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Dokumentenmanagement-System

  • Einfache Verwaltung von Unmengen an Dokumenten
  • Reduzierte Durchlaufzeiten und signifikant erhöhte Produktivität
  • Gesicherte Compliance durch eine zertifizierte Software

Effizienz beginnt bei einem DMS

Verabschieden Sie sich von Papier, Umlaufmappen, E-Mail-Anhängen und Dateiverzeichnissen. Mit dem Dokumentenmanagement-System Doxis verwalten und steuern Sie sämtliche Dokumente vollständig digital, wie beispielsweise Verträge, Bestellungen, Rechnungen oder Personalunterlagen.

Machen Sie alle Geschäftsinformationen auffindbar, treffen Sie Entscheidungen schneller, verhindern Fehler und sichern sich Ihren langfristigen Geschäftserfolg.

Produktivität steigern

Bearbeiten und steuern Sie alle Dokumente digital: So verkürzen Sie Durchlaufzeiten, treffen Entscheidungen schneller und vermeiden kostspielige Fehler.

Compliance leichter einhalten

Reduzieren Sie den Aufwand für das Einhalten und Dokumentieren von Compliance-Vorgaben und verhindern Sie dadurch Sanktionen.

Ressourcen besser einsetzen

Automatisieren Sie die Dokumentenablage und -verteilung und gewinnen Sie so z.B. Ressourcen für den Service und die Auftragsbearbeitung.

Doxis als DMS

Stellen Sie sich einmal vor, wie viel Zeit, Geld und Stress Sie sich sparen könnten, wenn Sie einen persönlichen Assistenten hätten… Sie haben ihn gefunden: Doxis ist Ihre helfende Hand in Sachen Dokumentenmanagement. Doxis liest Ihre Dokumente aus und hilft Ihnen dabei, sie einzuordnen. Außerdem kann Doxis Prozesse erstellen, Dokumente analysieren und darauf basierend Entscheidungen treffen. So beschleunigen Sie Ihre tägliche Arbeit mit nur einem Klick.

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Dokumentenmanagement-System, was ist das?

Ein Dokumentenmanagement-System (DMS) ist viel mehr als das digitale Abbild Ihres Akten-Kellers! Sehen Sie hier, wie Doxis die Digitalisierung unternehmensweiter Prozesse ermöglicht.

Die 5 Grundsätze eines Dokumentenmanagement-Systems

Dokumente erfassen

Das Dokumentenmanagement-System nimmt Dokumente über alle Eingangskanäle und aus unterschiedlichsten Quellsystemen auf. Ein Scanworkflow digitalisiert dagegen papiergebundene Dokumente und übergibt sie dann an Doxis. 

  • Einzel- und Massenscan für Papierdokumente mit zentralem und dezentralem Scannen
  • Dokumententrennung per Barcode, nach Seitenzahl und manuell
  • Automatische Ablage aus Quellsystemen wie ERP, CRM, HR und weitere

Wir profitieren besonders von der systemseitigen Unterstützung bei der Festlegung und Überwachung von Löschfristen sowie Aufbewahrungsfristen. Früher mussten alle Fristen manuell nachgehalten werden. Das war sehr aufwändig und fehleranfällig.

Dokumente erkennen und verstehen

Mithilfe von künstlicher Intelligenz extrahiert Doxis alle relevanten Informationen des Dokumentes und hinterlegt sie als strukturierte und durchsuchbare Metadaten. Die KI verarbeitet, versteht sowie klassifiziert das Dokumente komplett selbstständig, legt es in der dafür vorgesehenen digitalen Akte ab und leitet es anschließend an den richtigen Bearbeiter weiter. 

  • KI gestützte Automatisierung des Posteingangs
  • Automatisierte Metadaten-Extraktion und Verschlagwortung
  • OCR-Lesung und PDF/A-Wandlung
  • Automatische Formularerkennung, Bildbereinigung und Bildverbesserung
  • Starten von Vorgängen direkt aus der Erfassung
  • Basis für digitalen Post- und Rechnungseingang sowie unternehmensweite digitale Dokumentenlenkung

Ich habe schnell Zugriff auf alle relevanten Informationen. Früher musste ich dreimal täglich im Büro der Teamleitung die neuen Posteingänge holen. Diese habe ich jetzt komfortabel in meiner elektronischen Postzuordnung. Das ist gut gelöst!

Dokumente bearbeiten

Doxis findet für jedes Dokument den richtigen Bearbeiter und berücksichtigt dabei Vertretungsregelungen. Beispielsweise werden Rechnungen zur inhaltlichen und sachlichen Prüfung an die Buchhaltung übergeben, Bewerbungen hingegen können direkt durch die zuständigen Mitarbeiter der HR-Abteilung bearbeitet werden. 

Doxis dokumentiert jeden Prozessschritt gemäß Ihrer GoBD-konformen Verfahrensdokumentation und bietet daher optimale Voraussetzungen zur Verbesserung der Compliance. 

  • Abbilden aller Arten von Freigabeprozessen, mehrstufige Freigabeverfahren, Delegation und Vertreterregelungen
  • Automatische Bearbeiterfindung und Eskalationsmechanismen
  • Vereinfacht die Verfahrensdokumentation nach GoBD
  • Automatische Versionierung

Die Kunden merken unsere höhere Bearbeitungsgeschwindigkeit durch die schnellere Reaktion der DEVK. Wir sind jetzt in der Lage, auf ein Kundenschreiben innerhalb von zwei Tagen zu antworten. Die technischen Möglichkeiten dafür haben wir mit Doxis geschaffen.

Dokumente archivieren

Am Ende des Workflows archiviert Doxis das Dokument, das damit inaktiv wird. Sobald sich der Status auf inaktiv ändert, beispielsweise nach Buchung einer Rechnung, sind Dokument, hinterlegte Daten, Dokumentation und Versionen nicht mehr änderbar. Lediglich Berechtigte haben dann noch einen Lesezugriff. Das Dokument ist revisionssicher nach GoBD archiviert. 

  • Flexible, automatisch verwaltete Aufbewahrungsfristen, z.B. gemäß GoBD
  • Multiple Legal/Litigation Holds (Löschsperren), im Falle von Rechtsstreitigkeiten
  • Archivierung im Original und Langzeitformaten wie PDF/A
  • EU-DSGVO-konformes Aufbewahren & Löschen
  • Records Management nach ISO 16175-2 

Alle produktionsrelevanten Dokumente sind in einer elektronischen Akte zusammengefasst und können vom Benutzer durchsucht werden. Das macht die Arbeit viel einfacher.

Dokumente finden

Unabhängig vom Status des Dokumentes (inaktiv oder aktiv) können Berechtigte Dokumente in Sekundenschnelle wiederfinden. Doxis bietet eine umfangreiche Enterprise-Suche ähnlich einer Google Suche an. Durchsucht werden Dokumente, Metadaten sowie die Daten aus integrierten Drittsystemen. So sind also auch Informationen aus dem ERP- oder CRM-System problemlos auffindbar. 

  • Volltextsuche
  • Indexierung von Daten aus Drittsystemen, wie ERP- oder CRM-Systeme
  • EU-DSGVO-konforme Suche durch Zugriffsbeschränkungen

Fragen wie "Welche Kreditprozesse gab es am 14. März 2015?" lassen sich mit dem ECM-System einfach und in Sekundenschnelle beantworten.

Produktiver arbeiten dank DMS

Suchen

Per Schlagwort, Volltext oder kombinierter Suche finden Sie alle Dokumente, auch aus anderen Quellen Ihres Unternehmens. Die Original-App brauchen Sie nicht: Das DMS zeigt 250 Formate.

Ablegen

Das intelligente Informationsmanagement der DMS-Software Doxis erleichtert das Ablegen neuer Dokumente: durch über­sicht­liche Ablagedialoge und automatische Kontextzuordnung.

Bearbeiten

Über Doxis Add-ins nutzen Sie DMS-Funktionen wie Suche und Ablage direkt in Microsoft Office & Outlook, IBM Notes etc. Das schnelle Erstellen neuer Dokumente erleichtern Doxis-Vorlagen.

Kommentieren

Kommentare und Notizen bringen Sie mit Doxis digital auf Dokumenten an. Das Original bleibt davon unberührt. Bei der Suche berücksichtigt die DMS-Software diese Informationen mit.

Versionieren

Doxis versioniert alle Änderungen an Dokumenten. Sie greifen sofort auf den aktuellen Stand z.B. eines Projektplans zu. Frühere Versionen finden Sie jederzeit schnell wieder.

Strukturieren

Doxis elektronische Akten bündeln Informationen im Geschäftskontext: z.B. alle Verträge, Bestellungen, E-Mails und sogar Vorgänge zu einem Kunden oder Lieferanten.

Die 5 Grundsätze einesDokumentenmanagement-Systems

Erfassen

Dokumente erfassen

Das Dokumentenmanagement-System nimmt Dokumente über alle Eingangskanäle und aus unterschiedlichsten Quellsystemen auf. Ein Scanworkflow digitalisiert dagegen papiergebundene Dokumente und übergibt sie dann an Doxis. 

  • Einzel- und Massenscan für Papierdokumente mit zentralem und dezentralem Scannen
  • Dokumententrennung per Barcode, nach Seitenzahl und manuell
  • Automatische Ablage aus Quellsystemen wie ERP, CRM, HR und weitere
Erkennen und verstehen

Dokumente erkennen und verstehen

Mithilfe von künstlicher Intelligenz extrahiert Doxis alle relevanten Informationen des Dokumentes und hinterlegt sie als strukturierte und durchsuchbare Metadaten. Die KI verarbeitet, versteht sowie klassifiziert das Dokumente komplett selbstständig, legt es in der dafür vorgesehenen digitalen Akte ab und leitet es anschließend an den richtigen Bearbeiter weiter. 

  • KI gestützte Automatisierung des Posteingangs
  • Automatisierte Metadaten-Extraktion und Verschlagwortung
  • OCR-Lesung und PDF/A-Wandlung
  • Automatische Formularerkennung, Bildbereinigung und Bildverbesserung
  • Starten von Vorgängen direkt aus der Erfassung
  • Basis für digitalen Post- und Rechnungseingang sowie unternehmensweite digitale Dokumentenlenkung
Bearbeiten

Dokumente bearbeiten

Doxis findet für jedes Dokument den richtigen Bearbeiter und berücksichtigt dabei Vertretungsregelungen. Beispielsweise werden Rechnungen zur inhaltlichen und sachlichen Prüfung an die Buchhaltung übergeben, Bewerbungen hingegen können direkt durch die zuständigen Mitarbeiter der HR-Abteilung bearbeitet werden. 

Doxis dokumentiert jeden Prozessschritt gemäß Ihrer GoBD-konformen Verfahrensdokumentation und bietet daher optimale Voraussetzungen zur Verbesserung der Compliance. 

  • Abbilden aller Arten von Freigabeprozessen, mehrstufige Freigabeverfahren, Delegation und Vertreterregelungen
  • Automatische Bearbeiterfindung und Eskalationsmechanismen
  • Vereinfacht die Verfahrensdokumentation nach GoBD
  • Automatische Versionierung
Archivieren

Dokumente archivieren

Am Ende des Workflows archiviert Doxis das Dokument, das damit inaktiv wird. Sobald sich der Status auf inaktiv ändert, beispielsweise nach Buchung einer Rechnung, sind Dokument, hinterlegte Daten, Dokumentation und Versionen nicht mehr änderbar. Lediglich Berechtigte haben dann noch einen Lesezugriff. Das Dokument ist revisionssicher nach GoBD archiviert. 

  • Flexible, automatisch verwaltete Aufbewahrungsfristen, z.B. gemäß GoBD
  • Multiple Legal/Litigation Holds (Löschsperren), im Falle von Rechtsstreitigkeiten
  • Archivierung im Original und Langzeitformaten wie PDF/A
  • EU-DSGVO-konformes Aufbewahren & Löschen
  • Records Management nach ISO 16175-2
Suchen und finden

Dokumente finden

Unabhängig vom Status des Dokumentes (inaktiv oder aktiv) können Berechtigte Dokumente in Sekundenschnelle wiederfinden. Doxis bietet eine umfangreiche Enterprise-Suche ähnlich einer Google Suche an. Durchsucht werden Dokumente, Metadaten sowie die Daten aus integrierten Drittsystemen. So sind also auch Informationen aus dem ERP- oder CRM-System problemlos auffindbar. 

  • Volltextsuche
  • Indexierung von Daten aus Drittsystemen, wie ERP- oder CRM-Systeme
  • EU-DSGVO-konforme Suche durch Zugriffsbeschränkungen

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Integration in Ihre IT-Systemlandschaft

Modernes Dokumentenmanagement in großen Unternehmen

Erleben Sie Doxis, das Enterprise Content Management System der nächsten Generation. Durch individualisierbare Workflows, Content-Bridges zu Ihren Drittsystemen und vielzähligen Erweiterungsmöglichkeiten etablieren Sie ein zentrales Dokumentenmanagement-System für alle Abteilungen. Fragen Sie jetzt Ihre persönliche Live-Demo an. 

Was ist die Summe aus 2 und 3?

Die häufigsten Fragen zum Dokumentenmanagement-System (DMS)

Was ist Dokumentenmanagement?
Dokumentenmanagement beschreibt die softwaregestützte Verwaltung von digitalen Dokumenten entlang des Dokumenten-Lebenszyklus. Ein Dokumentenmanagement-System ist Bestandteil einer umfassenden ECM-Software und bildet damit die Single Source of Truth für sämtliche Informationen.
Was heißt DMS?
DMS steht für Dokumentenmanagement-System. Damit ist eine Software zur Erfassung, Verwaltung, Bearbeitung und Archivierung von Dokumenten gemeint.
Was umfasst Dokumentenmanagement?
Entlang des Dokumenten-Lebenszyklus begleitet ein DMS von der Erstellung über die Verwaltung und Bearbeitung bis hin zur revisionssicheren Archivierung und Löschung nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist. Moderne Systeme unterstützen darüber hinaus durch Automatisierungsmöglichkeiten oder zusätzlichen Features, wie Aufgabenzuweisung, Berechtigungskonzepte und Machine Learning.
Warum ist ein DMS wichtig?
Grundlage vieler Geschäftsprozesse sind Dokumente. Daher unterliegen sie gesetzlichen sowie unternehmensinternen Anforderungen, wie schnelle Auffindbarkeit, revisionssichere Archivierung oder einfaches Teilen. Ein klassisches Datei-Ablagesystem reicht da nicht aus. Stattdessen Bedarf es einem individualisierbaren System mit Best Practice Workflows.
Welche Vorteile bietet ein DMS?
Ein DMS bildet das Bindeglied zwischen Abteilungen und verbessert die digitale Zusammenarbeit. Sämtliche dokumentenbasierte Prozesse werden transparenter, schneller und Compliance-konform. Feste Workflows und die Automatisierung einzelner Arbeitsschritte bilden die größten Potenziale für Kostenreduzierung und Produktivitätssteigerung.

Wie können wir helfen?

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