Best Practice Eissmann Group Automotive

Thema Unternehmensweites ECM-System
Branche Automobilindustrie
Mitarbeiter 4.200
Umsatz 338 Mio. EUR (2014)
Unternehmenssitz Bad Urach
Integration SAP
Projektraum weltweit

Die positive Akzeptanz der Anwender und Fachbereiche erzeugt eine erhebliche Sogwirkung für weitere ECM-Projekte.

Cornelius Hilbig, Head of Digital Services / IT, Eissmann Group

Herausforderungen

  • Keine zentralisierte und revisionssichere Aufbewahrung von Dokumenten
  • Nur partielle Integration von Dokumenten in Prozessabläufe
  • Mehr als 100 Stunden Arbeitszeit pro Mitarbeiter und Jahr für Sortieren, Ablegen, Suchen und Weiterleiten

Ziele

  • Informationen entlang der Geschäftsprozesse unter dem Aspekt der Wirtschaftlichkeit papierlos und medienbruchfrei aufbewahren und bereitstellen
  • Kultur des "Collaboration Works", in der Wissen geteilt und nicht mehr als Hoheitswissen verborgen wird
  • Unterstützung des Null-Fehler-Prinzips nach dem Poka-Yoke-Ansatz

Lösungen

  • Strategische unternehmensweite ECM-Plattform
  • Automatisierte Rechnungseingangsverarbeitung
  • Workflowgesteuerte Rechnungsprüfung
  • Elektronisches Aktenmanagement, u.a. Lieferantenakten, Personalakten, Vertragsakten etc.
  • Vollständige SAP-Integration

Projekt-Steckbrief

Ausgangssituation

Tradition und Innovation sind Grundpfeiler der fast 50-jährigen Erfolgsgeschichte des schwäbischen Automobilzulieferers Eissmann Group Automotive. Kern der Eissmannn-ECM-Strategie ist es, dem gesamten Konzern eine effiziente, IT-gestützte Arbeitsweise zu ermöglichen und dabei vollständige Informationen entlang der Geschäftsprozesse unter dem Aspekt der Wirtschaftlichkeit zur Verfügung zu stellen. Gesucht wurde dafür ein ECM-Softwarehersteller, der die gesetzten Ziele erfüllt und nicht nur DMS- und Archivierungsverständnis mitbringt, sondern über eine vollintegrative ECM-Suite verfügt. Die Neueinführung von SAP und ECM sollte parallel erfolgen, um ein symbiotisch aufeinander aufgebautes Informationsmanagement zu schaffen.

Gründe für SER

  • Doxis4 und SER erreichten in der Gesamtbeurteilung der Ausschreibungsunterlagen den 1. Rang unter allen teilnehmenden Softwarelösungen und Anbietern
  • Doxis4 erfüllte alle im Lastenheft definierten Ziele, insbesondere die internationalen Anforderungen wie z.B. Mehrsprachigkeit
  • In SAP vollintegrative, skalierbare iECM-Suite

Lösung

Doxis4 iECM-Suite, u.a. die Module für Archiv, DMS, Workflow, Invoice Management und diverse elektronische Akten

Integration

SAP (SD, MM, WM, PP, PS, PM, QM, FI, CO und FI Treasury)

Dokumentmenge

Zurzeit rund 1,2 Mio. archivierte Dokumente. Täglicher Zuwachs im Archiv ca. 700-800 Dokumente/Datensätze

User

Aktuell 1.300, bis 3.000 im Endausbau

Umsetzung

  • 2012: Aufbau der ECM-Infrastruktur für das Doxis4 Content Repository für Dokumenten-Management und revisionssichere Archivierung als weltweite, zentrale Rechenzentrumslösung
  • Die Lieferantenakte wird realisiert. Weitere eAkten-Lösungen werden vorbereitet, z.B. Personalakte, Kundenakte, Projektakte, Vertragsakte
  • Start: Maschinendaten aus der Produktion werden zur Qualitätssicherung archiviert
  • Ab 2013 werden SAP und Doxis4 InvoiceMaster Read / SAP Control S parallel eingeführt. Sukzessiver internationaler Rollout beider Lösungen
  • 2014: Kontinuierlicher Ausbau der Doxis4 Lösungen, Weiterentwicklung der ECM-Strategie

Nutzen

  • Vollständige Informationen stehen entlang der Geschäftsprozesse zur Verfügung
  • Einsparen von mehr als 100 Stunden pro Mitarbeiter/Jahr für Dokumentrecherchen
  • Verringerte Fehlerquote durch automatisierte Rechnungserfassung und Datenübergabe an SAP

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