Best Practice FCA Bank Deutschland GmbH

Thema Revisions­sichere Archivierung und elektronische Akten.
Branche Banken
Mitarbeiter 239
Umsatz 2,1 Mrd. EURO
Unternehmenssitz Heilbronn
Integration SAP, Microsoft Outlook und Office
Projektraum Deutschland und Österreich

Mit SER haben wir einen langjährigen zuverlässigen Partner, der uns jederzeit innovativ und kundenorientiert begleitet.

Klaus Bentz, Vorsitzender der Geschäftsleitung, FCA Bank Deutschland GmbH

Herausforderungen

  • Parallele ECM-Migration und SAP-Einführung
  • Übernahme von ca. 17 Mio. Altdokumenten
  • Systemumstellung im laufenden Betrieb
  • Kontrolle der ausgehenden Scan-Dokumente bezüglich Vollständigkeit

Ziele

  • Aufhebung des Medienbruchs zwischen händlerbezogenen Papier- und elektronischen Dokumenten
  • Zusammenführung bisher verteilt abgelegter Daten und Dokumente (Office, E-Mail, CRM) in der eAkte
  • Elektronische Bearbeitung von Händlerverträgen über die Händlerakte

Lösungen

  • Doxis4 iECM-Suite mit Archiv, DMS, SAP-Integration
  • Digitale Händlerakte
  • Fax-to-Mail-Lösung (eMail-Importer)
  • Doxis4 Schnellerfassung mit Barcode und Vollständigkeitsprüfung für extern gescannte Dokumente

Projekt-Steckbrief

Ausgangssituation

Der Autofinanzierer FCA Bank Deutschland GmbH , vormals FGA Bank Germany GmbH, ist SER-Kunde seit 1996. Im SER-Archiv wurden seitdem alle Kreditverträge und dazugehörigen Dokumente, Schriftverkehr etc. des Endkundengeschäftes aufbewahrt. Das Mikrofiche-Archiv wurde damals abgelöst. 2014 sollten mit dem Umstieg auf die neueste SER-Produktgeneration Doxis4 auch drei SAP-Systeme (CRM, ECC, BS) an das SER-Archiv angebunden und die elektronische Händlerakte eingeführt werden. Die Händlerakten wurden bis dahin in Papierform geführt und in Aktenschränken innerhalb der Abteilung aufbewahrt.  Ziele waren die vollständige Sachbearbeitung der Kfz-Finanzierungen mit elektronischen Dokumenten und die Beseitigung von Medienbrüchen in der Händlerfinanzierung. Da alle Papierbelege der FCA Bank von einem externen Dienstleister gescannt werden, muss Vollständigkeit gewährleistet werden, d.h. dass alle eingegangenen Papierbelege auch gescannt und archiviert wurden.

Gründe für SER

  • Langjährige vertrauensvolle Zusammenarbeit mit SER
  • Hohe Lösungskompetenz in der Umsetzung individueller Anforderungen
  • Zusätzliche Möglichkeiten zur Prozessoptimierung durch den Umstieg auf Doxis4 z.B. mit der eAkte

Lösung

Doxis4 iECM-Suite: Archiv, DMS, eAkten, Inbound Center eMail Importer (Fax-to-Mail)

Integration

SAP CRM, ECC, BS, BA sowie Microsoft Exchange

Dokumentmenge

Ca. 17 Mio. Altdokumente, 2.500 eAkten mit ca. 1,5 TB Volumen. Zuwachs/Jahr ca. 1 Mio. Dokumente

User

Ca. 170

Umsetzung

  • Altdatenmigration von ITA nach Doxis4
  • Parallele SAP- und Doxis4-Einführung mit SAP-Integration: 01.04.2014 für Österreich, 01.10.2014 für Deutschland
  • Doxis4-Tool ArchiveChecker zur Prüfung der gescannten archivierten Dokumente
  • Einführung der digitalen Händlerakte in der Abteilung Händlerfinanzierung
  • Auflösung des Papierarchivs nach Einführung der Händlerakte

Nutzen

  • Vollständig elektronische Abwicklung der Händlerfinanzierung mit der Händlerakte
  • Zugriff auf vorgangsbezogene, in Doxis4 archivierte Dokumente
  • Jederzeitiger, ortsunabhängiger, gleichzeitiger Zugriff auf alle Dokumente für die Sachbearbeiter
  • Dokumente können aus unterschiedlichsten Anwendungen ohne Medienbruch (direkt) aus der jeweiligen Anwendung in die digitale Akte übernommen werden

Wie können wir helfen?

+49 (0) 228 90896-789
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