Best Practice EDEKA Nord

Thema Professionelle Objektverwaltung (Immobilien) mit eAkten.
Branche Einzelhandel
Mitarbeiter 5.700
Umsatz 2,5 Mrd. Euro
Unternehmenssitz Neumünster
Integration Lotus Notes und MS Office
Projektraum Norddeutschland

Das Arbeiten mit Papierakten ist für unsere Mitarbeiter mittlerweile quasi undenkbar.

Thomas Steiner, ECM-Projektleiter der Abteilung Organisation, EDEKA Nord

Herausforderungen

  • Unübersichtliche Organisation von Altdokumenten
  • Schwere Aktenkoffer mit Aufträgen, Abnahmen, Protokollen etc.
  • Bestand an ca. 500 Aktenordnern
  • Digitalisierung von 64.000 Papierdokumenten

Ziele

  • Alle objektbezogenen Dokumente direkt abrufbar
  • Dokumente in elektronischen Objektakten schnell und unkompliziert papierlos bereitstellen
  • Unkomplizierte Mitnahme von elektronischen Objektakten
  • Online-Zugriff auf Objektakten

Lösungen

  • Elektronische Objektakten
  • E-Mail-Archivierung für IBM Notes
  • Archivierung von MS Office-Dokumenten
  • Mobiler Zugriff via Web-Client

Projekt-Steckbrief

Ausgangssituation

Die Objektverwaltung der EDEKA Nord bildet eine eigene Abteilung mit ca. 30 Mitarbeitern. Zu jeder Immobilie gibt es eine – oft sehr umfangreiche - Akte mit Plänen, Verträgen, laufenden Rechnungen etc. Die Tätigkeit der Mitarbeiter in der Objektverwaltung ist geprägt von häufigen Reisen zu den von ihnen betreuten Märkten. Dazu mussten die Mitarbeiter im Vorfeld ihrer Reisen die für das Projekt benötigten Unterlagen jeweils in Handakten zusammenstellen und mitnehmen. Anstatt schwere Aktenkoffer mit Aufträgen, Abnahmen, Protokollen etc. auf Reisen mitzuschleppen, sollten die Mitarbeiter die elektronischen Objektakten ihrer Zielmärkte einfach per Check-out/Check-in-Funktion auf ihre Notebooks transferieren und mobil bearbeiten können.

Gründe für SER

  • Langjährige erfolgreiche Geschäftsbeziehung mit SER
  • Kompetenz und Termintreue
  • Flexibilität eines in Deutschland ansässigen Mittelständlers

Lösung

  • Elektronische Objektakten auf Basis von DOXiS4 Records Management
  • Doxis4 Archiv (Content Repository) mit Volltextrecherche
  • Smart Notes für die E-Mail-Archivierung aus IBM Notes
  • Smart Office zur Archivierung von MS Office-Dokumenten

Integration

IBM Notes, MS Office

Dokumentmenge

Rd. 64.000 Dokumente mit bis zu 10 Seiten wurden in die Registerstruktur der Objektakte migriert.
500 Ordner wurden digitalisiert. Der Dokumentbestand aktuell: 170.000 Dokumente.

User

Alle 30 Mitarbeiter der Objektverwaltung

Umsetzung

Einführung der elektronischen Objektakte mit Registern wie Schriftverkehr, Verträge, Handelsregisterauszüge, Wartungsverträge etc. Migration der Aktendokumente. Remote-Zugriff auf die Akten via Internet. Wie geplant, erfolgte das Mitnehmen von einzelnen Akten in den Außendienst zunächst per Check-out/Check-in-Funktion. Später wurde das Verfahren auf einen Remote-Zugriff über das Internet umgestellt. Jeder Objektverwalter hat daher heute ein Notebook mit einem UMTS- Stick, mit dem er sich über einen gesicherten Zugang in die Firmenzentrale in Neumünster einwählen kann.

Nutzen

Heute reist der Objektverwalter nur noch mit seinem Notebook. Das mühsame Zusammenstellen von Handakten ist nicht mehr nötig. Durch den Online-Zugriff auf die Objektakten hat er jederzeit und überall Zugang zu den benötigten Unterlagen.

Wie können wir helfen?

+49 (0) 228 90896-789
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