Best Practice Eissmann Group Automotive - Invoice Management

Thema Internationales Invoice Management mit Doxis und SAP
Branche Automobilzulieferer
Mitarbeiter 4.200
Umsatz 338 Mio. Euro (2014)
Unternehmenssitz Bad Urach
Integration SAP
Projektraum weltweit

Mit der parallelen SAP- und Doxis4-Einführung ist uns ein großer Wurf für die gesamte Organisation gelungen.

Jens Michel, Bereichsleiter Finanzen Eissmann Group Automotive

Herausforderungen

  • Manuelle Rechnungsbearbeitung in separaten Systemen
  • Keine technische Unterstützung bei der Klärung auftretender Fragen in der Rechnungsprüfung
  • Parallele Einführung von ERP- (SAP) und ECM (Doxis4)
  • Lösung sollte international ausgerollt werden und daher mehrsprachig sein und die unterschiedlichen Umsatzsteuersätze berücksichtigen

Ziele

  • Schaffung einer weltweit einheitlichen und leistungsfähigen Basis für das Rechnungswesen
  • Schnellere und qualitätsgesicherte Verarbeitung von Kreditorenrechnungen
  • Medienübergreifende Rechnungserfassung (Post, Fax, E-Mail, elektronische Rechnung)
  • Ortsunabhängige Teilnahme an der Rechnungsprüfung

Lösungen

  • Mit SAP integrierte, automatisierte Rechnungserfassung
  • Workflow-gesteuerte Rechnungsprüfung, je nach Berechtigungen
  • Automatisierte Prüfung internationaler Umsatzsteuersätze
  • Revisionssichere Aufbewahrung der Buchhaltungsbelege und SAP-Daten
  • Elektronisches Rechnungseingangsbuch

Projekt-Steckbrief

Ausgangssituation

Ziel der Eissmann Group Automotive ist es, sämtliche Informationen entlang der Geschäfts­prozesse wirtschaftlich, transparent und ohne Medienbrüche in jedem Prozessschritt zur Verfügung zu stellen. Auf die Entwicklung einer umfassenden ECM-Strategie für alle Unternehmensbereiche folgt daher seit 2011 die sukzessive Einführung konkreter ECM-Lösungen aus der Doxis4 iECM-Suite von SER wie elektronisches Archiv, eAkten und die automatisierte Rechnungseingangsverarbeitung. Das Unternehmen setzte sich das ambitionierte Ziel, SAP ERP und Doxis4 InvoiceMaster parallel einzuführen, um ein symbiotisch aufeinander abgestimmtes Vorgehen in beiden Teilprojekten zu ermöglichen.

Gründe für SER

  • Funktionsvielfalt, Skalierbarkeit und die Anpassungsmöglichkeiten des Doxis4 InvoiceMaster für einen internationalen Roll-out der SER-Lösung, z.B. im Hinblick auf Mehrsprachigkeit und die Berücksichtigung unterschiedlicher Umsatzsteuersätze.
  • Eissmann setzt Doxis4 als unternehmensweite ECM-Plattform ein. Das Invoice Management ist ein Baustein der Gesamtlösung von SER

Lösung

  • Doxis4 InvoiceMaster Read für die automatisierte Rechnungserfassung
  • Doxis4 InvoiceMaster Control for SAP für die Workflow-gesteuerte Rechnungsprüfung
  • Doxis4 Archiv u.a. zur Aufbewahrung der Buchhaltungsbelege und SAP-Daten

Integration

ERP: SAP

Dokumentmenge

Bei Projektbeginn ca. 80, aktuell 100 - 120 Rechnungen pro Tag

User

Bis zu 3.800 Mitarbeiter (entsprechend Berechtigungskonzept)

Umsetzung

Die Einführung der automatischen Verarbeitung von Eingangsrechnungen in der Zentrale in Bad Urach startete im Frühjahr 2013 und wurde am 01.08.2013 erfolgreich abgeschlossen. Aktuell findet der internationale Roll-out statt, derzeit in USA und Tschechien. Im Zuge der InvoiceMaster-Einführung hat Eissmann auch den Eingang von elektronischen PDF-Rechnungen zugelassen, die durch den InvoiceMaster weiter verarbeitet werden. Im nächsten Schritt ist die Nutzung des ZUGFeRD-Standards geplant.

Nutzen

  • Erhebliche Produktivitätsvorteile: Die durchschnittliche Bearbeitungszeit einer Rechnung hat sich von ca. 15 bis 17 Minuten pro Beleg auf ca. 5 bis 8 Minuten mehr als halbiert.
  • Mit der gleichen Mitarbeiterzahl kann das inzwischen deutlich erhöhte Rechnungsvolumen sogar in einer besseren Qualität verarbeitet werden als vorher
  • Transparenz und Sicherheit: Die Protokollierung sämtlicher Bearbeitungsschritte sorgt für eine lückenlose Dokumentation.
  • Die Prozessqualität konnte durch die gezielte Steuerung der Abläufe insgesamt verbessert werden.

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