Czym jest archiwizacja cyfrowa?
Archiwizacja ważnych dokumentów i danych od kilku stuleci odgrywa ważną role w naszym społeczeństwie. Archiwizacja jest gwarantem, że informacje są przechowywane i zachowywane – tymczasowo lub na lata, a w razie potrzeby mogą być z łatwością udostępnione. Jednak wraz z rosnącą ilością informacji i danych archiwa z roku na rok zajmują coraz więcej miejsca. Na szczęście, w dzisiejszych czasach archiwizacja cyfrowa stanowi fantastyczne rozwiązanie odwiecznego problemu w tej dziedzinie.
Co to jest archiwizacja dokumentów?
Dokumenty są jednocześnie paliwem napędowym Twojej organizacji jak i jej fundamentem. Aby skutecznie funkcjonować, wiedza i dane w Twojej firmie muszą być łatwo dostępne dla tych, którzy ich potrzebują. Archiwizacja dokumentów odpowiada na tę potrzebę. Dotyczy to zarówno dokumentów fizycznych, jak i cyfrowych, a także archiwizacji danych. Archiwizacja danych obejmuje zazwyczaj różne rodzaje danych: różnicowe kopie bezpieczeństwa oraz dane archiwalne.
Sposoby archiwizacji dokumentów
Istnieje wiele sposobów archiwizacji dokumentów. Przykładami sposobów archiwizacji dokumentów są między innymi:
Co to jest archiwizacja cyfrowa?
Archiwizacja elektroniczna (lub cyfrowa) ma wiele zalet. Jest to długoterminowe rozwiązanie oszczędzające miejsce i dające praktycznie nieograniczone możliwości rozbudowy. Jeśli chodzi o zarządzanie dokumentami, archiwizacja cyfrowa oszczędza czas, pieniądze, a nawet przestrzeń fizyczną. Jakie pliki cyfrowe można przechowywać w wirtualnym archiwum lub archiwum online? Może to być dowolny rodzaj plików, w zależności od potrzeb Twojej organizacji - od plików tekstowych po pliki graficzne, od filmów po arkusze kalkulacyjne i wiele innych.
Korzyści wynikające z archiwizacji cyfrowej
Jakie są zatem najważniejsze korzyści płynące z cyfrowej archiwizacji? Poniżej przedstawiamy ich podsumowanie:
Najlepsze praktyki archiwizacji cyfrowej z Doxis
- Elastyczne scenariusze archiwizacji: bezpieczna, elektroniczna archiwizacja informacji odporna na audyt, tymczasowa lub trwała, centralna lub w razie potrzeby w zapewniona w oddzielnych systemach - np. dla działu kadr w oprogramowaniu eFiles (multitenant architecture)
- Bezpieczeństwo: Spełnienie wymogów zgodności, np. w zakresie praw dostępu, terminów automatycznego usuwania danych i okresów przechowywania.
- Możliwość śledzenia zmian: Bezproblemowe dokumentowanie wszystkich zmian wprowadzanych dokumentach i zachodzących w nich procesach.
- Bezproblemowe przechowywanie danych na wszystkich nośnikach: Archiwizacja i odzyskiwanie obrazów, dokumentów, faktur, obiektów multimedialnych, wiadomości email, nagrań, danych z aplikacji biznesowych i wielu innych, niezależnie od formatu
- Informacje w odpowiednim kontekście: Archiwizacja, zarządzanie, wyszukiwanie i udostępnianie dokumentów, danych i kategorii procesów we właściwym kontekście biznesowym dzięki rozwiązaniu eFiles oraz kompleksowym funkcjom przechowywania i wyszukiwania.
- Wielosystemowa kompatybilność: Cyfrowe archiwum dostępne w systemie Windows, Online w przeglądarce internetowej oraz na urządzeniach mobilnych, jak również intuicyjny dla użytkownika interfejs z możliwością obsługi w wielu językach
- Nowoczesna technologia: Obsługuje wszystkie popularne funkcje systemów do przechowywania danych, jak i posiada wbudowane mechanizmy prewencyjne przed awarią systemu, utracie danych, nieautoryzowanemu korzystaniu z uprawnień i wielu innym niepożądanym sytuacjom
- Możliwość skalowania do potrzeb: Umożliwia dodawanie użytkowników, klientów i aplikacji biznesowych w dowolnym momencie oraz pracę z rozbudowaną ilością dokumentów i danych w zależności od potrzeb Twojej firmy.
Dowiedz się więcej o elektronicznej archiwizacji za pomocą Doxis »