Best Practice DER Touristik

Thema Automatisierte Rechnungs­eingangs­verarbeitung und Archivierung.
Branche Touristik
Mitarbeiter 6.277 weltweit (Stand 2013)
Umsatz 4,6 Mrd. Euro (Stand 2013)
Unternehmenssitz Frankfurt am Main
Integration SAP
Projektraum Rechnungen weltweit

Durch die Einführung des InvoiceMaster für touristische Rechnungen mit Bestellbezug (inkl Archivierung) konnten die Anzahl der Mitarbeiter um ca. 40% und die Frachtkosten um ca. 57% reduziert werden.

Johannes Müller-Baltes, Hauptabteilungsleiter Finanz und Rechnungswesen bei DER

Herausforderungen

  • Schlecht lesbare, unübersichtlich aufgebaute Rechnungen
  • Abschaffung zeitaufwändiger Prüf- und Genehmigungsschleifen
  • Touristische Rechnungen mit Anlagen (Voucher) in unterschiedlichen Formaten

Ziele

  • Automatisiertes Erfassen der Veranstalterrechnungen
  • Workflowgesteuerte Klärungs- und Genehmigungsprozesse
  • Automatische Datenübergabe an SAP
  • Mehr Transparenz über Verbindlichkeiten, Rechnungsstatus etc.
  • Schnellere Prozesse

Lösungen

  • Softwarelösung zum automatisierten Bearbeiten der Eingangsrechnungen mit und ohne Bestellbezug
  • Workflowgesteuerte Prüf- und Genehmigungsprozesse
  • SAP-Integration
  • Klassifikation der Eingangsrechnungen in deutsch- und englischsprachige Dokumente

Projekt-Steckbrief

Ausgangssituation

Nachdem das Deutsche Reisebüro DER bereits 1999 ein elektronisches Archiv zur revisionssicheren Aufbewahrung der Rechnungsbelege und zum Entlasten des Papierarchivs eingeführt hatte, sollten ab 2005 auch die Prozesse bei der Rechnungsverarbeitung optimiert werden. Rechnungen ohne Bestellbezug wanderten vor der Automatisierung mit der Hauspost durchs Unternehmen, wurden mit dem Stempelverfahren freigegeben und manuell in SAP gebucht. Touristische Rechnungen mit Bestellbezug wurden per Fracht nach Galway in Irland geschickt und dort ebenfalls manuell in SAP erfasst. Klärungsprozesse fanden aufwändig per Mail oder via Hauspost statt.

Gründe für SER

  • Flexibilität der Software zur Verarbeitung touristischer Rechnungen samt Anlagen (Voucher)
  • „Technik aus einer Hand”

Lösung

Doxis4 Capture, Doxis4 InvoiceMaster Read und Doxis4 SAP Control S

Integration

SAP

Dokumentmenge

Pro Jahr werden 525.000 touristische Rechnungen (MM) und 25.000 Gemeinkostenrechnungen (FI)
über IM abgewickelt (Stand 2013)

User

Rechnungsleser ca. 10 User, Prüfungs-Workflow ca. 300 Mitarbeiter

Umsetzung

  • Einführung der automatischen Rechnungsverarbeitung 2005 für Gemeinkostenrechnungen (FI) und 2006 für touristische Rechnungen von Dertour, Meiers Weltreisen und ADAC Reisen.
  • 2010 InvoiceMaster-Upgrade und Integration elektronischer Rechnungseingang (ca. 135.000/Jahr).
  • Die Rechnungen werden am zentralen Posteingang in Frankfurt/Main gescannt, die Rechnungs- und Reisereservierungsdaten automatisch extrahiert und mit SAP abgeglichen. Bei Übereinstimmung mit der Bestellung und der Reservierung erfolgt automatisch die Buchung (Dunkelbuchung).
  • Für Rechnungen ohne Bestellbezug (Gemeinkostenrechnungen) wird ein Genehmigungs- oder Klärungsworkflow, z.B. bei touristischen Rechnungen mit Bestellbezug, angestoßen. Abgeschlossen werden die Vorgänge mit einer Buchung in SAP.

Nutzen

  • Standardisierter Rechnungsverarbeitungsprozess ohne Abweichungen, Einhaltung der Zeichnungsordnung (wer darf was freigeben)
  • Bei der Verarbeitung touristischer Rechnungen mit Bestellbezug konnten die Anzahl der Mitarbeiter um ca. 40% und die Frachtkosten um ca. 57% reduziert werden
  • Transparenz: Revisionsabteilung kann unklare Vorgänge schnell überprüfen
  • Produktivitätssteigerung: Bewältigung des wachsenden Rechnungsvolumens der letzten 9 Jahre ohne größeren Personalaufbau

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