Best Practice Aktion Mensch e.V.

Thema Soziale Projekte fördern mit DMS und eAkten
Branche Soziale Förderorganisation
Mitarbeiter 275
Umsatz 442,3 Millionen (2014)
Unternehmenssitz Bonn
Projektraum Deutschland

Die Einführung von Doxis4 und die damit verbundene Ablösung papierbasierter durch elektronische Akten ist für die Aktion Mensch ein wesentlicher Schritt zu einer noch effizienteren Arbeitsorganisation, die den geförderten sozialen Projekten zu Gute kommt.

Bernd Siebertz, Leiter Förderorganisation, Aktion Mensch e.V.

Herausforderungen

  • Redundante Informationen durch Nebeneinander von elektronischen Dokumenten und Papierakten
  • Wichtige Notizen für Gegenprüfung und Qualitätssicherung sind oft nur auf Papier und daher im System nicht auswertbar
  • Entscheidende Kernprozesse waren an Papierakten geknüpft und daher nur schwer in elektronisch gesteuerte Prozesse integrierbar
  • Keine konsistente Datenhaltung und signifikanten Prozessoptimierungen möglich

Ziele

  • Ablösung der papierbasierten Aktenführung
  • Schnellere und einheitliche Prozesse in der Antragsbearbeitung
  • Zentralisierte und redundanzfreie Haltung von Informationen und Dokumenten
  • Risiken papierbasierter Akten minimieren
  • Vereinfachtes Bereitstellen der Dokumente z.B. für Marketing, Presse, Aufklärung usw.
  • Integration in , CRM u.a.

Lösungen

  • Dokumenten-Management-System für den Bereich Förderung der Aktion Mensch. Danach sukzessive Einführung für alle anderen Bereiche der Aktion Mensch
  • Elektronische Antragstellerakten für jeden, der eine Förderung beantragt
  • Elektronische Antragsakten für alle Förderanträge

Projekt-Steckbrief

Ausgangssituation

Die Aktion Mensch fördert jeden Monat bis zu 1.000 Projekte, die durch das Engagement der Lotterieteilnehmer möglich werden. Wenn ein neuer Antrag auf Förderung gestellt wird, wird dazu immer eine Antragsakte generiert. Das alte System erlaubte das Hochladen von Dokumenten. Da aber in großem Umfang Unterlagen postalisch eingereicht werden, existierte ein zusätzliches „System“: Die Papierakte. Im Rahmen der Neuentwicklung des über 12 Jahre alten elektronischen Antragssystems sollen neue, effektivere Sollprozesse in der Abteilung Förderung umgesetzt und dazu verstärkt Standardprodukte integriert werden. Als wesentliche Komponente der Gesamtlösung ist ein DMS vorgesehen, um die antragsbegleitenden Dokumente ausschließlich elektronisch ablegen zu können.

Gründe für SER

  • Nahezu vollständige Abdeckung der funktionalen Anforderungen mit Doxis4
  • SER ist ein etablierter Hersteller mit nachweisbaren Referenzen
  • Sehr kundenorientiertes Auftreten und angenehme Zusammenarbeit während der Angebotsphase und auch danach

Lösung

Archiv, DMS, elektronische Antragsakten und Antragstellerakten, Filesystem-Import (FIPS)

Integration

Integriert werden DIAS (Digitales Antragssystem der Aktion Mensch), CRM, Fibu

Dokumentmenge

1,5 Mio. Dokumente und 15.000 eAkten im Altbestand, Zuwachs pro Jahr ca. 150.000 Dokumente und 9.000 Akten

User

Ca. 65 interne und 15.000 externe Nutzer

Umsetzung

Mai - Juni 2015: Planung

Juni – Juli 2015: Rapid Prototyping

August – September 2015: Agile Verfeinerung

Oktober 2015 - Februar 2016: Produktive Pilotphase, Migration der Bestandsdokumente

Die Doxis4-Lösung umfasst u.a. eine revisionssichere Dokumentablage, Dokument-bearbeitung mit Notizen sowie einen automatisierten Import von digitalisierten Briefen.

Nutzen

  • Für das Unternehmen: Vereinheitlichte strukturierte Prozesse; weniger Zeitaufwand für Ablage; schnellere Auskunftsfähigkeit
  • Für die Anwender: Für alle verfügbare, elektronische Dokumentenbearbeitung, elektronische Notizen etc.; mehr Zeit für inhaltliche Prüfung; deutlich schnellere Suche nach und in Dokumenten gegenüber dem Durchblättern umfangreicher Papierakten; Team-übergreifend vereinheitlichte Ablagestrukturen erleichtern aktenübergreifende Prüfung
  • Highlights der Anwendung: Funktionsreichtum, Benutzerfreundlichkeit, Performance

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