Best Practice HANSA-FLEX AG

Thema Elektronische Personalakte
Branche Maschinenbau im Bereich Hydraulik
Mitarbeiter 2.000 Mitarbeiter in Deutschland, 3.600 weltweit
Umsatz 380 Mio. EUR
Unternehmenssitz Bremen
Integration SAP
Projektraum Deutschland

Die digitale Personalakte war der erste Schritt auf der Digi[-]tali[-]sierungs[-]agenda für unser Unternehmen. Sie ermöglicht uns eine effiziente Prozessstruktur mit der wir im Personalmanagement viel Zeit und Kosten sparen.

Nina Orywal, Personalleiterin, HANSA-FLEX AG

Herausforderungen

  • Erstarchivierung von rund 2.000 Papierakten und Sortierung der Bestandsakten
  • Dezentrale „Nebenakten“ in den regionalen Niederlassungen
  • „Chronologische“ Struktur innerhalb der Akten
  • Dezentrale Führungskräfte ohne Einsichtsmöglichkeiten
  • Platzmangel im Archiv für die bestehenden Papierakten

Ziele

  • Zeitersparnis durch schnellere Recherche nach Akten und Dokumenten
  • Kostenreduktion
  • Revisionssicherheit
  • Verbesserte Datenqualität
  • Ablösung der dezentralen Nebenakten

Lösungen

  • Elektronische Archivierung aller aktiven Personalakten
  • Elektronische Personalakten
  • Weitere Doxis4-Lösungen bei Hansa- Flex: Archivierung; Automatisierte Rechnungseingangsverarbeitung; Automatisierte Posteingangsverarbeitung; SAP-Datenarchivierung

Projekt-Steckbrief

Ausgangssituation

Der Hydraulik-Spezialist HANSA-FLEX baut seine bestehende SER-Archiv-Landschaft zu einer unternehmensweit nutzbaren ECM-Lösung aus. Nach der Automatisierung der Rechnungseingangsverarbeitung stehen elektronische Akten im Fokus. Den Anfang machte die Personalabteilung, die von Bremen aus das zentrale Personalmanagement für die rund 2.000 Beschäftigten in Deutschland verantwortet. Ihre Personalakten sollten von herkömmlichen Ordnern auf elektronische Akten umgestellt werden. Aufwändige Such- und Ablagevorgänge in Papierakten sollten die Personalverwaltung nicht länger behindern. Ca. eine Stunde pro Tag war jeder Mitarbeiter der Personalabteilung im Schnitt mit der Dokumentsuche und -ablage beschäftigt. Mithilfe der Doxis4- Lösung für die Personalabteilung sollten die rund 2.000 aktiven Personalakten elektronisch abgebildet und die bisher z.T. benötigten dezentralen Nebenakten abgeschafft werden.

Gründe für SER

  • Aufgrund der langjährigen, erfolgreichen Partnerschaft zwischen HANSA-FLEX und SER seit 1992
    stand die Entscheidung für SER auch für die Personalaktenverwaltung fest
  • Nutzung der bereits bestehenden, integrierten ECM-Infrastruktur auch für Personalakten
  • Hohe Zufriedenheit bei den Anwendern, die bereits SER- Lösungen nutzten

Partner

Lager 3000: Dienstleister für Erstarchivierung/Digitalisierung der Papierakten

Lösung

Archiv, DMS, BPM, Rechnungseingangsverarbeitung, Personalaktenverwaltung

Integration

SAP

Dokumentenmenge

Etwa 2.000 aktive Personalakten mit je ca. 100 Dokumenten

User

15 User in der zentralen Personalabteilung und -entwicklung. Zusätzlich haben 100 Führungskräfte einen Zugang zum System

Umsetzung

  • SER-Kunde seit 1992, u.a. Archiv, DMS, SAP-Datenarchiv, automatisierte Posteingangs- und
    Rechnungseingangsverarbeitung, eAkten für fertigungsbegleitende Dokumente
  • Personalaktenverwaltung: Vorlaufphase intern: Prozessanalyse, Strukturierung der Register etc.,
    Soll- /Ist-Vergleiche, Projektplanung, Auswahl Scandienstleister, Umsetzung, Testphase, Go- Live
  • Geplanter Einsatz weiterer ECM-Lösungen: Vertragsmanagement und Lieferantenakte

Nutzen

  • Für das Unternehmen: Effizientere Personalverwaltung mit einheitlich strukturierten
    Personalakten, sofortige Auskunftsfähigkeit am Telefon, revisions- und brandsichere
    Aufbewahrung der Personalakten, reduzierter Papierverbrauch
  • Für die Anwender: Schnelles Auffinden von Dokumenten und Akten, schnellere und einfachere
    Ablage von Dokumenten, direkter Zugriff auf benötigte Personalakten

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