Best Practice Ärztliche Verrechnungsstelle Büdingen

Thema Archivierung, Dokumenten-Management (DMS), eAkten, Workflow, elektronische Postkörbe und Office-Integration.
Branche Dienstleistung im Gesundheitswesen
Mitarbeiter Rund 500
Umsatz Rund 16 Mio. Euro (Honorarvolumen ca. 400 Mio.)
Unternehmenssitz Büdingen
Integration Proprietäre Applikationen (KID, OPD), Microsoft Office
Projektraum Deutschland

Mit Doxis4 konnten wir unsere Prozesse optimieren, was sich positiv auf personelle Ressourcen und die Qualität unserer Dienstleistung auswirkte.

Helmut Glas, Leiter IT-Abteilung

Herausforderungen

  • Älteres elektronisches Archiv musste abgelöst werden, weil es nicht mehr adäquat weiterentwickelt wurde und für zukünftige Erweiterungen nicht skalierbar war
  • Heterogener Altdatenbestand aufgrund uneinheitlicher Datenhaltung und unterschiedlicher Datenformate

Ziele

  • Zentrale, einheitliche Datenhaltung
  • Revisionssichere Archivierung entlang der Geschäftsprozesse
  • Prozessoptimierung bei Eingangspost, Korrespondenz, Service-Center
  • Skalierbarkeit des Systems

Lösungen

  • Ausfallsicheres, hochverfügbares Archiv
  • Elektronische Kunden- und Fallakten
  • Scannen und Verteilen der eingehenden Post
  • Elektronische Postkörbe für die Sachbearbeiter

Projekt-Steckbrief

Ausgangssituation

8.500 niedergelassene Ärzte vertrauen bei der Abrechnung ihrer Privatliquidationen auf fast 90 Jahre Erfahrung der Ärztlichen Verrechnungsstelle Büdingen. 2008 stand bei der Verrechnungsstelle die Entscheidung für ein neues elektronisches Archiv an, da das Bestandssystem nicht skalierbar war und nicht mehr adäquat weiterentwickelt wurde. Eine besondere Herausforderung bei der Migration auf ein neues System stellte die Übernahme der Altdaten dar. Grund: die heterogene Datenhaltung bzw. die unterschiedlichen Datenformate im Altsystem.

Gründe für SER

  • SER ist ein deutscher Hersteller sowie Entwickler und liefert alles aus einer Hand
  • Die Ärztliche Verrechnungsstelle Büdingen und SER erarbeiteten gemeinsam Anforderungskatalog, Prozessdefinitionen, Detailbeschreibung für Systemaufbau (Deskriptoren, Indexfelder) etc.

Lösung

  • Doxis4 mit Archiv, DMS, eAkten, Postkörben, Workflow, Capture, SmartOfficePlus
  • QM-Handbuch (aktuelles Projekt)

Integration

Proprietäre Applikationen: KID – Kunden-Informations-Desktop (Intranet-Applikation) und eine Rechercheapplikation zur Anzeige offener Posten (OPD). 2014: Microsoft Office-Integration

Dokumentmenge

  • Anzahl eAkten gesamt: über 11 Mio. (11.126.583 Fallakten, 22.462 Kundenakten)
  • Anzahl Dokumente gesamt: rund 15,5 Mio. (13,1 Mio. Dokumente in Fallakten, 2,4 Mio. in Kundenakten), Speichervolumen gesamt: ca. 14 Terabyte

User

300 User

Umsetzung

2008: Implementieren der SER- Systeme und Altdatenmigration. Mit dem ausfallsicheren, hochverfügbaren Archiv, modernstem Aktenmanagement (eAkten) und Postkorbverarbeitung werden Fall- und Kundenakten heute vollständig elektronisch geführt und bearbeitet. Die per Doxis4 Capture gescannte Eingangspost wird den eAkten zugeordnet und an die elektronischen Postkörbe von über 300 Mitarbeitern weitergeleitet. Auf den Aktendeckeln werden Informationen aus den Bestandssystemen angezeigt, bei den Fallakten z.B. Patienten- bzw. Rechnungsempfängerdaten sowie Statusinformationen. Bei den Kundenakten die Kundennummer, Kundenadresse, das Eintrittsdatum des Kunden sowie Informationen zur Aktenhistorie. 2014: Microsoft-Integration mit SmartOffice Plus

Nutzen

  • Transparente Dokumentablage in eAkten verbessert Überblick über Kunden und Fälle
  • Das einheitliche Dateiformat (PDF) für archivierte Dokumente kann direkt nach dem Export in anderen Systemen bzw. zum Versand genutzt werden
  • Die gesamte Hierarchie aus Akten, Ordnerstruktur, Dokumententypen und Einzeldokumenten ist exakt auf die Verrechnungsstelle zugeschnitten und unterstützt die Anwender
  • Highlight der SER-Anwendung: Flexible Designmöglichkeiten, mit denen sich das organisatorische Umfeld der Dienstleistungen der Verrechnungsstelle sehr gut abbilden lässt.

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