Was ist Enterprise Content Management (ECM)?

Definition, Ziele und Vorteile einer ECM-Lösung:

  • Wegweisend - die Basis für unternehmensweite digitale Transformation
  • Umfassend - für alle Informationen, Geschäftsprozesse und Collaboration
  • Flexibel - schnell einführen, jederzeit leicht anpassen und skalieren

Definition: ECM

ECM ist das Akronym für Enterprise Content Management. Dabei handelt es sich um eine unternehmensweite Software, die Informationen sicher verwaltet, strukturiert sowie digitalisiert. Sie eignet sich zum Erfassen, Finden, Bearbeiten, Austauschen sowie zum Aufbewahren von elektronischen Dokumenten und strukturiert so Ihre Ablage.

Digitale Dokumente und Daten werden langzeitlesbar, in Bezug zueinander und revisionssicher aufbewahrt. Es ist ideal für die Team- und Projektarbeit geeignet und integriert sich nahtlos in SAP und andere ERP-Systeme, in CRM und Microsoft Office. Weiterhin erfüllt es alle Compliance-Anforderungen bis hin zur EU-DSGVO.

Die nächste Generation des Enterprise Content Managements

Vorteile von ECM

Enterprise Content Management (ECM) bringt zahlreiche Vorteile für Anwender, Kunden & Geschäftspartner, für die IT und für das komplette Unternehmen. Es digitalisiert papiergebundene Prozesse und überwindet die Herausforderungen der Digitalisierung, um langfristig wettbewerbsfähig zu sein und die Arbeit für jeden Unternehmensteil zu vereinfachen. Erst durch ein ECM wird das papierlose Büro überhaupt möglich. 

ECM-Vorteile für Anwender

ECM schaffen eine direkte Auskunftsfähigkeit und ermöglichen das schnelle Bearbeiten von Vorgängen, sodass eine maximale Informationstransparenz entsteht. Mit einem einheitlichen Zugang für alle Anwender, weiß jeder, wo welche Informationen hinterlegt sind, was rund 80 bis 90 % an Zeitersparnis mit sich bringt.

ECM-Vorteile für Kunden und Geschäftspartner

Die Geschwindigkeit und eine professionelle Reaktion auf Anfragen, Einkäufe und E-Mails sowie eine kompetente Auskunft auf Kundenfragen entscheiden über die Qualität des Kundenservices. Ein Enterprise Content Management System erbringt diese hohen Anforderungen und Erwartungen.

ECM-Vorteile für die IT

Die IT-Landschaft vieler Unternehmen besteht oftmals aus einer Vielzahl an Fileservern, Postfächern und verschiedener Archiv- und Dokumentenmanagement-Systemen. Ein ECM löst Informations- und Datensilos auf bzw. bindet diese ein, konsolidiert die Systemvielfalt und bietet eine Plattform, um vielfältige Lösungsansätze umzusetzen. Sie entlastet so die IT bei der Administration und dem Budget.

ECM-Vorteile für Unternehmen

Zusammenfassend bietet ein ECM für alle Unternehmensteile langfristige Vorteile – ob für Anwender, Kunden oder die IT. Es erhöht die Leistungsfähigkeit und die Zusammenarbeit der Mitarbeiter, steigert die Qualität der Services und Produkte, verbessert die Informationssicherheit, steigert die Geschwindigkeit der Wertschöpfung und beeinflusst die Wirtschaftlichkeit positiv.

ECM managt Dokumente & Daten

ECM-Software verwaltet von A wie Aufzeichnung bis Z wie Zertifikate alles:

Das Enterprise Content Management System managed Daten und Dokumente

ECM managt Dokumente & Daten

ECM verwaltet von A wie Aufzeichnung bis Z wie Zertifikate alles:

ECM-Einsatzgründe und -bereiche

Grundsätzlich ist allen Unternehmen gemeinsam, dass sie eine Plattform benötigen, um Informationen abzulegen und zusichern, um dann von anderen Mitarbeitern möglichst schnell und einfach wiedergefunden werden. Um diesen Prozess so effizient wie möglich zu gestalten, ist es am sinnvollsten eine ECM-Software zu wählen, anstatt mit vielen verschiedenen Ansätzen zu arbeiten.

Ein ECM ist für den unternehmensweiten Einsatz konzipiert und kommt sowohl in einzelnen Abteilungen als auch im gesamten Unternehmen zum Einsatz. Das Besondere ist die Flexibilität und die Ausbaufähigkeit der Einsatzbereiche: So können auch nur einzelne Abteilungen aufspringen und die Software nutzen.

Best Practices für jede Abteilung 

Die Einsatzbereiche eines ECM sind vielfältig und lassen sich an spezifische Anforderungen einzelner Abteilungen anpassen. Während es bestimmte Funktionen gibt, die nur für einzelne Abteilungen gelten, wie z. B. das Aufbewahren von Personaldokumenten oder das Managen von Verträgen, gibt es ebenso Bereiche, auf das das komplette Unternehmen Zugriff hat. Dazu zählt z.B. der Einkauf, IT/EDV, Personalabteilung, Geschäftsleitung, Produktion & Entwicklung, Qualitätsmanagement, Rechnungswesen, Rechtsabteilung und Vertrieb.

Branchenunabhängig aber branchenspezifizierbar

Ein ECM-System ist branchenunabhängig nutzbar, denn es kann an die unterschiedlichsten Anforderungen einer Branche angepasst werden. Während alle Branchen z. B. eine sichere Aufbewahrungsmöglichkeit von Rechnungen benötigen, müssen im Finanzdienstleistungssektor beispielsweise Kreditkarten aufbewahrt werden oder bei Versicherungen Vorgänge zur Antrags- und Schadensregulierung durchgeführt werden. Egal wie Aktenstrukturen aussehen oder Prozesse ablaufen, ein ECM kann individuell auf jede Branche abgestimmt werden, sodass alle notwendigen Bereiche abgedeckt werden.

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Diesen Workflow durchläuft ein Dokument innerhalb eines ECM-Systems

ECM mit Doxis

Doxis ist die innovative, europaweit führende ECM-Software. Sie ist unternehmens- und branchenweit im Einsatz. Sie ermöglicht es, Dokumente und Daten

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Die häufigsten Fragen zu Enterprise Content Management

Was ist ECM?
ECM steht für Enterprise Content Management und beschreibt eine unternehmensweite Software, die Informationen digitalisiert, strukturiert und sicher verwaltet. Über ein DMS hinaus verbindet es sämtliche Drittsysteme und verwaltet alle Informationen in einem zentralen System.
Was ist eine ECM Software?
ECM ist das Akronym für Enterprise Content Management. Dabei handelt es sich um eine unternehmensweite Software, die Informationen sicher verwaltet, strukturiert sowie digitalisiert. Sie eignet sich zum Erfassen, Finden, Bearbeiten, Austauschen sowie zum Aufbewahren von elektronischen Dokumenten und strukturiert so Ihre Ablage.

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