 mln euro ze wszystkich branż

²Badanie rynku grupy SER „ECM Insights 2020”; przeprowadzona wśród 1689 dyrektorów ds. informatyki, kierowników procesów i menedżerów IT z firm o przychodach przekraczających 100 mln euro ze wszystkich branż

³Badanie rynku grupy SER „ECM Insights 2020”; przeprowadzona wśród 1689 dyrektorów ds. informatyki, kierowników procesów i menedżerów IT z firm o przychodach przekraczających 100 mln euro ze wszystkich branż