Best Practice Fraport AG

Thema Langzeitarchivierung von Dokumenten und Daten, Invoice Management und Posteingangsverarbeitung
Branche Flughafenbetreiber Frankfurt/Main Airport und 29 weitere Flughäfen weltweit
Mitarbeiter 12.200 in Frankfurt, 22.000 weltweit im Fraport-Konzern
Unternehmenssitz Frankfurt am Main
Integration SAP ERP, SAP HCM und Airport Operational Database "INFOplus"
Projektraum Weltweit

Die intensive Zusammenarbeit mit SER zahlte sich von Anfang an aus und wurde auch in der anschließenden Projektbegleitung fortgeführt.

Jürgen Grewe, Product/Solution Developer SAP Systeme bei der Fraport AG

Herausforderungen

  • Einhaltung gesetzlicher Anforderungen an die langfristige, revisionssichere Aufbewahrung
  • Alle Informationen des Unternehmens sollten jederzeit in den Geschäftsprozessen nutzbar sein
  • Integration in die führenden SAP-Systeme ERP und HCM und die zentrale Flugplandatenbank „INFOplus“ (Passagierleitsystem)

Ziele

  • Reibungslose Abläufe beim Flughafenmanagement
  • Unterstützung der Geschäftsprozesse durch elektronische Dokumente
  • Zugriff auf archivierte Dokumente aus SAP heraus
  • Entlastung der SAP-Systeme zur Steigerung der Performance
  • Mehr Transparenz und Effizienz in der Rechnungsverarbeitung

Lösungen

  • Elektronisches Langzeitarchiv für SAP-gestützte Prozesse, u.a. Materialwirtschaft, Personalwesen, Finanzbuchhaltung, Vertrieb, Immobilienmanagement etc.
  • Automatisiertes Invoice Management mit Rechnungseingangsbuch
  • Informationslogistik für Flughafenausbau Frankfurt

Projekt-Steckbrief

Ausgangssituation

Mit dem Start der Internationalisierung des Konzerns 1998 begann bei dem Frankfurter Flughafen-
Betreiber auch im Dokumentenmanagement eine neue Ära: Mit SER als Partner baute das Unternehmen
sein erstes elektronisches SER-Archiv auf, zunächst zur Archivierung von Personal- und
Baudokumenten. Wesentliche Gründe für eine elektronische Archivierung von Geschäftsdokumenten
sind – damals wie heute – die gesetzlichen Anforderungen an die langfristige, revisionssichere
Aufbewahrung sowie die Notwendigkeit, einen einheitlichen Zugriff auf alle Informationen des
Unternehmens zu haben, um sie jederzeit in den Geschäftsprozessen nutzen zu können. Es folgten
ein kontinuierlicher Ausbau des SER-Archivs und die Einführung weiterer Module wie automatisiertes
Invoice Management und Posteingangsverarbeitung.

Gründe für SER

  • Flexibilität bei der Berücksichtigung spezifischer Anforderungen
  • Skalierungsmöglichkeiten der SER-Lösungen
  • Doxis4 überzeugte in kaufmännischer und in technischer Hinsicht

Lösung

Doxis4 Archiv, DMS, InvoiceMaster Read und SAP Control (S) sowie E-Mail Importer

Integration

SAP ERP, SAP HCM, Airport Operational Database „INFOplus“

Dokumentmenge

8,7 Millionen Dokumente (1,3 Terabyte) nach Doxis4 migriert, aktueller Bestand > 10 Mio.

User

Ca. 2.300 Mitarbeiter

Umsetzung

  • 1998: Einführung eines elektronischen Archivs von SER, zunächst zur Archivierung von Personal und Baudokumenten
  • 2002: Startschuss für SAP-Anbindung: Archivierung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen;
    SAP Business Workflows zur weiteren Bearbeitung/Prüfung
  • 2003: Ausweitung der elektronischen Archivierung auf weitere Dokumentarten, z.B.
    Baueingangsrechnungen mit bis zu 300 Seiten
  • 2004: Start der SAP-Datenarchivierung zur Entlastung und Performanceverbesserung
  • 2012: Upgrade auf Doxis4; Umstellung im laufenden Betrieb
  • 2014: Automatisierte Verarbeitung von Eingangsrechnungen
  • 2016ff: Elektronische Dokumentenverwaltung für Flughafenausbau:
    Maßnahmenprogramm Passiver Schallschutz und Bau Terminal 3 mit SAP-Integration

Nutzen

  • Für die Mitarbeiter haben sich die Prozesslaufzeiten mit Doxis4 wesentlich verkürzt
  • Transparente Bearbeitung von Eingangsrechnungen durch frühes Scannen der Rechnungsbelege
    und Rechnungsprüfungs-Workflow
  • SAP-Doxis4-Integration erleichtert Abwicklung von passiven Schallschutzmaßnahmen

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