Was ist digitale Archivierung?

Bei dieser hybriden Archivierungsmethode werden die Dokumente physisch in Papierform aufbewahrt und bei Bedarf digital gescannt. Dies ist zwar etwas praktischer als die Aufbewahrung in Papierform, erfordert aber immer noch physische Aufbewahrungsmöglichkeiten sowie Arbeitskräfte für das Scannen der benötigten Dokumente.

Im Zuge der digitalen Transformation stellen Unternehmen zunehmend auf papierlose Dokumentenarchivierungssysteme um. Dokumente werden elektronisch bearbeitet und verwaltet, zum Beispiel mit Dokumentenmanagementsystemen (DMS), während Dateien und Dokumente mithilfe von Archivierungssoftware sicher gespeichert werden. Auf diese Methode werden wir uns fokussieren.

Ein zentrales digitales Archiv ist die Basis für die Bündelung des gesamten Know-hows in einem Unternehmen. Es ist ein Sammelbecken für wichtige Erfahrungen und liefert den Mitarbeitern Informationen, wann und wo Sie sie brauchen. Elektronische Akten ergänzen weitere nützliche Funktionen. Sie bündeln Informationen im richtigen betriebswirtschaftlichen Kontext - zum Beispiel zu bestimmten Geschäftsprozessen und Themen -, um den Mitarbeitern das Auffinden der benötigten Informationen zu erleichtern und Arbeitsabläufe zu beschleunigen. Idealerweise ergänzt die DMS-Software das Archiv um elektronische Akten.

Mit der elektronischen Archivierung haben Unternehmen rund um die Uhr Zugriff auf alle wichtigen Dokumente - z. B. zu Produktion, Prüfung, Inspektionen, Lieferungen, Arbeitsschutz, Qualitätskonformität und mehr. Diese Dokumente werden revisionssicher archiviert, so dass sie in allen Phasen ihres Lebenszyklus nachweisbar sind. Alles wird protokolliert, vom Zeitpunkt und der Art der Erstellung des Dokuments bis hin dazu, wer was geändert hat und wie es archiviert wurde. Dies kann einen entscheidenden Schutz vor rechtlichen und finanziellen Konsequenzen im Falle von Haftungsproblemen bieten.

Mit den richtigen Vorkehrungen kann die digitale Archivierung (einschließlich der revisionssicheren Archivierung) Informationen vor Zerstörung, Verlust, Manipulation und Diebstahl schützen. Eine umfassende Archivierungslösung begegnet diesem Problem auf verschiedene Weise, zum Beispiel mit Berechtigungskonzepten. Unternehmen können festlegen, wer welche Informationen einsehen, bearbeiten und löschen darf.

Wenn es um gesetzliche Aufbewahrungsfristen geht, sind nicht alle Geschäftsdokumente gleich: Für verschiedene Dokumententypen und -formen gelten unterschiedliche Aufbewahrungsvorschriften. Automatische Aufbewahrungsfristen und Löschungsfristen sind nützliche Instrumente, die Unternehmen dabei helfen, Ihre Archivierung vollständig konform zu gestalten. Sie verhindern, dass Dokumente vorzeitig oder versehentlich gelöscht werden, und wenn sie doch gelöscht werden müssen (z. B. Dokumente, die personenbezogene Daten gemäß der EU-DSGVO enthalten), liefern sie den Nachweis für die Löschung.