Best Practice Bernard Krone Holding SE & Co. KG

Thema Von der automatischen Rechnungsprüfung bis zur vertraulichen Vertragseinsicht
Branche Nutzfahrzeuge, Landtechnik
Mitarbeiter 3.097 weltweit (GJ 2014/2015)
Umsatz Rd. 1,6 Mrd. Euro (GJ 2014/2015)
Unternehmenssitz Spelle (Emsland in Niedersachsen)
Integration SAP, COS, MS Dynamics NAV, MS Exchange
Projektraum Europa

Unsere miteinander vernetzten eAkten fungieren als zentrale Zugriffspunkte für Dokumente aus un­terschiedlichsten Quellen wie SAP-Belege, E-Mails, MS-Office etc. und tragen z.B. dazu bei, den Kunden- Service stetig zu verbessern.

Dr. Goy- Hinrich Korn, Prokurist – CIO Krone-Gruppe

Herausforderungen

  • Sämtliche Dokumente waren über die gesamte System-Landschaft verstreut
  • Kenntnisse über den Aufbewahrungsort von Dokumenten nur in den jeweiligen Fachabteilungen vorhanden
  • Wissen und Informationen gingen bei Mitarbeiterwechseln verloren
  • Zu zeitintensive manuelle Rechnungseingangsverarbeitung

Ziele

  • Einheitliche Dokumenten-Basis für Mitarbeiter, Kunden, Händler etc.
  • Einfachere und transparentere Prozesse wie z.B. automatische Wareneingangsprüfung
  • Transparente, zeitnahe Rechnungseingangsverarbeitung
  • Performance-Steigerung für SAP-System
  • Erhöhung der Transparenz durch die Einführung von eAkten

Lösungen

  • In die vorhandene IT-Systemlandschaft eingebundenes ECM-System
  • Automatisierte Rechnungseingangsverarbeitung
  • Rechnungsprüfung mit SAP-Workflow und Webworkflow
  • Elektronisches Aktenmanagement
  • SAP-Datenarchivierung
  • Revisionssichere Langzeitarchivierung

Projekt-Steckbrief

Ausgangssituation

In der Krone-Gruppe waren sämtliche Dokumente über die gesamte System-Landschaft verstreut. Nur die Fach­abteilungen wussten, wo sich welche In­for­mationen befanden. Dadurch gingen wert­volles Wissen und In­for­mationen verloren. Von der Einführung eines ECM-Systems versprach sich Krone ein unternehmens­weit einheitliches und trans­parentes Dokumenten­management mit gemeinsamer Basis für interne und externe Mitarbeiter, Kunden und Händler. Dokumenten­intensive Geschäfts­prozesse sollten digital abgebildet und mit elektronischen Akten unterstützt werden. Die Kreditoren­buchhaltung sollte eine automatisierte Rechnung­seingangs­ver­arbeitung erhalten.

Gründe für SER

  • Lösungskompetenz über den gesamten Rechnungseingangsverarbeitungsprozess von der
    Datenerfassung bis zur vertraulichen Vertragseinsicht bei der Rechnungsprüfung
  • Alle Lösungen aus einer Hand, Made in Germany
  • Investitionssicherheit: Solidität des Unternehmens SER, seit 30 Jahren erfolgreich

Lösung

Automatisierte Rechnungseingangsbearbeitung mit SAP-Integration, workflowgesteuerte Rechnungsprüfung (Web und SAP), eAkten (Kundenakte, Auftragsakte, Lieferantenakte, Vertragsakte, Maschinenakte/Fahrzeugakte, Personalakte), SAP-Datenarchivierung

Integration

ERP-Systeme (SAP, COS), MS Exchange, Telefonie-Software Estos

Dokumentenmenge

Umfang Altdatenmigration: 2,6 Mio. Belege; Summe der im DMS aktuell vorhandenen Dokumente:
14,6 Mio.; Dokumentenzuwachs pro Jahr 2,5 bis 3 Mio.

User

Aktuell 500 User, perspektivisch alle Mitarbeiter der Krone Gruppe

Umsetzung

  • Ablösung des AS/400-Altarchivs und Import aller Archivdaten als PDF-Dokumente (2012)
  • Einführung der automatisierten Rechnungseingangsverarbeitung mit SAP-Integration
  • Einführung von eAkten: z.B. Fahrzeugakten, Maschinenakten, Kunden- und Lieferantenakten
  • Einführung eines elektronischen Vertragsmanagements mit Vertragsakten
  • Nächste Schritte: Ausrollen der automatisierten Rechnungseingangsverarbeitung in den Auslandsgesellschaften der Krone-Gruppe
  • Deutschlandweiter Roll-out der Personalakte
  • Weitere eAkten und Prozessunterstützung mit Doxis4 BPM in Vorbereitung

Nutzen

  • Automatisierte Rechnungsverarbeitung: Transparente Prozesse, Hinterlegung von Vertretungsregelungen,
    Einhalten der Skontofristen, Erhöhung der Planungssicherheit durch Übersicht über
    alle offenen Rechnungen, verbesserte Auskunftsfähigkeit
  • Elektronische Akten: Alle Informationen zu einem Anwendungsfall sind durch miteinander
    verknüpfte Akten von einer Stelle aufrufbar und in einem System verfügbar
  • Kunden-Service: Automatischer Aufruf der Kundenakte anhand der Telefonnummer des Anrufers

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