DeutschBest Practice bofrost*
| Thema | Automatisierte Rechnungseingangsbearbeitung mit SAP-Integration und Rechnungsprüfungsworkflow |
| Branche | Direktvertrieb von Eis- und Tiefkühlspezialitäten |
| Mitarbeiter | 10.754 |
| Umsatz | 1.216 Mio. € (2014/2015) |
| Unternehmenssitz | Straelen |
| Integration | SAP |
| Projektraum | weltweit |
Unser Ziel war es, den Rechnungsdurchlauf zu verkürzen, effizienter und revisionssicher zu gestalten. Dies ist uns mithilfe von SER gelungen. Ein Gewinn für das Unternehmen und vor allem für die Mitarbeiter.
Herausforderungen
- „Rechnungstourismus“ der Belege durch die Abteilungen
- Aufwändige manuelle Prüfung von Lieferantenrechnungen auf Papier
- Manuelle Prüfung des Freigabeprozesses (Unterschriftenprüfung und Einhaltung des 4-Augen-Prinzipes)
- Hohes Papieraufkommen, Vermeidung von Doppelablage und Platzbedarf für Papierarchive
Ziele
- Reduzierung der Aufwände im gesamten Rechnungsdurchlauf
- Reduzierung des Papieraufkommens und damit des Raumbedarfs für Archivflächen auf ein Minimum
- Revisionssichere Bearbeitung von eingehenden Rechnungen
- Automatisierung von Prüfroutinen
- Vermeidung von Belegverlusten
- Erhöhung der Datenqualität durch einheitlichen Standard
Lösungen
- Automatisierte Verarbeitung von Kreditorenrechnungen mit SAP-Integration
- Workflow-gesteuerter Freigabeprozess für ordnungsgemäß geprüfte Rechnungen (4-Augen-Prinzip
- Automatische Bearbeiterfindung für Rechnungsprüfung
- Zahlungsregulierungsliste
- Automatische Übernahme von E-Mail-Rechnungen
Projekt-Steckbrief
Ausgangssituation
Bei bofrost*, dem europäischen Marktführer im Direktvertrieb von Eis- und Tiefkühlspezialitäten, fand die Verarbeitung von Eingangsrechnungen bis vor einigen Jahren durch Papier statt. Der hohe Anteil manueller Tätigkeiten inkl. der Erfassung der Rechnungsdaten in SAP kostete viel Zeit. bofrost* entschied sich daher für automatisiertes Invoice Management mit Doxis4 und einer tiefen SAP-Integration
Gründe für SER
- Tiefe SAP-Integration und intuitives Handling der Doxis4-Lösungen
- Alles aus einer Hand
- Zuverlässigkeit und Kompetenz
Lösung
Rechnungseingangsverarbeitung, bestehend aus: Doxis4 Capture, Inbound Center, Inbound Center
eMail Importer, InvoiceMaster Read, InvoiceMaster Control (S) for SAP
Integration
SAP ERP
Dokumentenmenge
Ca. 100.000 Eingangsrechnungen pro Jahr
User
6 Scan-Clients; 10 Validierungsarbeitsplätze; ca. 500 User nehmen am Rechnungsprüfungs-Workflow teil
Umsetzung
Projektstart: 03/2011, Produktivsetzung: 08/2011
- Zum Projektstart wurde eine Testumgebung implementiert für die Digitalisierung der Papierrechnungen, die Verarbeitung von per E-Mail eintreffenden Kreditorenrechnungen und den
Rechnungsdurchlauf zur Prüfung und Freigabe per SAP-Workflow - Produktivsetzung der ersten fünf Buchungskreise als Pilot in Deutschland
- Sukzessive Anbindung aller weiteren Buchungskreise in Deutschland
- Anbindung der Landeszentralen in Frankreich und Benelux. Der Roll-out in Spanien, Österreich
und der Schweiz steht noch aus
Nutzen
- Wegfall des „Rechnungstourismus“ durch das Unternehmen
- Zeitersparnis bei Rückfragen innerhalb der Rechnungsprüfung, resp. beim Lieferanten
- Einhaltung von Skontofristen durch schnellere Bearbeitung
Highlight der Lösung: Zahlungsregulierungsliste als Abschluss des Rechnungsprüfungs-Workflows
Wie können wir helfen?
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