Best Practice Aareal Bank Gruppe

Thema DMS mit Elektronischer wohnwirtschaftlicher Akte (EWA), Elektronisches Organisationshandbuch (Blue Book) für die Schriftlich Fixierte Ordnung (SFO)
Branche Banken
Mitarbeiter 933
Umsatz 366 Mio. EUR (Aareal Bank Gruppe, 2016)
Unternehmenssitz Wiesbaden
Integration SAP, ISIS PAPYRUS, PTS, BK@01
Projektraum weltweit

Wir haben die zentrale ECM-Plattform mit dem Ziel eingeführt, Ordnung, Transparenz und Revisionssicherheit innerhalb unserer unternehmensweiten dokumentenbasierten Prozesse zu schaffen. Dieses Ziel haben wir mit Doxis4 erreicht.

Petra Haas, Projekt- und Abteilungsleiterin Organisation Management bei der Aareal Bank

Herausforderungen

  • Unübersichtliche Organisation von Akten und Dokumenten (papierhaft und elektronisch)
  • Systemvielfalt
  • Keine durchgängige digitale Bearbeitung von Geschäftsprozessen
  • Hohe Prozess- und Bearbeitungskosten
  • Keine zentralisierte Archivierung

Ziele

  • Transparente Dokumenten- und Aktenorganisation
  • Konsolidierte Systemlandschaft
  • Schnelle Auskunftsfähigkeit durch Vernetzung der Systeme
  • Hohe Qualität und Geschwindigkeit in den Geschäftsprozessen
  • Reduzierung von Personal und Sachkosten

Lösungen

  • Doxis4 Content Repository u.a. für Zahlungsverkehrsbelege
  • Elektronische Wohnwirtschaftliche Akte (EWA) mit 5 Teilakten
  • Elektronisches Orga-Handbuch „Blue Book“ für die Schriftlich Fixierte Ordnung (SFO)
  • Vertragserstellungs-Workflow

Projekt-Steckbrief

Ausgangssituation

Die Aareal Bank Gruppe mit Hauptsitz in Wiesbaden ist ein führender internationaler Anbieter von Finanzierungslösungen und Dienstleistungen. Aufgrund der historisch gewachsenen Systemvielfalt entschloss sich die Aareal Bank zur Modernisierung und Konsolidierung der Anwendungslandschaft mit der Enterprise Content Management (ECM)-Plattform Doxis4. Dabei profitiert das Unternehmen u.a. vom elektronischen Organisationshandbuch Blue Book, das mit Doxis4- Modulen realisiert wurde. Damit dokumentiert das Unternehmen Geschäftsprozesse, Organisationsstrukturen und Anweisungswesen gemäß gesetzlicher und bankenaufsichtlicher Anforderungen und macht diese den Mitarbeitern über das Intranet bekannt. Ein weiteres Highlight ist u.a. die Elektronische Wohnwirtschaftliche Akte (EWA) inkl. Vertragserstellungs-Workflow.

Gründe für SER

  • Langjährige vertrauensvolle Zusammenarbeit mit SER
  • Fundierte Branchenerfahrung im Finanz- und Kreditdienstleistungssektor
  • Ausbaufähigkeit, Usability und Look & Feel der Doxis4 iECM Suite

Lösung

Doxis4 iECM-Suite u.a. mit Archiv, DMS, Workflow, elektronischen Akten, automatisierter Rechnungserfassung und - prüfung, Vertragsmanagement

Integration

SAP, ISIS PAPYRUS, PTS, BK@01

Dokumentenmenge

über 600.000 Dokumente

User

350 Anwender

Umsetzung

  • 2010: Ablösung des Altarchivs durch die Doxis4 iECM-Suite inklusive Archiv und DMS
  • 2011: Realisierung des elektr. Organisationshandbuchs „Blue Book“ auf Basis von Doxis4 für die Schriftlich Fixierte Ordnung (SFO); autom. Rechnungseingangsverarbeitung und - prüfung
  • 2012: Einführung der Elektronischen Wohnwirtschaftlichen Akte (EWA)
  • 2013: Einführung des IT-Betriebshandbuches auf Basis von Doxis4
  • 2014: EWA-Erweiterung mit Vertragserstellungs- Workflow (EWA2)
  • 2015: Einführung der elektronischen Geschäftspartnerakte
  • 2016: Automatisierte Posteingangsverarbeitung, Doxis4 eMail Manager

Nutzen

  • Ganzheitliche Bearbeitung und Verwaltung von Dokumenten entlang der Prozesskette
  • Standortübergreifender Zugriff auf elektronische Akten
  • Verbesserte Auskunftsfähigkeit gegenüber Dritten (z.B. Wirtschaftsprüfern) im Rahmen des Dokumentationsprozesses rund um die Schriftlich Fixierte Ordnung (SFO)
  • Schnellere, qualitätsgesicherte Rechnungserfassung, automatische Datenübergabe an SAP

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