Best Practice bofrost*

Thema Automatisierte Rechnungseingangsbearbeitung mit SAP-Integration und Rechnungsprüfungsworkflow
Branche Direktvertrieb von Eis- und Tiefkühlspezialitäten
Mitarbeiter 10.754
Umsatz 1.216 Mio. € (2014/2015)
Unternehmenssitz Straelen
Integration SAP
Projektraum weltweit

Unser Ziel war es, den Rechnungsdurchlauf zu verkürzen, effizienter und revisionssicher zu gestalten. Dies ist uns mithilfe von SER gelungen. Ein Gewinn für das Unternehmen und vor allem für die Mitarbeiter.

Gundolf Hallmann, Bereichsleiter Finanz- und Rechnungswesen

Herausforderungen

  • „Rechnungstourismus“ der Belege durch die Abteilungen
  • Aufwändige manuelle Prüfung von Lieferantenrechnungen auf Papier
  • Manuelle Prüfung des Freigabeprozesses (Unterschriftenprüfung und Einhaltung des 4-Augen-Prinzipes)
  • Hohes Papieraufkommen, Vermeidung von Doppelablage und Platzbedarf für Papierarchive

Ziele

  • Reduzierung der Aufwände im gesamten Rechnungsdurchlauf
  • Reduzierung des Papieraufkommens und damit des Raumbedarfs für Archivflächen auf ein Minimum
  • Revisionssichere Bearbeitung von eingehenden Rechnungen
  • Automatisierung von Prüfroutinen
  • Vermeidung von Belegverlusten
  • Erhöhung der Datenqualität durch einheitlichen Standard

Lösungen

  • Automatisierte Verarbeitung von Kreditorenrechnungen mit SAP-Integration
  • Workflow-gesteuerter Freigabeprozess für ordnungsgemäß geprüfte Rechnungen (4-Augen-Prinzip
  • Automatische Bearbeiterfindung für Rechnungsprüfung
  • Zahlungsregulierungsliste
  • Automatische Übernahme von E-Mail-Rechnungen

Projekt-Steckbrief

Ausgangssituation

Bei bofrost*, dem europäischen Marktführer im Direktvertrieb von Eis- und Tiefkühlspezialitäten, fand die Verarbeitung von Eingangsrechnungen bis vor einigen Jahren durch Papier statt. Der hohe Anteil manueller Tätigkeiten inkl. der Erfassung der Rechnungsdaten in SAP kostete viel Zeit. bofrost* entschied sich daher für automatisiertes Invoice Management mit Doxis4 und einer tiefen SAP-Integration

Gründe für SER

  • Tiefe SAP-Integration und intuitives Handling der Doxis4-Lösungen
  • Alles aus einer Hand
  • Zuverlässigkeit und Kompetenz

Lösung

Rechnungseingangsverarbeitung, bestehend aus: Doxis4 Capture, Inbound Center, Inbound Center
eMail Importer, InvoiceMaster Read, InvoiceMaster Control (S) for SAP

Integration

SAP ERP

Dokumentenmenge

Ca. 100.000 Eingangsrechnungen pro Jahr

User

6 Scan-Clients; 10 Validierungsarbeitsplätze; ca. 500 User nehmen am Rechnungsprüfungs-Workflow teil

Umsetzung

Projektstart: 03/2011, Produktivsetzung: 08/2011

  • Zum Projektstart wurde eine Testumgebung implementiert für die Digitalisierung der Papierrechnungen, die Verarbeitung von per E-Mail eintreffenden Kreditorenrechnungen und den
    Rechnungsdurchlauf zur Prüfung und Freigabe per SAP-Workflow
  • Produktivsetzung der ersten fünf Buchungskreise als Pilot in Deutschland
  • Sukzessive Anbindung aller weiteren Buchungskreise in Deutschland
  • Anbindung der Landeszentralen in Frankreich und Benelux. Der Roll-out in Spanien, Österreich
    und der Schweiz steht noch aus

Nutzen

  • Wegfall des „Rechnungstourismus“ durch das Unternehmen
  • Zeitersparnis bei Rückfragen innerhalb der Rechnungsprüfung, resp. beim Lieferanten
  • Einhaltung von Skontofristen durch schnellere Bearbeitung

Highlight der Lösung: Zahlungsregulierungsliste als Abschluss des Rechnungsprüfungs-Workflows

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+49 (0) 228 90896-789
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