Czym jest enterprise content management (ECM)?

Co to jest ECM i co oznacza? ECM to skrót od angielskiego terminu „enterprise content management”, oznaczający firmową platformę oprogramowania, która w bezpieczny sposób zarządza informacjami, a także je strukturyzuje i cyfryzuje. Możesz z niej korzystać do rejestrowania, pobierania, edytowania i udostępniania danych, a także archiwizowania dokumentów elektronicznych w przejrzystej strukturze przechowywania.

Wszystkie dokumenty i dane, niezależnie od tego, czy analogowe, czy cyfrowe, są przechowywane w formatach umożliwiających długotrwały odczyt, we właściwym kontekście i zgodnie z wymogami audytów. To idealny sposób na obsługę pracy zespołowej i projektowej dzięki bezproblemowej integracji z SAP i innymi systemami ERP, a także CRM i Microsoft Office. Dzięki niemu zyskasz też pełną zgodność z normami, włącznie z RODO.

Film

ECM to cyfrowa przestrzeń robocza

Korzyści z ECM

System ECM przynosi wiele korzyści nie tylko użytkownikom, klientom i partnerom biznesowym, ale także zespołowi IT i całej firmie. Umożliwia cyfryzację procesów opartych na dokumentach papierowych i ułatwia transformację cyfrową – dzięki czemu możesz zapewnić sobie długoterminową konkurencyjność i uprościć pracę we wszystkich obszarach w swojej organizacji.

Jakie korzyści wynikają z ECM dla użytkowników?

System ECM sprawia, że informacje są w zasięgu ręki użytkowników, dzięki czemu mogą szybciej odpowiadać na zapytania i przetwarzać transakcje, zyskując maksymalną przejrzystość danych. Dzięki jednemu punktowi dostępu dla wszystkich użytkowników, każdy zawsze wie, które informacje są przechowywane i w jakim miejscu – a to daje oszczędność czasu rzędu 80-90%.

Jakie korzyści wynikają z ECM dla klientów i partnerów biznesowych?

Szybkie i profesjonalne reakcje na zapytania, zamówienia i e-maile, a także wysoce kompetentne odpowiedzi na pytania klientów są kluczowymi elementami najwyższej jakości obsługi. Platforma ECM pozwala sprostać tym wysokim wymogom i oczekiwaniom.

Jak korzyści wynikają z ECM dla działu IT?

Wiele przedsiębiorstw traci czas w swoim skomplikowanym środowisku IT, składającym się z przeróżnych serwerów plików, skrzynek pocztowych oraz różnych systemów archiwizacji i przechowywania dokumentów. Platforma ECM integruje, a tym samym eliminuje, takie silosy informacyjne, konsoliduje systemy i zapewnia platformę, na której można realizować różne podejścia i rozwiązania. Z kolei dla działu IT oznacza to zmniejszenie obciążeń administracyjnych i budżetowych.

Jak korzyści ECM przynosi firmom?

ECM oferuje trwałe korzyści dla wszystkich obszarów przedsiębiorstwa, w tym użytkowników, klientów i działu IT. Podnosi wydajność pracowników, zwiększa współpracę, poprawia jakość produktów i usług, zwiększa bezpieczeństwo informacji, przyspiesza tworzenie wartości i pozytywnie oddziałuje na efektywność.

ECM zarządza dokumentami i danymi

ECM obsługuje wszystkie dokumenty od A do Z:

Dlaczego i gdzie używać ECM?

Wreszcie wszystkie firmy podzielają potrzebę posiadania platformy, na której mogłyby przechowywać i chronić dane oraz udostępniać je innym pracownikom tak szybko i łatwo, jak to tylko możliwe. Zapomnij o pracy przy zastosowaniu wielu różnych podejść: jeśli chcesz, aby proces był możliwie najbardziej wydajny, wybór rozwiązania ECM ma sens.

Systemy ECM są specjalnie zaprojektowane do zastosowania w całym przedsiębiorstwie i mogą być wdrażane w praktycznie nieskończonej ilości scenariuszy – od pojedynczych działów do całych firm. Platforma ECM, oferująca szeroką elastyczność i skalowalność, może zostać łatwo rozszerzona o kolejne przykłady użycia, co oznacza, że nawet pojedyncze działy mogą dołączyć do korzystania z oprogramowania.

Rozwiązanie ECM obejmuje szeroki zakres zastosowań i zawsze można je dostosować do konkretnych wymagań poszczególnych obszarów przedsiębiorstwa. Podczas gdy niektóre funkcje – takie jak wypełnianie dokumentów kadrowych lub zarządzanie umowami – mogą być dostępne tylko dla określonych działów, inne części platformy pozostają dostępne dla całej firmy. Należą do nich zakupy, IT, kadry, zarządzanie, produkcja i rozwój, zarządzanie jakością, księgowość, zgodność z przepisami, sprzedaż i wiele innych.

Systemy ECM są rozwiązaniami do uniwersalnego wdrażania, które można w pełni dostosować do różnorodnych wymagań danej branży. Chociaż wszystkie branże potrzebują rozwiązań do np. bezpiecznego przechowywania faktur, inne, takie jak sektor usług finansowych lub ubezpieczeń, muszą być w stanie przechowywać dane kart kredytowych lub przetwarzać wnioski i roszczenia. Niezależnie od struktury plików i przebiegu procesów, system ECM można dostosować do unikalnych wymagań danej branży, aby zapewnić, że wszystkie istotne obszary zostaną uwzględnione.

ECM i Doxis

Doxis to innowacyjne, wiodące w Europie oprogramowanie ECM. Jest już z powodzeniem kompleksowo stosowane w całych przedsiębiorstwach i branżach. Umożliwia zarządzanie dokumentami i danymi

Masz pytania?

Chętnie odpowiemy na Twoje pytania o enterprise content management z Doxis. Chcesz poznać Doxis osobiście? Z przyjemnością zaprezentujemy Ci Doxis na żywo – także w Twojej firmie! Czekamy na wiadomość od Ciebie.