Best Practice DHL Express

Thema Weltweite Dokumenten-Archivierung.
Branche Logistik
Mitarbeiter 77.000
Umsatz Rund 11,8 Mrd. Euro
Unternehmenssitz Bonn
Integration Kundenportale, interne DHL Express-Anwendungen
Projektraum weltweit

Wir haben weltweit nach einer passenden Lösung für unser Dokumentenmanagement gesucht – und es vor unserer Haustür gefunden: bei SER, direkt auf der anderen Rheinseite

Martin Treder Global IT, DHL Express

Herausforderungen

  • Die dezentralen Altsysteme boten keine konsistente Verfügbarkeit der elektronischen Dokumente
  • Hohe, intransparente Betriebskosten
  • Eingeschränkt funktional erweiterbar
  • Keine garantierten Perfomanceund Response-Zeiten
  • Unterschiedliche Lösungen für Langzeit- und Kurzzeitarchivierung

Ziele

  • Skalierbarkeit: Zentrale Verwaltung einer wachsenden Anzahl an Dokumenten und Dokument-Typen
  • Standardisierung: Harmonisierung von Dokumentenmanagement- Prozessen
  • Kosten: Optimierung der Archivkosten durch Synergie und SaaS Modell
  • Compliance: Einhaltung aller rechtlichen Anforderungen weltweit

Lösungen

  • DHL „Global Imaging Archive (GIA)“ auf Basis von Doxis4
  • Hochverfügbarkeitslösung
  • Langzeitarchiv für aufbewahrungspflichtige Dokumente
  • Skalierbarkeit in Bezug auf Dokumentenvolumen, Funktionalität und Anwender
  • Globale Verfügbarkeit für weltweit verteilte Benutzer

Projekt-Steckbrief

Ausgangssituation

DHL setzt bereits seit langem auf elektronische Dokumentenarchivierung, vor allem, um diese weltweit zeitnah zur Verfügung zu haben. Das vorhandene Altarchiv bot allerdings keine konsistente Verfügbarkeit der elektronischen Dokumente und war nur eingeschränkt funktional erweiterbar. Es existierten unterschiedliche Lösungen für Langzeit- und Kurzzeitarchivierung. Daher beschloss DHL 2010 die Einführung einer einheitlichen, unternehmensweiten DMS- Lösung. Nach einer detaillierten Analyse ging DHL eine Partnerschaft mit Hewlett-Packard ein, um eines der größten kommerziellen Dokumentenarchive weltweit aufzubauen. Als Software entschied man sich für die Doxis4 iECM-Suite von SER. Ziele waren u.a. die weltweite Einhaltung aller rechtlichen Anforderungen (Compliance), eine höhere Flexibilität durch die Verarbeitung verschiedenster Dokumentarten über einheitliche Schnittstellen sowie eine höhere Geschwindigkeit durch den unmittelbaren Zugriff auf archivierte Dokumente.

Gründe für SER

Es war DHL wichtig, dass die neue Lösung nicht nur die aktuellen, sondern auch die zukünftigen funktionalen Anforderungen abdeckt. Die Entscheidung für das SaaS-Konzept von HP, basierend auf Doxis4, war das Ergebnis eines gründlichen Auswahlverfahrens.

Lösung

Multifunktionales, hochverfügbares, ausbaufähiges Dokumenten-Management auf Basis der Doxis4 iECM-Suite

Integration

Mit Kundenportalen - beispielsweise Auslieferungsbestätigungen im Track & Trace - sowie mit internen DHL Express-Anwendungen wie Customer Service, Operations, Zollabwicklung

Dokumentenmenge

Aktuell gespeicherte Dokumente: 3,1 Mrd., Zuwachs/Monat: 130 Mio.

User

Etwa 32.000 aktive Nutzer

Umsetzung

Aktuell umfasst das elektronische Archiv 66 verschiedene Dokumentarten, von den Bereichen Operations, Customer Service, Finance bis hin zur Flugzeugwartung. Auch Dokumente aus den Systemen zur Rechnungserstellung und dem Sendungserfassungssystem fließen ins Archiv. Die gespeicherten Dokumente sind rund um die Uhr verfügbar. Gehostet wird das System im HP Data Center in Frankfurt/ Main. Geplant ist die Einführung elektronischer Akten und Workflow-gesteuerter Prozesse

Nutzen

  • DHL- Mitarbeiter: Direkter, weltweiter Zugriff auf alle Dokumente aus DHL Anwendungen heraus; Download von Dokumenten zum Versand an Kunden
  • Zoll- und Steuerbehörden: Schnelle Verfügbarkeit von Proforma-Rechnungen, Gefahrgut-Dokumenten
  • Kunden: Sofortiger Zugriff auf Abliefernachweise einschließlich Empfänger-Unterschrift; Verfügbarkeit von Transportaufträgen als fälschungssichere Dokumentation

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