Was ist Enterprise Content Management (ECM)?

Grundsätzlich ist allen Unternehmen gemeinsam, dass sie eine Plattform benötigen, um Informationen abzulegen und zusichern, um dann von anderen Mitarbeitern möglichst schnell und einfach wiedergefunden werden. Um diesen Prozess so effizient wie möglich zu gestalten, ist es am sinnvollsten eine Lösung wie ein ECM zu wählen, anstatt mit vielen verschiedenen Ansätzen zu arbeiten.

Ein ECM ist für den unternehmensweiten Einsatz konzipiert und kommt sowohl in einzelnen Abteilungen als auch im gesamten Unternehmen zum Einsatz. Das Besondere ist die Flexibilität und die Ausbaufähigkeit der Einsatzbereiche: So können auch nur einzelne Abteilungen aufspringen und die Software nutzen.

Die Einsatzbereiche eines ECM sind vielfältig und lassen sich an spezifische Anforderungen einzelner Abteilungen anpassen. Während es bestimmte Funktionen gibt, die nur für einzelne Abteilungen gelten, wie z. B. das Aufbewahren von Personaldokumenten oder das Managen von Verträgen, gibt es ebenso Bereiche, auf das das komplette Unternehmen Zugriff hat. Dazu zählt z.B. der Einkauf, IT/EDV, Personalabteilung, Geschäftsleitung, Produktion & Entwicklung, Qualitätsmanagement, Rechnungswesen, Rechtsabteilung und Vertrieb.

Ein ECM ist branchenunabhängig nutzbar, denn es kann an die unterschiedlichsten Anforderungen einer Branche angepasst werden. Während alle Branchen z. B. eine sichere Aufbewahrungsmöglichkeit von Rechnungen benötigen, müssen im Finanzdienstleistungssektor beispielsweise Kreditkarten aufbewahrt werden oder bei Versicherungen Vorgänge zur Antrags- und Schadensregulierung durchgeführt werden. Egal wie Aktenstrukturen aussehen oder Prozesse ablaufen, ein ECM kann individuell auf jede Branche abgestimmt werden, sodass alle notwendigen Bereiche abgedeckt werden.