Best Practice KNIPEX-Werk C. Gustav Putsch KG

Thema DMS mit E-Mail- und SAP-Archiv, eAkten sowie automatisierte Rechnungsverarbeitung
Branche Stahl-/Metallindustrie
Mitarbeiter 1000 am Standort Wuppertal 1500 in der KNIPEX-Gruppe
Unternehmenssitz Wuppertal
Integration SAP, Microsoft
Projektraum Deutschlandweit

Mit unserer eng in SAP integrierten Doxis4-Lösung und den elektronischen Vertrags-, Kunden- und Lieferantenakten können wir unsere Geschäftsprozesse nun erheblich effizienter und schneller abwickeln.

Ulrich Peekhaus, Leiter IT, KNIPEX-Werk

Herausforderungen

  • Unstrukturierte Ablage von Dokumenten aller Geschäftsprozesse
  • Keine unternehmensspezifische Archivierungsstrategie vorhanden
  • Performance-Einbußen im SAP-System durch hohes Datenbank-Volumen
  • Das Exchange-System war an seine Kapazitätsgrenze gestoßen

Ziele

  • Zentrale Archivlösung für alle Unternehmensbereiche
  • Integration der Dokumente in den SAP-Belegfluss und Anzeige in den SAP-Transaktionen
  • Einheitliches Archivierungskonzept in der gesamten KNIPEX-Gruppe
  • Mandantenbezogene Dokumentablage
  • Einheitliche Aktenstrukturen
  • Bessere Performance des SAP-Systems
  • Entlastung des Exchange-Servers

Lösungen

  • Doxis4 als zentrales Archivierungssystem in der KNIPEX-Unternehmensgruppe
  • Elektronisches Vertragsmanagement
  • Elektronische Kunden- und Lieferantenakten
  • E-Mail- und SAP-Archiv
  • Elektronische Gelangensbestätigung
  • Verarbeitung von elektronischen Rechnungen

Projekt-Steckbrief

Ausgangssituation

Im Jahr 2001 startete bei KNIPEX das SAP-Projekt. In der ersten Stufe wurden die Module FI, CO und HR aktiviert. Die Produktivsetzung der Module MM und PP fand 2006 statt. Im Laufe dieser Zeit wuchs das Datenvolumen in der SAP-Datenbank kontinuierlich mit der Folge, dass sich das Antwortzeitverhalten entsprechend verschlechterte. Durch die Einführung eines DMS-Systems sollte das Datenvolumen in SAP verringert sowie eine Performance-Steigerung des SAP-Systems erzielt werden. Ähnlich war die Ausgangssituation auf dem Microsoft Exchange Server, der mit knapp 60 GB Datenvolumen zum damaligen Zeitpunkt an seiner äußersten Kapazitätsgrenze angekommen war. Außerdem stellte das KNIPEX-Finanzwesen die Anforderung, dass das neue elektronische DMS den GDPdU entspricht.

Gründe für SER

  • Doxis4 konnte alle Anforderungen des Lastenheftes erfüllen
  • Modernes Softwarekonzept
  • Doxis4 ist in SAP und in Microsoft Office integrierbar
  • Preis/Leistungsverhältnis stimmte
  • Firmensitz im entsprechenden Umkreis
  • Firmenphilosophie und Unternehmenskultur passten gut zu KNIPEX als Mittelständler

Lösung

Doxis4 iECM-Suite mit Modulen für Archiv, DMS, eMail-Manager für MS Exchange, Rechnungseingangsverarbeitung, Vertragsmanagement, Gelangensbestätigung, Kunden-/ Lieferantenakten

Integration

SAP FI, CO, HR, MM, PP; Microsoft Office

Dokumentmenge

1,4 TB Datenvolumen

User

150 Concurrent User

Umsetzung

Mehrstufiges Einführungskonzept:

  • Archivierung der SAP-Altbelege
  • Archivierung der E-Mails
  • Kunden-/und Lieferantenakten mit automatischer Archivierung der SAP-Ausgangsbelege
  • Vertragsakten
  • Elektronischer Rechnungseingang
  • Gelangensbestätigung

Nutzen

  • Einheitliche Softwarelösungen mit zentraler Administration in der KNIPEX-Gruppe
  • Verbesserte Prozesse durch Dokumentanzeige in den SAP-Transaktionen und einheitliche Aktenstrukturen
  • Einhaltung von Compliance-Regeln durch GoBD-konformes Archiv und elektronische Gelangensbestätigung

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