Best Practice August Storck KG

Thema Unternehmensweites ECM mit DMS, SAP-Archivierung, Eingangsverarbeitung, E- Mail-Archivierung und elektronischer Personalakte
Branche Süßwarenindustrie
Mitarbeiter Über 5.000
Unternehmenssitz Berlin
Integration SAP, Microsoft
Projektraum Weltweit

Innovatives Denken[nbsp]und pragmatisches[nbsp]Handeln, Prozesse gestalten[nbsp]und Abläufe automatisieren:[nbsp]das sind zentrale Bestandteile[nbsp]der Storck-Strategie, nicht nur[nbsp]in der Informationstechnologie![nbsp]Auf Basis der iECM-Suite von[nbsp]SER besitzt Storck eine[nbsp]umfassende Lösung zur[nbsp]Etablierung weltweit einheitlicher,[nbsp]akzeptierter und transparenter[nbsp]Prozesse sowie der[nbsp]Sicht auf Dokumente.

Dirk Stentzel Geschäftsprozess- Technologien AUGUST STORCK KG

Herausforderungen

  • Mitte der 1990er Jahre stieß das Mikrofilmarchiv an seine Grenzen: über eine Million jährliche Ein- & Ausgangsbelege
  • Anfang der 2000er Jahre erreichten 2/3 aller Buchhaltungsdokumente Storck in Papierform oder per Fax
  • Compliance-Anforderungen/steigende Datenvolumina bei E- Mails
  • Bisherige EPA (elektronische Personalakte) genügt nicht mehr den Anforderungen

Ziele

  • Gleichzeitiger Dokumentenzugriff ohne Zeit- und Ortsrestriktionen
  • Größtmöglicher Automatisierungsgrad: Wann immer vertretbar und möglich, sollen Geschäftsprozesse von der Papierflut entlastet und elektronisch abgewickelt werden
  • Die neue EPA sollte Zeitersparnisse bringen, benutzerfreundlicher sein sowie Revisionssicherheit gewährleisten und den Datenschutzrichtlinien entsprechen

Lösungen

  • Unternehmensweite DMS-Anwendungen (z.B. HistoryCenter)
  • SAP-Dokumentarchivierung
  • Eingangsverarbeitung für Buchhaltung, Einkauf und Vertrieb (z.B. Abwicklung von Gelangensbestätigungen und ZUGFeRDRechnungen)
  • E- Mail-Archivierung
  • Elektronische Personalakte

Projekt-Steckbrief

Ausgangssituation

Die zentrale Buchhaltung übernimmt die Rechnungsverarbeitung für die gesamte Storck-Gruppe.
Mehr als eine Million jährlicher Ein- und Ausgangsbelege brachten Mitte der 1990er Jahre das
vorhandene Mikrofilmarchiv an seine Grenzen. Mehr als 2/3 der Eingangsdokumente waren Anfang
der 2000er Jahre papierbasiert oder kamen per Fax ins Unternehmen. Gesucht wurde ein optimales
Integrationsinstrument für die Etablierung weltweit einheitlicher Prozesse. Die AUGUST STORCK KG
entschied sich 1994 für die Einführung eines zentralen SER-Archivs für die Buchhaltung und hat
seither viele weitere Anwendungsfälle im gesamten Unternehmen mit SER-Software unterstüt

Gründe für SER

  • Ausschlaggebend für SER war 1994 die mögliche SAP-Anbindung (R/2 und R/3)
  • Als Pionier im Bereich der Eingangsverarbeitung war SER Anfang der 2000er Jahre für Storck
    eine ideale Ergänzung zur bestehenden Lösung
  • Gewachsene Partnerschaft und langfristige Zusammenarbeit der Projektbeteiligten

Lösung

  • Doxis4 iECM-Suite mit Modulen für Archiv, DMS, SAP-Anbindung, Eingangsverarbeitung (u.a.
    elektronische Rechnungen mit ZUGFeRD), E- Mail-Archivierung
  • Solution Package HR für elektronische Personalakte & Solution Package Gelangensbestätigung

Integration

SAP (ERP und HCM), Microsoft

Dokumentmenge

  • DMS (z.B. HistoryCenter): 18 TB (hochauflösende sowie hochkomprimierte Dateiformate)
  • SAP-Archiv: 2,5 TB
  • E- Mail-Archiv: 6 TB (User- Mail und Journaling)

User

1.800

Umsetzung

  • Über 20 Jahre SER- Lösungen bei der AUGUST STORCK KG:
  • Mitte der 1990er Jahre: zentrales SER-Archiv für Finanzbuchhaltung mit R/2-Anbindung
  • 1996-1997: Rollout in Einkauf und Technik, sukzessive Anbindung der Auslandstöchter
  • ab 1999: umfassender Einsatz von ArchiveLink zur SAP R/3-Anbindung
  • ab 2001: Eingangsverarbeitung zunächst für alle Buchhaltungsbelege wie z.B. Eingangsrechnungen, Ausfuhrbescheinigungen, Reklamationen, Zahlungsavise etc.
  • 2010: E- Mail-Archivierung für Microsoft Exchange/Outlook inkl. Journaling
  • 2011: HistoryCenter für historische Dokumente
  • 2012: elektronische Personalakte (integriert mit SAP HCM)
  • 2014: Gelangensbestätigung, elektronische Rechnungen mit ZUGFeRD

Nutzen

  • Dokumente optimal managen aus Sicht der Ablage, der Recherche, des Kontextes der
    Informationen und unter Berücksichtigung regulatorischer Anforderungen
  • Prozessoptimierung durch Automatisierung, z.B. ZUGFeRD-unterstützte Rechnungen

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