Qu’est ce que l‘archivage digital?
L’archivage de données et de documents importants a été une partie conséquente de notre société dans les derniers siècles. Cela assure que les informations sont stockées et préservées, que ce soit temporairement ou de manière permanente et mis à disposition si nécessaire. Avec une quantité d’informations et de données croissante, de plus en plus d’espace est nécessaire pour cet archivage. Heureusement, à notre époque, l’archivage digital offre une solution a un problème séculaire.
Qu’est ce que l’archivage de documents ?
Les documents sont l’essence et la fondation de votre organisation. Afin de fonctionner efficacement, le savoir et les données de votre entreprise doivent être facilement accessibles à ceux qui en ont besoin. C’est là où l’archivage de documents rentre en jeu. Cela concerne aussi bien les documents physiques que numériques. Il est également question d’archivage de données. L’archivage de données implique différents types de données : les données de sauvegarde et les données d’archive.
Les moyens d’archiver des documents
Il y a une variété de manières d’archiver des documents. Certaines approches, quand il vient à archiver des documents, peuvent être de :
Les avantages de l’archivage numérique
Quels sont exactement les avantages les plus importants de l’archivage numérique ? Nous vous les avons résumé ici :
Les meilleures pratiques d'archivage numérique avec Doxis
- Scénarios d’archivage flexibles : archivage électronique de l'information, à l'épreuve des audits, de manière temporaire ou permanente, de manière centralisée ou dans des systèmes distincts si nécessaire - par exemple pour HR eFiles (architecture multitenant).
- Sécurisé : satisfaire aux exigences de conformité, par exemple en ce qui concerne les droits d'accès, les délais de suppression automatique et les périodes de conservation.
- Traçable : documentation transparente de toutes les actions entreprises dans les documents et dans l'instance du processus.
- Stockage transparent sur tous les supports : archivage et récupération des images, des documents, des factures, des objets multimédias, des courriers électroniques, des enregistrements, des données provenant d'applications professionnelles et bien plus encore, quel que soit leur format.
- L'information dans son contexte : archive, gère, recherche et fournit des documents, des données et des instances de processus dans le bon contexte commercial grâce à eFiles et à des fonctions complètes de stockage et de recherche.
- Grande acceptation par les utilisateurs : fonction d'archivage numérique pour Windows, le web et les appareils mobiles, ainsi que des interfaces utilisateur intuitives et multilingues.
- Technologie moderne : tous les systèmes et fonctions de stockage courants sont pris en charge afin d'éviter les pannes de système, la perte de données, l'exercice non autorisé de droits et bien plus encore.
- Évolutif : ajoutez des utilisateurs, des locataires et des applications d'entreprise à tout moment et travaillez avec des volumes de documents et de données plus importants selon vos besoins.
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