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Dokumentenmanagement-System
- Einfache Verwaltung von Unmengen an Dokumenten
- Reduzierte Durchlaufzeiten und signifikant erhöhte Produktivität
- Gesicherte Compliance durch eine zertifizierte Software
Effizienz beginnt bei einem DMS
Verabschieden Sie sich von Papier, Umlaufmappen, E-Mail-Anhängen und Dateiverzeichnissen. Mit dem Dokumentenmanagement-System Doxis verwalten und steuern Sie sämtliche Dokumente vollständig digital, wie beispielsweise Verträge, Bestellungen, Rechnungen oder Personalunterlagen.
Machen Sie alle Geschäftsinformationen auffindbar, treffen Sie Entscheidungen schneller, verhindern Fehler und sichern sich Ihren langfristigen Geschäftserfolg.
Produktivität steigern
Bearbeiten und steuern Sie alle Dokumente digital: So verkürzen Sie Durchlaufzeiten, treffen Entscheidungen schneller und vermeiden kostspielige Fehler.
Compliance leichter einhalten
Reduzieren Sie den Aufwand für das Einhalten und Dokumentieren von Compliance-Vorgaben und verhindern Sie dadurch Sanktionen.
Ressourcen besser einsetzen
Automatisieren Sie die Dokumentenablage und -verteilung und gewinnen Sie so z.B. Ressourcen für den Service und die Auftragsbearbeitung.
Dokumentenmanagement auf einen Blick
Alles, was Sie entlang des gesamten Dokumenten-Lebenszyklus brauchen.
Dokumente verstehen mit KI
Extrahieren Sie relevante Informationen aus E-Mails und Dokumenten, lassen Sie sich einen seitenlangen Vertrag zusammenfassen oder starten Sie direkt aus einem Dokument heraus einen Workflow: Gezielt eingesetzte künstliche Intelligenz in einem Dokumentenmanagement-System transformiert die Prozesse Ihres Unternehmens und macht die Arbeit für Sie und Ihre Mitarbeiter einfacher, schneller und sicherer.
Arbeiten Sie schon heute so, wie es andere morgen tun.
Lernen Sie Doxis kennen - unseren Intelligent Content Assistant.
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Dokumentenmanagement-System, was ist das?
Ein Dokumentenmanagement-System (DMS) ist viel mehr als das digitale Abbild Ihres Akten-Kellers! Sehen Sie hier, wie Doxis die Digitalisierung unternehmensweiter Prozesse ermöglicht.
Die 5 Grundsätze einesDokumentenmanagement-Systems
Dokumente erfassen
Das Dokumentenmanagement-System nimmt Dokumente über alle Eingangskanäle und aus unterschiedlichsten Quellsystemen auf. Ein Scanworkflow digitalisiert dagegen papiergebundene Dokumente und übergibt sie dann an Doxis.
- Einzel- und Massenscan für Papierdokumente mit zentralem und dezentralem Scannen
- Dokumententrennung per Barcode, nach Seitenzahl und manuell
- Automatische Ablage aus Quellsystemen wie ERP, CRM, HR und weitere
Dokumente erkennen und verstehen
Mithilfe von künstlicher Intelligenz extrahiert Doxis alle relevanten Informationen des Dokumentes und hinterlegt sie als strukturierte und durchsuchbare Metadaten. Die KI verarbeitet, versteht sowie klassifiziert das Dokumente komplett selbstständig, legt es in der dafür vorgesehenen digitalen Akte ab und leitet es anschließend an den richtigen Bearbeiter weiter.
- KI gestützte Automatisierung des Posteingangs
- Automatisierte Metadaten-Extraktion und Verschlagwortung
- OCR-Lesung und PDF/A-Wandlung
- Automatische Formularerkennung, Bildbereinigung und Bildverbesserung
- Starten von Vorgängen direkt aus der Erfassung
- Basis für digitalen Post- und Rechnungseingang sowie unternehmensweite digitale Dokumentenlenkung
Dokumente bearbeiten
Doxis findet für jedes Dokument den richtigen Bearbeiter und berücksichtigt dabei Vertretungsregelungen. Beispielsweise werden Rechnungen zur inhaltlichen und sachlichen Prüfung an die Buchhaltung übergeben, Bewerbungen hingegen können direkt durch die zuständigen Mitarbeiter der HR-Abteilung bearbeitet werden.
Doxis dokumentiert jeden Prozessschritt gemäß Ihrer GoBD-konformen Verfahrensdokumentation und bietet daher optimale Voraussetzungen zur Verbesserung der Compliance.
- Abbilden aller Arten von Freigabeprozessen, mehrstufige Freigabeverfahren, Delegation und Vertreterregelungen
- Automatische Bearbeiterfindung und Eskalationsmechanismen
- Vereinfacht die Verfahrensdokumentation nach GoBD
- Automatische Versionierung
Dokumente archivieren
Am Ende des Workflows archiviert Doxis das Dokument, das damit inaktiv wird. Sobald sich der Status auf inaktiv ändert, beispielsweise nach Buchung einer Rechnung, sind Dokument, hinterlegte Daten, Dokumentation und Versionen nicht mehr änderbar. Lediglich Berechtigte haben dann noch einen Lesezugriff. Das Dokument ist revisionssicher nach GoBD archiviert.
- Flexible, automatisch verwaltete Aufbewahrungsfristen, z.B. gemäß GoBD
- Multiple Legal/Litigation Holds (Löschsperren), im Falle von Rechtsstreitigkeiten
- Archivierung im Original und Langzeitformaten wie PDF/A
- EU-DSGVO-konformes Aufbewahren & Löschen
- Records Management nach ISO 16175-2
Dokumente finden
Unabhängig vom Status des Dokumentes (inaktiv oder aktiv) können Berechtigte Dokumente in Sekundenschnelle wiederfinden. Doxis bietet eine umfangreiche Enterprise-Suche ähnlich einer Google Suche an. Durchsucht werden Dokumente, Metadaten sowie die Daten aus integrierten Drittsystemen. So sind also auch Informationen aus dem ERP- oder CRM-System problemlos auffindbar.
- Volltextsuche
- Indexierung von Daten aus Drittsystemen, wie ERP- oder CRM-Systeme
- EU-DSGVO-konforme Suche durch Zugriffsbeschränkungen
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Modernes Dokumentenmanagement in großen Unternehmen
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