Best Practice ikw

Thema Informationsgesteuerte, prozessorientierte Sachbearbeitung von Vorgängen mit DMS, eAkten und BPM
Branche Vertrags-, Debitoren- und Forderungsmanagement, Inkassodienstleistungen
Mitarbeiter 35
Unternehmenssitz Hamburg
Integration Abrechnungssystem „ASK F", Microsoft
Projektraum Deutschland

"Die Einführung von Doxis4 ist für ikw der Schritt in die digitale Steuerung dokumentenbezogener Prozesse, mit dem Ziel, den Kundenservice zu verbessern, die Effizienz zu steigern und die unternehmensinternen Abläufe schrittweise weiter zu optimieren.

Majken Baasch Geschäftsführung, ikw Service GmbH/ikw Inkassodienst GmbH

Herausforderungen

  • Durch die Zusammenarbeit mit einem Großkunden und Kooperation mit dessen hausinternen Abteilungen wurde ein standortübergreifender Prozessablauf sowie der Zugriff auf Dokumente an unterschiedlichen Standorten notwendig.
  • Dokumente und Vorgänge sollten nicht mehr physikalisch zwischen den Standorten transportiert werden.

Ziele

  • Standortübergreifende, digitale Steuerung dokumentbezogener Prozesse zur Verbesserung des Kundenservices, zur Effizienzsteigerung und schrittweisen Optimierung der unternehmensinternen Abläufe.
  • Die Kommunikation der ikw mit Fernwärmekunden (per Post, Fax, E- Mail, Telefonnotizen) und anderen Partnern soll lückenlos dokumentiert werden.

Lösungen

  • Standortübergreifende, informationsgesteuerte und prozessorientierte Sachbearbeitung vom Posteingang bis zum Postausgang
  • Workflow-gesteuerte Vorgangsbearbeitung
  • Elektronische Debitorenakte

Projekt-Steckbrief

Ausgangssituation

ikw, ein Unternehmen der KALO-Gruppe, ist als Outsourcer im Auftrag von Energieversorgern für die Verwaltung und Abrechnung von Versorgungsverträgen tätig. Das Unternehmen setzte in Teilbereichen bereits eine Archivierung von ausgehenden Dokumenten ein. Die Archivlösung von SER wurde durch den Mutterkonzern Kalorimeta AG betrieben und über das eigenentwickelte Abrechnungssystem gesteuert. Die Zusammenarbeit mit einem Großkunden und die Kooperation mit dessen hausinternen Abteilungen machte für die ikw dann einen standortübergreifenden Prozessablauf und Zugriff auf Dokumente nötig, damit die Auskunftsbereitschaft an den unterschiedlichen Standorten jederzeit gewährleistet werden kann. Die SER- Lösung sollte die elektronische Sach- und Vorgangsbearbeitung unterstützen und für eine dauerhafte Aufbewahrung der Dokumente in den elektronischen Debitorenakten sorgen.

Gründe für SER

SER zeichnete sich durch eine hohe Beratungskompetenz sowie eine moderne, leistungsstarke und umfassende Softwareplattform aus.

Lösung

Doxis4 iECM-Suite mit Modulen für Archiv, DMS, eAkten, elektronische Postkörbe und BPM

Integration

Abrechnungssystem „ASK F" (führendes System), Microsoft Office

Dokumentmenge

Das System ist für ein Speichervolumen von 0,5TB ausgelegt.

User

Zunächst 30 User, abteilungsübergreifender Einsatz von Doxis4 im gesamten Unternehmen

Umsetzung

Workflow-gesteuerte Sachbearbeitung mit elektronischen Debitorenakten:

  • Definierte Prozessschritte für den Entwurf eines Schreibens incl. Genehmigungsprozess
  • Freigabeprozess und Kompetenzregeln für Postausgangsdokumente
  • Automatische Ablage der Ausgangsdokumente als PDF in der Debitorenakte
  • Anzeige der Jahresverbrauchsabrechnungen aus dem Abrechnungssystem ASK- F in dynamisch sich füllende Register der Debitorenakten
  • Automatisierte Übernahme von Posteingangsdokumenten in Sachbearbeiter-Postkörbe
  • Vorgänge auf Wiedervorlage setzen und wieder in die Bearbeitung nehmen

Nutzen

  • Die Anwender wurden von Routinetätigkeiten befreit
  • Dokumente müssen nicht mehr zwischen Standorten hin- und hergeschickt werden
  • Einhaltung von Datenschutzvorschriften sowie der Anforderungen des Steuer- und Handelsrechts durch Retention Management und revisionssichere Speicherung
  • Highlight der Anwendung: Durch die tiefe Integration von Aktenmanagement und Workflow können die Metadaten aus der Kundenakte für die Dokumentensteuerung herangezogen werden.

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