Standardowy interfejs Doxis4 HTTPContentServer (HCS) firmy SER służący do archiwizacji danych z SAP za pośrednictwem ArchiveLink już po raz kolejny otrzymał certyfikat (zgodnie ze specyfikacją SAP BC-AL 6.20). Dodatkowo interfejs Doxis4 webDAV Connector for ILM, który po raz pierwszy przeszedł certyfikację (zgodnie ze specyfikacją SAP BC-ILM 3.0), umożliwia aktywne zarządzanie retencją dzięki zdefiniowaniu okresów retencji dla zarchiwizowanych treści SAP.

„Bardzo cieszy nas fakt, że nasze archiwum Doxis4 raz jeszcze z powodzeniem przeszło wymagające teksty funkcjonalne SAP SE i posiada certyfikat „Powered by SAP NetWeaver”, opowiada Klaus Eulenbach, prezes oraz dyrektor ds. rozwoju SER Software Technology GmbH. „Dla wielu klientów system ERP SAP jest główną aplikacją służącą do mapowania procesów biznesowych. W celu zapewnienia trwałej wydajności systemu SAP konieczne jest regularne odciążanie bazy danych SAP. W tym celu dane z zakończonych okresów działalności lub też z zamkniętych procesów biznesowych są przenoszone do archiwum. Dzięki odpowiednim interfejsom archiwum Doxis4, tj. Doxis4 HCS 7.02 i Doxis4 webDAV Connector for ILM 01.00, nasi klienci mogą utrzymywać wydajność swoich systemów SAP, a także aktywnie zarządzać okresami retencji dla zarchiwizowanych dokumentów SAP”.

Klasyczny interfejs ArchiveLink SAP w połączeniu ze standardowym interfejsem Doxis4 HCS nie przewiduje żadnych funkcji umożliwiających kontrolę przechowywania. Dopiero dodatkowy komponent SAP NetWeaver ILM oferuje odpowiednie rozwiązania. Doxis4 WebDAV Connector for ILM uzupełnia komponenty SAP o pamięć WebDAV z funkcjami kontroli przechowywania oraz uporządkowany system zarządzania retencją. Odbywa się to zgodnie z wymogami specyfikacji BC-ILM 3.0 spółki SAP SE.

Zarządzanie cyklem życia informacji w ramach SAP

Doxis4 WebDAV Connector for ILM analizuje przesłane przez system SAP parametry przechowywania i przekłada je na odpowiednie ustawienia usługi retencji w Doxis4. W ten sposób przed przedwczesnym usunięciem można chronić nie tylko zarchiwizowane informacje z bazy danych SAP. Dodatkowo możliwe jest przydzielanie parametrów przechowywania także dokumentom i listom wydruku, które zgodnie ze specyfikacją ArchiveLink zarchiwizowano za pomocą Doxis4 HTTPContentServer.

Doxis4 WebDAV Connector for ILM oferuje:

• Funkcje archiwizacji danych SAP w formacie standardowym
• Jednolite zarządzanie retencją dla danych SAP i dokumentów SAP
• Nowe opcje wycofywania starych systemów SAP

Kontrola przechowywania może być stosowana np. w przypadku księgowości, gdzie w ramach bieżącej działalności rutynowo generowane są duże ilości dokumentów, takich jak np. faktury. Istnieją regulacje prawne dotyczące przechowywania tego rodzaju danych. SAP NetWeaver ILM odwzorowuje te zalecenia, stosując obszary kontroli i reguły retencji, które można przypisać określonym typom dokumentów. Usunięcie dokumentu jest możliwe dopiero po upływie jego daty ważności. Określenie terminów usunięcia dla dokumentów może być konieczne również z przyczyn prawnych. Niektóre dokumenty są istotne dla toczących się spraw. Można nadać takim dokumentom blokadę zależną od sprawy, w wyniku czego ich usunięcie będzie możliwe dopiero po jej zakończeniu i usunięciu blokady.